Etablere regler for håndtering og bruk av digitale skolejournaler.

Kunnskapsdepartementet har nettopp publisert et utkast til rundskriv som regulerer forvaltning og bruk av digitale studentjournaler i allmennopplæring og videreutdanningsinstitusjoner for å innhente tilbakemeldinger fra etater, organisasjoner og enkeltpersoner.

Elever i niende klasse ved Ngo Si Lien videregående skole (Hoan Kiem-distriktet, Hanoi ) gjennomgår timene sine sammen i skolebiblioteket. (Foto: Thanh Tung/TTXVN)

Utstedelsen av dette rundskrivet er et viktig grunnlag for å forene opprettelse, digital signering, utstedelse, utnyttelse, deling, lagring og beskyttelse av digitale studentutskrifter i hele utdanningssektoren . Samtidig bidrar det til å fremme digital transformasjon i utdanningsforvaltning, redusere papirarbeid, legge til rette for læring og bekvemmelighet for foreldre, og forbedre effektiviteten i statlig forvaltning.

I følge utkastet til rundskriv er digitale skolejournaler juridisk gyldige elektroniske data som systematisk registrerer læringsprosessen, akademiske resultater, opplæringsresultater, kommentarer, evalueringer og relatert informasjon om elever under studiene ved utdanningsinstitusjoner.

Digitale skolejournaler har samme juridiske gyldighet som papirbaserte skolejournaler når de er opprettet av rette myndighet, følger riktige prosedyrer, overholder datastandarder, inneholder alt nødvendig innhold og er gyldig digitalt signert. De kan brukes i utdanningsledelse, administrative prosedyrer og relaterte juridiske transaksjoner.

Et bemerkelsesverdig poeng i utkastet til rundskriv er at når den digitale karakterutskriften, den elektroniske karakterutskriften eller det elektroniske utdraget av den digitale karakterutskriften oppfyller brukskravene, har ikke mottakerinstansen eller organisasjonen lov til å be studenten, foreldrene eller foresatte om å sende inn ytterligere papirkarakterutskrifter, unntatt i tilfeller der loven fastsetter noe annet. Dette bidrar til å standardisere og unngå duplisering i håndteringen og bruken av digitale karakterutskrifter, og fremmer digitalisering i utdanningsadministrasjon og for studenter.

Utkastet til rundskriv fastsetter at hver student skal tildeles en unik digital studiejournal knyttet til deres livslange læringsjournalnummer. Dataene som brukes til å opprette den digitale studiejournalen må verifiseres, kryssrefereres og autentiseres fra studentens journaler, identifikasjonsdata og utdanningsinstitusjonens utdanningsadministrasjonsdata.

Digitale akademiske karakterutskrifter brukes offisielt etter at dataverifisering, autentisering og digital signering er fullført. Digital signering utføres av autoriserte personer og utdanningsinstitusjoner. Dette inkluderer trinn som datautfylling, verifisering, sammenligning, bekreftelse, individuell digital signatur, institusjonens digitale signatur og oppdatering av statusen for digital signering i systemet. Hver gang en digital akademisk karakterutskrift utstedes, må den elektroniske versjonen eller utdraget registreres i systemet, slik at den kan verifiseres, autentiseres og spores tilbake til opprinnelsen.

I følge utkastet til rundskrivet vil digitale skolejournaler bli brukt i aktiviteter som overføring av skoler, innmelding, bekreftelse av akademiske resultater og opplæringsresultater, vurdering av programfullføring, vurdering av opprykk til neste klassetrinn, utstedelse av elektroniske kopier, uttrekk og verifisering av akademisk informasjon, gjennomføring av administrative prosedyrer og i tjeneste for utdanningsledelsen.

For å legge til rette for at elever, foreldre, skoler og administrasjonsorganer kan bruke sine digitale skolejournaler, søke i og bruke dem. De kan be utdanningsinstitusjoner om å sjekke og korrigere data når det oppdages feil, og de kan lovlig bruke sine digitale skolejournaler i transaksjoner, administrative prosedyrer og andre aktiviteter som foreskrevet. Foreldre eller foresatte til mindreårige elever kan se barnets digitale skolejournaldata, overvåke akademiske og atferdsmessige prestasjoner, og be om dataverifisering når det anses passende.

Utkastet til rundskriv slår tydelig fast at digitale studentutskrifter ved utdanningsinstitusjoner må være koblet til og synkronisert med den nasjonale databasen for utdanning og opplæring i henhold til data- og tekniske standarder foreskrevet av Kunnskapsdepartementet ; det sikres muligheten til å integrere og bruke dem på den nasjonale digitale utdanningsplattformen, den nasjonale offentlige tjenesteportalen, den nasjonale identifikasjonsapplikasjonen VNeID og relaterte informasjonssystemer når de oppfyller vilkårene for tilkobling, autentisering og informasjonssikkerhet.

Utnyttelse og deling av digitale skolejournaler må skje innenfor riktig myndighet, formål og målgruppe, og kun innenfor rammen av nødvendige data; de må autentiseres, tilgangsrettigheter gis, og delings- og utnyttelseshistorikken registreres.

Digitale akademiske transkripsjonsdata må oppbevares sikkert gjennom hele prosessen med opprettelse, oppdatering, lagring, overføring, utnyttelse, bruk og deling; uautorisert tilgang, endring, sletting eller forfalskning av data, utlevering, deling, salg eller uautorisert bruk av digitale akademiske transkripsjonsdata; forfalskning av digitale signaturer, autentiseringskoder, elektroniske kopier eller elektroniske utdrag av digitale akademiske transkripsjoner er strengt forbudt.

I følge utkastet skal Kunnskapsdepartementet regulere, oppdatere og publisere standarder, skjemaer, datastruktur, visningsstandarder, tilkoblingsstandarder og tekniske krav for digitale studentjournaler, organisere datatilkobling og synkronisering, og inspisere og overvåke implementeringen.

Kilde: https://baotintuc.vn/ban-tron-giao-duc/xay-dung-quy-dinh-ve-quan-ly-va-su-dung-hoc-ba-so-20260525185042150.htm