Czego możemy się nauczyć z doświadczeń międzynarodowych?

Niedawno w prowincji Khanh Hoa wdrożono pilotażowy system kluczowych wskaźników efektywności (KPI) mający na celu ocenę jakości pracy urzędników, pracowników służby cywilnej i pracowników sektora publicznego.

Niedawno prowincja Khanh Hoa wdrożyła pilotażowy system kluczowych wskaźników efektywności (KPI) mierzący jakość pracy urzędników, pracowników służby cywilnej i administracji publicznej. To ważny krok w kierunku poprawy efektywności zarządzania i jakości usług świadczonych przez lokalne władze.

KPI (Key Performance Indicators) zostały opracowane w Stanach Zjednoczonych w latach 80. XX wieku, ale metoda ta zyskała szerokie zastosowanie dopiero w 1992 roku. Od tego czasu KPI są stosowane przez wiele krajów, firm, agencji i organizacji na całym świecie , w tym w Wietnamie. Jednak zestawy KPI zostały zmodyfikowane, aby dopasować je do skali, działalności, celów i wymagań każdej organizacji.

W jaki sposób inne kraje stosują KPI w administracji publicznej ?

Niektóre agencje rządowe w Stanach Zjednoczonych przyjęły kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) w celu pomiaru efektywności pracy, stosując kryteria „Balanced Scorecard” (BSC).

Prowincja Khanh Hoa testuje wdrożenie KPI dla swoich pracowników, urzędników i pracowników sektora publicznego. (Ilustracja ilustracyjna)

Na przykład, Biuro Budżetu i Administracji Stanów Zjednoczonych (OSHA) odnotowało redukcję kosztów administracyjnych agencji federalnych o około 5% w ciągu pierwszych dwóch lat po wdrożeniu Zrównoważonej Karty Wyników (BSC). Agencje były w stanie efektywniej alokować budżety, a około 90% programów rządowych zostało zrealizowanych terminowo i osiągnęło cele budżetowe (w porównaniu z 75% przed wdrożeniem BSC).

Singapur jest również doskonałym przykładem stosowania KPI w celu poprawy efektywności pracy urzędników i pracowników służby cywilnej. Rząd Singapuru opracował oparty na KPI system oceny efektywności, zwany „Ramami Efektywności Służby Publicznej”. System ten obejmuje takie wskaźniki, jak jakość usług publicznych, zadowolenie obywateli oraz zdolność do szybkiego i skutecznego reagowania na problemy. Warto zauważyć, że w Singapurze KPI nie tylko oceniają efektywność pracy, ale także uwzględniają takie czynniki, jak kreatywność i innowacyjność. Motywuje to urzędników i pracowników służby cywilnej do maksymalizacji kreatywności i doskonalenia procesów pracy.

W Japonii rząd wykorzystuje wskaźniki takie jak czas przetwarzania, zadowolenie obywateli i efektywność wydatków budżetowych, aby zapewnić przejrzystość i skuteczność. Jedną z ważnych metod jest system PDCA (Planuj – Wykonaj – Sprawdź – Działaj), który pomaga w ciągłym monitorowaniu i ulepszaniu polityki publicznej. Na przykład, w sektorze transportu, Japonia dąży do zmniejszenia wskaźników opóźnień pociągów (Planuj), wdrożenia technologii monitorowania w czasie rzeczywistym (Wykonaj), oceny danych dotyczących opóźnień (Sprawdź) oraz dostosowania etapów prac konserwacyjnych lub rozkładów jazdy pociągów w celu optymalizacji efektywności (Działaj). Dzięki stosowaniu wskaźników KPI i metody PDCA, Japonia może szybko dostosowywać politykę, zwiększać efektywność administracji publicznej i zapewniać obywatelom lepsze usługi.

Czego Khanh Hoa może nauczyć się z doświadczeń międzynarodowych?

Obecnie Khanh Hoa opracowuje kryteria oceny KPI. Doświadczenia z międzynarodowych źródeł mogą zatem pomóc Khanh Hoa w stworzeniu kompletnego, zoptymalizowanego i wykonalnego zestawu narzędzi do oceny i poprawy efektywności pracy urzędników, pracowników służby cywilnej i administracji publicznej, a także jakości usług świadczonych przez aparat administracji państwowej w przyszłości.

Khanh Hoa mogłaby przeanalizować doświadczenia Japonii w stosowaniu cyklu PDCA w celu ciągłego monitorowania i udoskonalania procedur administracyjnych, np. skrócenia czasu wydawania licencji biznesowych.

Alternatywnie moglibyśmy stworzyć system oceny urzędników służby cywilnej, który nie tylko opierałby się na wynikach, ale także zachęcał do kreatywności w miejscu pracy, na wzór modelu singapurskiego. Ponadto, amerykański model Balanced Scorecard (BSC) mógłby pomóc w optymalizacji budżetów i zapewnieniu terminowej realizacji projektów publicznych.

Zastosowanie systemu KPI do oceny produktywności i wydajności pracy urzędników i pracowników służby cywilnej w Khanh Hoa świadczy o silnym zaangażowaniu w reformę administracyjną. Jednak aby system był naprawdę skuteczny, wymaga on elastyczności w opracowywaniu wskaźników KPI, w połączeniu z rygorystycznym szkoleniem i nadzorem oraz czerpaniem z doświadczeń innych krajów. Tylko wtedy można poprawić jakość pracy urzędników i pracowników służby cywilnej, promując zrównoważony rozwój samorządu lokalnego.

Japoński model PDCA:

PDCA (Planuj – Wykonaj – Sprawdź – Działaj) to popularny model zarządzania jakością, powszechnie stosowany w Japonii w celu poprawy wydajności pracy zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Jest to iteracyjny proces, który ma pomóc organizacjom w ciągłym podnoszeniu wydajności i jakości usług. Etapy obejmują:

Plan: Zidentyfikuj problem do rozwiązania, ustal konkretne cele i opracuj plan wdrożenia. Na przykład, rząd może dążyć do skrócenia czasu przetwarzania dokumentów administracyjnych poprzez digitalizację procesu odbioru dokumentów.

Wykonaj (wykonanie): Wdrażaj plan dokładnie tak, jak został nakreślony. Wdrażając system rejestracji online, japońskie agencje testują proces na małej grupie, zanim go rozszerzą.

Sprawdź (sprawdź, oceń): Porównaj rzeczywiste wyniki z celami, zidentyfikuj mocne i słabe strony. Na przykład, po 3 miesiącach od wdrożenia rejestracji online, władze Tokio zebrały opinie od obywateli, aby ocenić poziom ich satysfakcji.

Działanie (Działanie usprawniające): Na podstawie oceny dostosuj proces w celu optymalizacji wydajności. W przypadku wykrycia wielu błędnych rekordów z powodu nieprawidłowego wprowadzenia informacji, konieczne jest ulepszenie systemu poprzez dodanie funkcji automatycznego sprawdzania błędów.

Źródło: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html