Skapa en elektronisk profil

Att skapa elektroniska filer med hjälp av programvara för hantering av dokument och arbetsfiler hjälper Ha Tinh att förbättra den administrativa hanteringen och främja processen att bygga en e-förvaltning.

Historiskt sett har pappersdokument som bestyrkts med behöriga myndigheters underskrifter och stämplar ansetts vara juridiskt giltiga och använts för drift, ledning och transaktioner inom statliga administrativa myndigheter. Inrikesdepartementet har också rådit den provinsiella folkkommittén att utfärda ett flertal direktiv och riktlinjer för hantering och skapande av pappersfiler.

Implementeringen av traditionella procedurer för dokumentbevarande och arkivering inom vissa myndigheter och enheter överensstämmer dock fortfarande inte med gällande bestämmelser, såsom att dokument inte arkiveras fullständigt, förblir obehandlade och har inte samlats in, organiserats eller värderats... Baserat på denna verklighet inledde Ha Tinh-provinsen 2021 ett pilotprojekt med att skapa elektroniska filer med hjälp av programvara för hantering av dokument och arbetsfiler.

Skapande av elektroniska register – grunden för att bygga en digital förvaltning.

Att skapa elektroniska register kommer att underlätta tjänstemäns och offentliganställdas arbete med att hantera administrativa förfaranden.

Enligt Mai Truong Sinh, biträdande chef för inrikesdepartementet och författaren till initiativet: ”Att skapa elektroniska filer och lagra elektroniska dokument är en ny typ av system med många skillnader jämfört med traditionell pappersbaserad filgenerering. Dokument skapas på elektroniska enheter eller digitaliseras från dokument på andra lagringsmedier. Digitala dokument kan automatiskt skapas till filer i en nätverksmiljö tack vare filgenereringsfunktionen som är integrerad i dokumenthanteringssystemet.”

Enligt bedömningar är Ha Tinh en av de ledande orterna när det gäller att implementera skapandet av elektroniska register och digitalisera elektroniska dokument; och att organisera utnyttjandet av dokument för att effektivt implementera offentliga onlinetjänster, både delvis och helt.

Skapande av elektroniska register – grunden för att bygga en digital förvaltning.

Registren skapas online med en smidig process, vilket sparar papperslagring.

År 2021 testade provinsen Ha Tinh systemet i sex enheter på provinsiell nivå (provinsens folkkommittékontor, inrikesdepartementet, finansdepartementet, informations- och kommunikationsdepartementet, vetenskaps- och teknikdepartementet samt justitiedepartementet) och tre enheter på distriktsnivå (folkkommittén i Ha Tinh City, Cam Xuyen-distriktet och Thach Ha-distriktet), vilket resulterade i skapandet av 3 231 elektroniska filer.

År 2022 hade skapandet av elektroniska filer i arbetsfilsprogramvaran implementerats i alla provinsiella departement och myndigheter, såväl som i folkkommittéerna i distrikt, städer och kommuner. Det totala antalet filer som skapades i dessa enheter och orter var över 51 600, varav över 13 000 hade slutförts. År 2023 fortsatte Ha Tinh att kraftfullt implementera skapandet av elektroniska filer i arbetsfilsprogramvaran, med målet att säkerställa att 90 % av arbetsfilerna på provinsnivå, 80 % på distriktsnivå och 30 % på kommunnivå (exklusive filer som klassificeras som statshemligheter eller innehåller komplexa dokument) skapas.

I praktiken har skapandet av elektroniska dokument visat sig erbjuda många fördelar för statsförvaltningen, främja administrativ reform och förbättra effektiviteten i dokumenthantering och arkivering.

Skapande av elektroniska register – grunden för att bygga en digital förvaltning.

Att skapa elektroniska dokument kommer att påskynda processen att söka och behandla dokument.

Fru Ho Thi Niem, specialist vid avdelningen för administrativ reform och dokumentarkivering (inrikesdepartementet), delade: ”Sedan implementeringen av skapandet av elektroniska filer i arbetshanteringsprogramvaran är den första fördelen en betydande minskning av mängden pappersbaserad fillagring som tidigare användes. Dessutom, när filer skapas online, blir processen att söka och bearbeta information och dokument snabbare och bekvämare. Redigering av dokument blir också enklare och snabbare, eftersom det inte längre slösas bort tid på att upprepade gånger skriva ut pappersdokument för att få feedback från olika avdelningar. Dessutom minskar elektroniska filer risken för dokumentförlust, vilket är mer sannolikt med pappersfiler.”

En annan fördel med att skapa elektroniska register i arbetsregisterprogramvaran är att när elektroniska dokument cirkulerar kan alla tjänstemän och tjänstemän delta i bearbetningen och lösningen av dokument inom samma system. Detta säkerställer en smidig och konsekvent dokumentbehandling. Å andra sidan hjälper det chefer för myndigheter och enheter att hantera rådgivnings- och arbetshanteringsprocessen för varje tjänsteman och tjänsteman när de tilldelas uppgiften att leda en uppgift.

Skapande av elektroniska register – grunden för att bygga en digital förvaltning.

Avdelningen implementerar skapandet av elektroniska filer i programvaran för hantering av dokument och arbetsfiler för alla 216 kommuner, valkretsar och städer i provinsen genom en praktisk utbildningsmetod. Enheten har också utfärdat ett dokument som vägleder processen för att skapa elektroniska filer i programvaran för hantering av arbetsfiler, med huvudinnehåll som inkluderar: processen för att utarbeta och signera elektroniska dokument; processen för att lägga in myndighetens filkatalog i programvaran för hantering av dokument och arbetsfiler; och processen för att skapa elektroniska filer i programvaran för hantering av dokument och arbetsfiler. Man kan säga att det är ganska komplext att skapa elektroniska filer, men i processen att bygga e-förvaltning och digital förvaltning är detta ett väsentligt krav.
Herr Mai Truong Sinh
Biträdande chef för inrikesdepartementet

Phuc Quang - Mai Hoang

Källa