Riktlinjer för digitalisering av administrativa förfaranden i Nam Dong kommun.

Proaktiv och säkerställer genomförbarhet.

I samband med administrativa reformer, utvecklingen av digital förvaltning och inrättandet av en tvådelad lokal förvaltningsmodell är genomförandet av lagen om folkbokföring av betydande betydelse, kopplat till medborgarnas legitima rättigheter, intressen och vardagsliv. I linje med policyn för decentralisering och delegering av befogenheter rådde justitiedepartementet före den 1 juli 2025 stadens folkkommitté att utfärda två planer och ett flertal vägledande dokument för folkkommittéer på kommun- och distriktsnivå, för att säkerställa att de har de nödvändiga förutsättningarna för att få fullständig folkbokföringsbehörighet.

Justitiedepartementet publicerade också omedelbart en lista över administrativa förfaranden, godkände interna och elektroniska processer, vilket skapade en grund för kommuner och valkretsar att hantera ärenden från den allra första dagen då den nya modellen togs i bruk. Samtidigt organiserade de utbildningskonferenser om folkbokföring, vilket hjälpte gräsrotstjänstemän att ordentligt förstå regler och förfaranden och minimera förvirring när de åtog sig uppgifter.

Fru Van Thi Phuong, en rättslig och civilrättslig handläggare i Dan Dien kommun, sa att överföringen av folkbokföringsmyndigheten till kommunnivå har fört folkbokföringen närmare folket. Kommunens tjänstemän har fått grundlig utbildning från justitiedepartementet om förfaranden, yrkeskunskaper och elektronisk programvara; interna och elektroniska procedurlistor och processer har utfärdats snabbt, vilket säkerställer en oavbruten behandling av ansökningar. När problem uppstår kan lokala tjänstemän kommunicera online med departementets supportteam för snabb vägledning och effektiv hantering av komplexa ärenden.

Herr Pham Cong Phuoc, vice ordförande för folkkommittén i Dan Dien kommun, berättade att i början av övertagandet av hela myndigheten för folkbokföring stötte kommunens tjänstemän oundvikligen på svårigheter, särskilt med filer som involverade utländska element. Dessutom hämmade det föråldrade datorsystemet med låga specifikationer och otillräcklig nätverkskapacitet bearbetningen och hanteringen av förfaranden. Justitiedepartementet tillhandahöll snabb support, särskilt genom online-supportkanaler, vilket hjälpte kommunens tjänstemän att gradvis få mer förtroende, behandla filer korrekt och minimera fel.

Tack vare synkroniserade lösningar har arbetet med folkbokföringen i staden efter den 1 juli 2025 fungerat relativt stabilt, vilket har tillgodoset människors behov och undvikit långvariga flaskhalsar. Arbetsbördan på kommunnivå är dock mycket stor medan personalstyrkan inte har ökat i motsvarande grad, särskilt i tätbefolkade stadsområden. Vissa komplexa förfaranden som överförts från distriktsnivå till kommunnivå har resulterat i operativa fel, vilket tvingat justitiedepartementet att råda stadens folkkommitté att annullera eller återkalla vissa filer för att säkerställa rättslig giltighet.

Genombrott inom online-folkregistrering

Vid sidan av decentraliseringen av befogenheter har justitiedepartementet påskyndat implementeringen av online-registrering och handläggning av förfaranden oavsett bostadsort. Resultaten är ganska betydande: från den 1 januari 2025 till november 2025 mottog och behandlade folkkommittéerna i kommuner och valkretsar 8 981 registreringsärenden, varav online-ärenden stod för 99 %.

Enligt Nguyen Ngoc Phuoc, chef för avdelningen för rättslig spridning och rättslig administration vid justitiedepartementet, har staden hittills digitaliserat mer än 1,2 miljoner ärenden från pappersböcker för folkbokföring och blivit en av de första orterna i landet att slutföra denna uppgift. Arbetet med att granska och rensa upp äktenskapsdata genomfördes enligt en 90-dagars intensiv plan, vilket bidrog till att minska procedurerna för att bekräfta civilstånd och minska besväret för medborgarna.

Från och med april 2025 kommer utfärdandet av kopior av folkbokföringsutdrag oavsett bostadsort att implementeras, vilket avsevärt underlättar för medborgarna. Elektroniska sammankopplade administrativa förfaranden som födelseregistrering - registrering av permanent uppehållstillstånd - utfärdande av sjukförsäkringskort för barn under 6 år, eller dödsfallsregistrering - borttagning av registrering av permanent uppehållstillstånd - begravningsbidrag har bidragit till att förkorta handläggningstiden och minska antalet resor.

Som direkt förmånstagare sa Tran Thi Lan, bosatt i kommunen Chan May i distriktet Lang Co, att det tidigare krävdes flera resor för att få ett födelsebevis för hennes barn. Nu behöver hon bara skicka in ansökan online, med sammankopplade procedurer mellan myndigheterna, vilket gör det bekvämt, transparent och tidsbesparande.

För närvarande har Hue City 118 tjänstemän inom rättsväsendet och folkbokföringssektorn, varav majoriteten har en universitetsexamen i juridik eller högre och har genomgått yrkesutbildning. Detta är kärnkraften som säkerställer kvaliteten på folkbokföringsarbetet på gräsrotsnivå; vissa kommuner har dock fortfarande bara en tjänsteman inom rättsväsendet och folkbokföringssektorn, vilket utgör en potentiell risk för arbetsavbrott, och många nyutnämnda tjänstemän saknar erfarenhet av att hantera komplexa ärenden.

Herr Nguyen Van Hung, chef för justitiedepartementet, bekräftade att det är korrekt och i linje med den administrativa reformen att överföra all myndighetsbehörighet för folkbokföring till folkkommittéerna på kommunnivå. Praktiska erfarenheter från Hue visar att denna policy är genomförbar med noggranna förberedelser, nära samarbete och synkroniserade investeringar i mänskliga resurser och infrastruktur. I framtiden kommer justitiedepartementet att fortsätta föreslå att stärka den yrkesutbildning som krävs, förbättra programvaran och tilldela mer personal och utrustning till myndigheter på kommunnivå för att bättre kunna betjäna folket.

Genom kontinuerliga ansträngningar uppnår justitiedepartementet gradvis sitt mål att föra folkbokföringstjänster närmare människorna, göra dem bekväma för människorna och till deras fördel, och bidra till att bygga ett modernt, professionellt och effektivt administrativt system.

Text och foton: THAI BINH

Källa: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/dua-cong-tac-ho-tich-ve-cap-xa-161330.html