Como otimizar o Outlook para um gerenciamento de e-mails mais eficiente do que o Gmail.

Embora o Gmail lidere o mercado atualmente, o Microsoft Outlook ainda oferece muitos recursos poderosos capazes de otimizar significativamente os fluxos de trabalho. No entanto, muitas ferramentas úteis do Outlook não estão habilitadas por padrão, fazendo com que os usuários percam oportunidades de transformar uma caixa de entrada desorganizada em um espaço de trabalho profissional. Abaixo, algumas dicas importantes para aprimorar sua experiência de gerenciamento de e-mails.

Aprimore a privacidade e bloqueie o rastreamento.

As empresas costumam usar "pixels de rastreamento" ocultos em e-mails para saber quando você os abre. Para proteger sua privacidade no Outlook.com, acesse Configurações (ícone de engrenagem) > Email > Lixo eletrônico . Em Opções de segurança , selecione Bloquear anexos, imagens e links de remetentes e domínios que não estejam na minha lista de remetentes e domínios confiáveis . Isso ajuda a evitar rastreamento oculto e tentativas de phishing.

Além disso, você pode acessar Mail > Layout para desativar "Não mostrar imagens do remetente" e, na guia Tratamento de mensagens , desmarcar a opção para exibir logotipos de remetentes relacionados a compras. Para garantir que e-mails importantes não sejam perdidos, adicione endereços confiáveis a Remetentes seguros no mesmo menu de configurações.

Limpe sua caixa de entrada automaticamente com o recurso Limpar.

O recurso Limpeza é uma ferramenta poderosa que automatiza a limpeza de e-mails de remetentes específicos. Por exemplo, você pode configurar o Outlook para manter apenas os e-mails de transações bancárias dos últimos 10 dias e arquivar automaticamente os e-mails mais antigos.

Para isso, selecione um e-mail, clique na guia Início e escolha Limpar . Uma janela será exibida com quatro opções principais de processamento:

Các tùy chọn tính năng Sweep trong Outlook — Esta interface permite configurar a funcionalidade de limpeza para mover ou excluir emails automaticamente de acordo com uma regra definida.

Mova todas as mensagens para fora da Caixa de Entrada.
Mover todas as mensagens atuais e futuras.
Mantenha apenas as mensagens mais recentes.
Mover automaticamente mensagens com mais de 10 dias.

Acelere o processamento com gestos de deslizar e atalhos do Gmail.

No aplicativo para dispositivos móveis, você pode personalizar o gesto de deslizar para a esquerda ou para a direita para excluir, arquivar ou sinalizar e-mails acessando Configurações > E-mail > Opções de Deslizar . Para usuários de computador familiarizados com os atalhos de teclado do Google, o Outlook permite alternar para os atalhos de teclado do Gmail em Configurações > Geral > Acessibilidade > Atalhos de teclado .

Um recurso que vale a pena mencionar são as Ações Rápidas . Essa ferramenta permite combinar várias ações em um único clique, como marcar um e-mail como lido e movê-lo para a pasta de arquivo. Você pode configurar isso em E-mail > Ações Rápidas .

Controle a IA e recursos suplementares.

Se você deseja segurança absoluta dos seus dados e não quer usar o Copilot AI, acesse Configurações > Copilot para desativar esse recurso. Além disso, na seção Privacidade e dados , desative as opções de coleta de dados de diagnóstico e análise de conteúdo para garantir que a Microsoft não colete informações dos seus e-mails.

Por fim, ative o recurso Desfazer envio em Mail > Compor e responder . Você pode definir um tempo limite de até 30 segundos para poder recuperar e-mails enviados incorretamente ou com erros antes que sejam efetivamente enviados.

Fonte: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html