Fördelar med att digitalisera personuppgifter

Det elektroniska systemet för folkbokföring och hantering har inte bara underlättat för medborgarna utan också förbättrat effektiviteten i den statliga hanteringen av folkbokföring. Tack vare denna bekvämlighet kan högre myndigheter för folkbokföring enkelt inspektera och övervaka folkbokföringsaktiviteter hos myndigheter på lägre nivå, och snabbt upptäcka och korrigera fel i registreringsprocessen.

Strävar efter medborgarnöjdhet.

I mitten av augusti 2025 besökte herr Nguyen Van Tam, bosatt i Hamlet 1, Long Phu kommun, Can Tho City, kommunens offentliga förvaltningscenter för att begära en rättelse av sitt personnummer. Han tog bara med sig sina originalidentifikationshandlingar och fyllde i ett formulär som tillhandahölls av kommunens handläggare för rättsväsendet och personnummerregistret; processen tog cirka 15 minuter. Herr Tam sa glatt: "Personalen här var entusiastisk i att vägleda mig, deras arbete var snabbt och effektivt, och de hjälpte mig att slutföra min ansökan om rättelse av personnummerregistret."

Elektroniska uppgifter om folkbokföring minskar bördan för tjänstemän inom rättsväsendet och folkbokföringssystemet. Foto: Kim Ngoc.

Herr Nguyen Thanh Duy, bosatt i byn Bung Thum i Long Phu kommun, har också nyligen fått sitt faderskapsbekräftelseförfarande avklarat. Tack vare det elektroniska systemet för folkbokföring behövde kommunens rättsliga och folkbokföringstjänstemän bara logga in i det elektroniska systemet för folkbokföring och hantering för att söka upp herr Duys folkbokföringsinformation och behandla begäran, istället för att behöva lägga tid på att söka igenom pappersdokument för verifiering. Han fick resultaten kort därefter…

Från den 1 juli 2025 till idag har Long Phu kommuns offentliga administrativa servicecenter mottagit 204 ansökningar, varav 177 online och 27 personligen och via post. Centret har behandlat 203 ansökningar i förtid, och 1 ansökan är fortfarande under behandling.

Herr Ho Quoc Hung, vice ordförande för Long Phu kommuns folkkommitté och chef för kommunens offentliga administrativa servicecenter, sa: "Tillämpningen av informationsteknik och användningen av det elektroniska systemet för folkbokföring och hantering inom folkbokföring och hantering har maximerats av kommunen. Dessutom har kommunens folkkommitté offentligt publicerat föreskrifter om folkbokföring för ärenden som faller under kommunens befogenhet på centret. Folkbokföringstjänstemän agerar alltid inom sina befogenheter och följer de förfaranden som föreskrivs i lag, utan trakasserier eller olägenheter för befolkningen."

I O Mon-distriktet har processen för att ta emot och hantera administrativa dokument inom området folkbokföring också genomgått många positiva förändringar, vilket har fått stort stöd från folket. Herr Nguyen Cong Chanh, handläggare för folkbokföring vid distriktsdelens folkkommitté, sa: "För närvarande är folkbokföringsdata digitaliserade, så vi lägger inte ner mycket tid på att verifiera, och processen för att ta emot och hantera administrativa dokument relaterade till folkbokföring går snabbt."

Förbättra kvaliteten på offentliga tjänster

Tidigare förlitade sig hanteringen av folkbokföringsuppgifter i staden främst på att lagra information i pappersregister. Även om denna metod säkerställde bevarandet av originaluppgifter och sekretess, resulterade den i en enorm mängd folkbokföringsregister och filer. Varje år var folkbokföringsmyndigheten tvungen att öppna nya födelse-, äktenskaps-, döds-, adoptions- och förmynderskapsregister. Dessutom fanns det separata filer och dokument för varje typ av folkbokföring, såsom födelseregistreringsfiler som krävde födelsebevis och födelseregistreringsblanketter; och äktenskapsregistreringsfiler som krävde äktenskapsregistreringsblanketter och civilståndsintyg. Varje folkbokföringshändelse registrerades i ett separat register, vilket ledde till spridning och svårigheter att söka i individuella folkbokföringsuppgifter.

Invånarna registrerar sitt civilstånd på det offentliga administrativa servicecentret i O Mon-distriktet. Foto: Chan Hung

Det elektroniska systemet för folkbokföring och hantering är grunden för den elektroniska databasen för folkbokföring, som omfattar programvara för registrering och hantering samt annan applikations- och serviceprogramvara som utformats och utvecklats av justitieministeriet . Enligt Can Thos justitieministerium ger denna programvara myndigheter möjlighet att registrera, hantera, uppdatera, digitalisera, standardisera och hantera folkbokföringsdata, och att effektivt använda den elektroniska databasen för folkbokföring.

Enligt föreskrifter använder folkbokföringsmyndigheten det elektroniska systemet för folkbokföring och hantering för att uppdatera information i den elektroniska databasen för folkbokföring, inklusive: folkbokföringsinformation för individer och folkbokföringsinformation för deras föräldrar, make/maka eller partner när det sker ändringar på grund av (äktenskap, ändringar, korrigeringar av folkbokföringsinformation, tillägg till folkbokföringsinformation, ombestämmelse av etnicitet; erkännande av föräldraskap; vårdnadshavare; adoption; dödsfallsregistrering); registrering i folkbokföringsboken av ändringar av folkbokföringsinformation enligt domar och beslut från behöriga statliga myndigheter; och registrering i folkbokföringsboken av folkbokföringsärenden för vietnamesiska medborgare som har avgjorts av behöriga myndigheter i utlandet.

Enligt Nguyen Thi Phuong Thu, chef för avdelningen för administrativt och rättsligt stöd vid stadens justitieministerium, minskar tillämpningen av det elektroniska systemet för registrering och hantering av civila register avsevärt den tid som tjänstemän i civila register på gräsrotsnivå lägger på att rapportera periodisk statistisk data. Med bara några få klick i programvaran blir specifika data tillgängliga istället för att behöva räkna varje sida i civilregisterboken som tidigare. När det gäller funktionalitet fungerar sökning, utskrift och parameterinställningar i det elektroniska systemet för registrering och hantering av civila register mycket effektivt, snabbt och med hög noggrannhet. Programvaran erbjuder också betydande flexibilitet; specifikt kan tjänstemän i civila register först ange information om resultaten av behandlingen av civila registerfiler för medborgare på ett utkast, och sedan kontrollera noggrannheten innan de överförs till det officiella arkivet. När det elektroniska systemet för registrering och hantering av civila register implementeras nationellt kan medborgare begära kopior av handlingar var som helst, oavsett administrativa gränser…

Tillämpningen av det elektroniska systemet för folkbokföring och hantering har tillgodoset behovet av snabb och korrekt åtkomst till och delning av folkbokföringsuppgifter. Beroende på tilldelad behörighet kan myndigheter och departement få tillgång till och använda medborgarnas folkbokföringsuppgifter för specialiserade aktiviteter, vilket bidrar till förenkling av administrativa förfaranden, förbättring av kvaliteten på offentliga tjänster, effektivisering av statlig förvaltning och kostnadsbesparingar för medborgarna genom att eliminera behovet av flera resor till olika platser.

Implementeringen av en elektronisk databas för folkbokföring spelar en avgörande roll i att bygga en komplett, korrekt och omfattande befolkningsdatakälla. Detta ökar i sin tur människors tillgång till sociala välfärdstjänster som utbildning och hälso- och sjukvård, och främjar genomförandet av lokal utvecklingspolitik.

Digitalisering av folkbokföringsdata är inte bara ett strategiskt steg i den nationella digitala transformationsresan utan ger också praktiska fördelar för både medborgare och statliga förvaltningsmyndigheter. Det är en avgörande grund för att bygga e-förvaltning, förbättra administrativ effektivitet och höja kvaliteten på offentliga tjänster. Can Tho City strävar kontinuerligt efter att digitalisera och komplettera sina folkbokföringsdata, vilket bidrar till landets hållbara utveckling i den digitala tidsåldern.

Chấn Hưng - Kim Ngọc

Källa: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html