Бухгалтеры, специалисты по кадрам и работники должны знать

Краткое изложение некоторых важных правил и ответов о закрытии книг социального страхования в 2023 году, на которые следует обратить внимание бухгалтерам, специалистам по кадрам и сотрудникам.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Ответственность за закрытие книг социального страхования для сотрудников

В соответствии со статьей 48 Трудового кодекса 2019 года при расторжении трудового договора предприятие и работник несут следующие обязанности:

- В течение 14 рабочих дней со дня расторжения трудового договора обе стороны обязаны полностью выплатить все суммы, относящиеся к правам каждой из сторон, за исключением следующих случаев, срок которых может быть продлен, но не более чем на 30 дней:

+ Неиндивидуальные предприятия прекращают свою деятельность;

+ Предприятия меняют структуру, технологию или по экономическим причинам;

+ Разделение, выделение, объединение, слияние; продажа, аренда, преобразование организационно-правовой формы; передача права собственности и права пользования активами предприятий и кооперативов;

+ Из-за стихийных бедствий, пожаров, вражеских нападений или опасных эпидемий.

- Заработная плата, социальное страхование, медицинское страхование, страхование по безработице, выходное пособие и другие выплаты работникам в соответствии с коллективными трудовыми договорами и трудовыми контрактами подлежат выплате в первоочередном порядке в случае прекращения деятельности предприятия или кооператива, его ликвидации или банкротства.

- Предприятия имеют следующие обязанности:

+ Провести процедуру подтверждения периода уплаты взносов социального страхования и страхования по безработице и вернуть ее вместе с оригиналами документов других работников, если они сохранились на предприятии;

+ Предоставление копий документов, связанных с трудовой деятельностью работника, по его запросу. Стоимость копирования и пересылки документов оплачивается предприятием.

Таким образом: На основании вышеуказанных положений, при расторжении трудового договора, предприятие обязано подтвердить период уплаты социального страхования и страхования по безработице (что фактически называется закрытием книжки социального страхования) за работником.

Поэтому бухгалтерам и специалистам по кадрам предприятий необходимо обратить внимание на данное положение для проведения необходимой работы по закрытию книжки социального страхования для сотрудников, расторгающих трудовые договоры.

Могут ли работники самостоятельно закрыть свои книжки социального страхования?

В соответствии со статьей 48 Трудового кодекса 2019 года предприятия обязаны заполнить документы, подтверждающие период уплаты взносов социального страхования и страхования по безработице, и вернуть их вместе с оригиналами других документов, если они были изъяты предприятием у работника.

Кроме того, пункт 5 статьи 21 Закона о социальном страховании 2014 года также предусматривает, что предприятия обязаны в соответствии с положениями закона согласовывать с Агентством социального страхования порядок возврата работникам книжек социального страхования, подтверждения периода уплаты взносов социального страхования при расторжении работниками трудовых договоров, контрактов на выполнение работ или увольнении с работы.

Таким образом, можно увидеть, что закрытие книжки социального страхования является обязанностью предприятия и осуществляется по согласованию с органом социального страхования.

Таким образом, сотрудники не могут закрыть свои книжки социального страхования в агентстве социального страхования после увольнения с работы, независимо от того, уволились ли они по закону или внезапно, а должны вернуться в свою старую компанию, чтобы попросить их завершить процедуры по закрытию своих книжек социального страхования.

Штрафы для предприятий, которые не закрывают книги социального страхования для своих сотрудников

В соответствии со статьей 12 Декрета 12/2022/ND-CP предприятия, не выполнившие процедуры подтверждения периода уплаты социального страхования и страхования по безработице за работников после расторжения трудового договора в соответствии с положениями закона, будут подвергаться следующим штрафным санкциям:

- от 2 до 4 миллионов донгов за нарушения, в которых участвуют от 1 до 10 сотрудников;

- от 4 млн до 10 млн донгов за нарушения с участием от 11 до 50 работников;

- от 10 млн до 20 млн донгов за нарушения с участием от 51 до 100 работников;

- от 20 млн до 30 млн донгов за нарушения с участием от 101 до 300 работников;

- От 30 до 40 миллионов донгов за нарушения, в которых участвуют 301 или более сотрудников.

Кроме того, предприятия также обязаны выполнять процедуры по подтверждению периода уплаты взносов социального страхования и страхования по безработице за своих сотрудников в соответствии с нормативными актами.

Что делать работникам, если компания не закрывает книжку социального страхования?

В соответствии со статьей 18 Закона о социальном страховании 2014 года работники имеют право требовать от компетентных органов, организаций и лиц пересмотра решений и действий органов, организаций и лиц, если есть основания полагать, что такие решения и действия нарушают законодательство о социальном страховании и ущемляют их законные права и интересы.

Таким образом, в случае, если работник расторг трудовой договор, а предприятие не закрывает ему/ей книжку социального страхования в соответствии с нормативными актами, работник должен сначала обратиться на предприятие и попросить предприятие закрыть ему/ей книжку социального страхования.

Если предприятие по-прежнему не закрывает книжку социального страхования в соответствии с правилами, работник может подать жалобу главному инспектору Департамента труда, инвалидов войны и социальных вопросов по месту нахождения предприятия для урегулирования в установленном порядке.

Порядок закрытия книг социального страхования в 2023 году

Согласно Решению 595/QD-BHXH от 2017 года работодатели обязаны закрывать книги социального страхования в следующем порядке:

Шаг 1: Сообщить о сокращении рабочей силы

Перед проведением процедуры закрытия социального страхования работодателю необходимо провести процедуру уведомления о сокращении штата.

- Согласно статье 23 Решения 595/QD-BHXH, досье для сообщения о сокращении труда включает в себя:

+ Форма заявления об изменении информации о социальном страховании и медицинском страховании (Форма TK1-TS)

+ Форма заявления для подразделения по корректировке информации социального страхования и медицинского страхования (Форма TK3-TS);

+ Список работников, участвующих в социальном страховании, медицинском страховании, страховании от несчастных случаев, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (форма Д02-ТС);

+ Информационный список (Форма Д01-ТС);

+ Действующая карта медицинского страхования работника (1 экз. на человека);

- Работодатель направляет файл с уведомлением о сокращении рабочей силы непосредственно в агентство социального страхования, в котором он участвует, или отправляет его по почте .

- После успешного сообщения об уменьшении размера социального страхования вы можете приступить к закрытию книги социального страхования.

Шаг 2: Закройте книгу социального страхования

- Согласно статье 23 Решения 595/QD-BHXH, документы для процедуры закрытия страховой книги включают в себя:

+ Декларация об участвующей единице, корректировка информации о социальном страховании и медицинском страховании (форма TK3-TS);

+ Список работников, участвующих в социальном страховании, медицинском страховании, страховании по безработице, страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (форма D02-TS).

+ Информационный список (Форма D01-TS).

+ Книга социального страхования

+ Листовки социального страхования.

+ Решение о расторжении трудового договора (или иные документы, связанные с расторжением трудового договора).

+ Действующая карта медицинского страхования работника (1 экз. на человека);

- Работодатель подает заявление на закрытие книжки социального страхования в орган социального страхования, в котором он участвует, или направляет его по почте.

Время закрытия книги социального страхования

Согласно пункту 1 статьи 48 Трудового кодекса 2019 года в течение 14 рабочих дней со дня расторжения трудового договора стороны обязаны полностью выплатить все суммы, относящиеся к правам каждой из сторон, за исключением следующих случаев, срок которых может быть продлен, но не более чем на 30 дней:

- Работодатель не является физическим лицом, прекращающим деятельность;

- Работодатель меняет структуру, технологию или по экономическим причинам;

- Разделение, выделение, присоединение, слияние; продажа, аренда, преобразование предприятия; передача права собственности и права пользования активами предприятий и кооперативов;

- Вследствие стихийных бедствий, пожаров, вражеских нападений или опасных эпидемий.

Так, согласно нормативным актам, срок закрытия книжки социального страхования не будет превышать 14 дней, а в особых случаях, предусмотренных пунктом 1 статьи 48 Трудового кодекса 2019 года, максимальный срок закрытия книжки социального страхования не будет превышать 30 дней.

Источник