Czego możemy się nauczyć z doświadczeń międzynarodowych?

Niedawno w prowincji Khanh Hoa wdrożono pilotażowy system oceny wyników pracy (KPI) mający na celu zmierzenie jakości pracy kadr, urzędników państwowych i pracowników sektora publicznego.

Niedawno prowincja Khanh Hoa wdrożyła pilotażowy system oceny wyników (KPI) w celu pomiaru jakości pracy kadr, urzędników służby cywilnej i pracowników sektora publicznego. To ważny krok w kierunku poprawy efektywności zarządzania i jakości usług lokalnego aparatu administracji państwowej.

Wskaźniki KPI (Key Performance Indicators) zostały opracowane w Stanach Zjednoczonych w latach 80. XX wieku, ale metoda ta znalazła szerokie zastosowanie dopiero w 1992 roku. Od tego czasu KPI są stosowane przez wiele krajów, firm, agencji i organizacji na całym świecie , w tym w Wietnamie. Jednak zestawy wskaźników KPI uległy zmianie, aby dostosować je do skali, działalności, celów i wymagań danego miejsca.

W jaki sposób kraje stosują KPI w zarządzaniu administracją publiczną ?

Niektóre agencje rządowe w Stanach Zjednoczonych stosują KPI do pomiaru efektywności pracy, stosując zestaw kryteriów „Balanced Scorecard” (BSC).

Khanh Hoa testuje aplikację KPI dla personelu, urzędników i pracowników sektora publicznego. Zdjęcie ilustracyjne

Na przykład w amerykańskim Biurze Zarządzania i Budżetu (Office of Management and Budget), po wdrożeniu BSC do zarządzania budżetem, agencje federalne obniżyły koszty zarządzania o około 5% w ciągu pierwszych 2 lat. Agencje były w stanie efektywniej alokować budżety, a około 90% programów rządowych zostało ukończonych terminowo i osiągnęło cele budżetowe (w porównaniu z 75% przed wdrożeniem BSC).

Singapur jest również typowym krajem stosującym KPI w celu poprawy efektywności pracy urzędników i pracowników służby cywilnej. Rząd Singapuru stworzył oparty na KPI system oceny wyników, zwany „Ramami Efektywności Służby Publicznej”. System ten obejmuje takie wskaźniki, jak jakość usług publicznych, zadowolenie obywateli, responsywność i skuteczność w rozwiązywaniu problemów. W szczególności w Singapurze KPI nie tylko oceniają efektywność pracy, ale także biorą pod uwagę takie czynniki, jak kreatywność i innowacyjność. Pomaga to urzędnikom służby cywilnej zmotywować się do maksymalizacji swojej kreatywności i usprawniania procesów pracy.

W Japonii rząd wykorzystuje wskaźniki takie jak czas przetwarzania, zadowolenie obywateli i efektywność wydatków budżetowych, aby zapewnić przejrzystość i efektywność. Jedną z ważnych metod jest cykl PDCA (Planuj – Wykonaj – Sprawdź – Działaj), który pomaga monitorować i stale ulepszać politykę publiczną. Na przykład, w sektorze transportu Japonia dąży do zmniejszenia opóźnień pociągów (Planuj), wdrożenia technologii monitorowania w czasie rzeczywistym (Wykonaj), oceny danych dotyczących opóźnień (Sprawdź) oraz dostosowania etapów prac konserwacyjnych lub rozkładów jazdy pociągów w celu optymalizacji wydajności (Działaj). Dzięki stosowaniu wskaźników KPI i cyklu PDCA, Japonia może szybko dostosowywać politykę, poprawiać efektywność zarządzania publicznego i zapewniać obywatelom lepsze usługi.

Czego Khanh Hoa może nauczyć się z doświadczeń międzynarodowych?

Obecnie Khanh Hoa opracowuje kryteria oceny KPI. Dzięki temu doświadczenia międzynarodowe mogą pomóc Khanh Hoa w zdobyciu kompletnego, optymalnego i wykonalnego zestawu narzędzi do oceny i poprawy efektywności pracy kadr, urzędników służby cywilnej, pracowników sektora publicznego oraz jakości usług aparatu administracyjnego państwa w nadchodzącym czasie.

Khanh Hoa może zapoznać się z doświadczeniami Japonii w zakresie stosowania cyklu PDCA, co pomoże w monitorowaniu i ciągłym udoskonalaniu procedur administracyjnych, np. skracaniu czasu wydawania licencji biznesowych.

Można też stworzyć system oceny urzędników, który nie tylko opierałby się na wynikach, ale także zachęcał do kreatywności w pracy, na wzór modelu singapurskiego. Ponadto, amerykański model Balanced Scorecard (BSC) może pomóc w optymalizacji budżetów i zapewnieniu terminowej realizacji projektów publicznych.

Zastosowanie systemu KPI do oceny produktywności i zdolności do pracy kadr i urzędników w Khanh Hoa świadczy o silnym zaangażowaniu w reformę administracyjną. Jednak aby system był naprawdę skuteczny, musi on elastycznie budować wskaźniki KPI, w połączeniu ze szkoleniami, ścisłym nadzorem i wyciąganiem wniosków z doświadczeń innych krajów. Tylko wtedy można poprawić jakość pracy kadr i urzędników, promując zrównoważony rozwój samorządów lokalnych.

Model PDCA w Japonii:

PDCA (Planuj – Wykonaj – Sprawdź – Działaj) to popularny model zarządzania jakością, szeroko stosowany w Japonii w celu poprawy wydajności pracy zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Jest to iteracyjny proces, który pomaga organizacjom stale podnosić wydajność i jakość usług. Etapy obejmują:

Plan: Zidentyfikuj problem do rozwiązania, ustal konkretne cele i opracuj plan wdrożenia. Na przykład, rząd może dążyć do skrócenia czasu przetwarzania administracyjnego poprzez digitalizację procesu składania wniosków.

Wdrażanie: Wdrażanie planu zgodnie z proponowaną strategią. Wdrażając system rejestracji online, japońskie agencje testują proces na małej grupie przed rozszerzeniem.

Sprawdź: Porównaj rzeczywiste wyniki z celami, zidentyfikuj mocne i słabe strony. Na przykład, po 3 miesiącach od wdrożenia rejestracji online, władze Tokio zebrały opinie od mieszkańców, aby ocenić ich zadowolenie.

Działanie (poprawiające): Na podstawie oceny dostosuj proces w celu optymalizacji wydajności. Gdy wiele rekordów okaże się błędnych z powodu nieprawidłowego wprowadzenia informacji, konieczne będzie ulepszenie systemu poprzez dodanie funkcji automatycznego sprawdzania błędów.

Źródło: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html