Skapa elektroniska register

Att skapa elektroniska register i programvara för hantering av dokument och arbetsregister hjälper Ha Tinh att förbättra den administrativa hanteringen och främja processen för att bygga e-förvaltning.

Hittills har pappersdokument och dokument som bestyrkts med underskrift och stämpel från behörig myndighet garanterat deras laglighet och har använts för förvaltning, styrning och transaktioner inom statliga administrativa myndigheter. Inrikesdepartementet har också rådat den provinsiella folkkommittén att utfärda många dokument som styr och vägleder hanteringen och skapandet av pappersdokument.

Implementeringen av traditionella bevarande- och arkiveringsförfaranden vid vissa myndigheter och enheter har dock ännu inte säkerställts enligt gällande bestämmelser, såsom: dokument har inte registrerats fullständigt, ligger fortfarande efter, har inte samlats in, redigerats och värderats... Utifrån den verkligheten har Ha Tinh år 2021 startat initiativet att skapa elektroniska register i programvara för hantering av dokument och arbetsregister.

Skapande av elektroniska register – grunden för att bygga digital förvaltning

Att skapa elektroniska register kommer att underlätta tjänstemän och offentliganställda i hanteringen av administrativa förfaranden.

Biträdande direktör för inrikesdepartementet, Mai Truong Sinh – författaren till initiativet – sa: ”Att skapa elektroniska register och lagra elektroniska dokument är en ny typ av register, med många skillnader jämfört med traditionella pappersregister. Dokument skapas på elektroniska medier eller digitaliseras från dokument på andra informationsbärare. Digitala dokument kan automatiskt skapas till register i en nätverksmiljö tack vare funktionen för att skapa register som är integrerad i dokumenthanteringssystemet.”

Enligt bedömningen är Ha Tinh en av de ledande orterna när det gäller att implementera elektroniska register och digitalisera elektroniska dokument; och att organisera utnyttjandet av dokument för att effektivt distribuera offentliga onlinetjänster, delvis och helt.

Skapande av elektroniska register – grunden för att bygga digital förvaltning

Journaler skapas online med en smidig process, vilket sparar papperslagring.

År 2021 genomförde Ha Tinh ett pilotprojekt med programmet i sex enheter på provinsnivå (provinsens folkkommittés kontor, inrikesdepartementet, finansdepartementet, informations- och kommunikationsdepartementet, vetenskaps- och teknikdepartementet, justitiedepartementet) och tre enheter på distriktsnivå (folkkommittén i Ha Tinh City, Cam Xuyen-distriktet, Thach Ha-distriktet) vilket resulterade i att 3 231 elektroniska register skapades.

Senast 2022 kommer skapandet av elektroniska register med hjälp av programvara för arbetsregister att vara implementerat vid alla provinsiella avdelningar, avdelningar och folkkommittéer i distrikt, städer och kommuner. Det totala antalet register som skapats vid enheter och orter är över 51 600, varav antalet fullständiga register kommer att uppgå till över 13 000. År 2023 kommer Ha Tinh att fortsätta att kraftfullt implementera skapandet av elektroniska register med hjälp av programvara för arbetsregister, med målet att säkerställa att 90 % av arbetsregistren på provinsnivå, 80 % av arbetsregistren på distriktsnivå och 30 % av arbetsregistren på kommunnivå (med undantag för arbetsregistren som omfattas av statshemligheter, register med komplexa dokumentkomponenter...) skapas.

I praktiken har skapandet av elektroniska register medfört många fördelar för statsförvaltningen, främjat administrativ reform och förbättrat effektiviteten i dokument- och arkivarbetet.

Skapande av elektroniska register – grunden för att bygga digital förvaltning

Med de skapade elektroniska dokumenten kommer processen att söka och bearbeta dokument att ske snabbt.

Fru Ho Thi Niem, specialist på avdelningen för administrativ reform och dokumentarkiv (inrikesdepartementet), delade: ”Sedan implementeringen av elektroniska dokument i arbetshanteringsprogramvaran är den första fördelen att lagringen av pappersdokument har minskat kraftigt, vilket tidigare varit fallet. Dessutom, när dokument skapas i nätverksmiljön, är processen att söka och bearbeta textinformation snabb och bekväm. Redigering av dokument blir också enkelt och snabbt, eftersom det inte längre tar tid att skriva ut och skriva ut pappersdokument många gånger för att be om yttranden från avdelningar och kontor som tidigare. Dessutom begränsar elektroniska dokument också förlusten av dokument, vilket lätt kan hända med pappersdokument.”

En annan fördel med att skapa elektroniska register i arbetsregisterprogramvaran är att alla tjänstemän och offentliganställda kan delta i processen att bearbeta och lösa dokument i samma system när elektroniska dokument cirkuleras. Detta säkerställer smidighet och konsekvens i processen att bearbeta dokument. Å andra sidan hjälper det ledare för myndigheter och enheter att hantera processen för konsultation och hantering av arbetet för varje tjänsteman och offentliganställd när de tilldelas uppgiften att leda lösningen.

Kommentar (0)