บั๊กนิญสร้าง 'คลังความรู้ดิจิทัล' เพื่อให้บริการรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

DNVN - ในจังหวัดบั๊กนิญ เอกสารมากกว่า 3.6 ล้านหน้าถูกแปลงเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้ผู้คนและองค์กรค้นหาข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ขณะเดียวกันก็ลดเวลาในการประมวลผลลงหลายสิบเท่า อีกทั้งยังมีส่วนช่วยในการปรับปรุงความปลอดภัยและคุณค่าทางกฎหมายของเอกสารอีกด้วย

ภาพประกอบภาพถ่าย

การสร้างคลังความรู้ดิจิทัลและรักษาคุณค่าของเอกสาร

ในช่วงปี พ.ศ. 2565 ถึง พ.ศ. 2567 กรมกิจการภายใน จังหวัดบั๊กนิญ ได้ประสานงานกับหน่วยที่ปรึกษาเพื่อนำซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ซอฟต์แวร์นี้ได้พัฒนาฟังก์ชันสำคัญต่างๆ เสร็จสมบูรณ์แล้ว เช่น การป้อนข้อมูล การค้นหา การอนุญาตการเข้าถึง และการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง

จนถึงปัจจุบัน มีการบันทึกเอกสารในรูปแบบดิจิทัลแล้วกว่า 31,300 ไฟล์ หรือเทียบเท่ากับ 3.3 ล้านหน้ากระดาษ A4 เอกสารเหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นเอกสารคำสั่งและเอกสารการบริหารของคณะกรรมการประชาชนจังหวัด กรม และสาขาต่างๆ ในช่วงปี พ.ศ. 2491 ถึง พ.ศ. 2557

จนถึงปัจจุบัน ระบบนี้ได้พิสูจน์ประสิทธิภาพในการใช้งานจริงแล้ว ในอดีต การค้นหาโปรไฟล์ส่วนตัว การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร หรือข้อมูลนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาในคลังเอกสาร แต่ปัจจุบัน ระบบสามารถแสดงผลลัพธ์ที่ถูกต้อง ครบถ้วน และถูกต้องตามกฎหมายได้ โดยใช้เพียงคำสำคัญไม่กี่คำและใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที เทคโนโลยีดิจิทัล ช่วยลดระยะเวลาในการค้นหาลง 20-30 เท่าเมื่อเทียบกับวิธีการแบบเดิม ระบบจัดเก็บข้อมูลยังช่วยรับประกันความปลอดภัยด้วยการควบคุมการเข้าถึง กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ และบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลง ด้วยเหตุนี้ ระบบจึงบันทึกข้อมูลผู้ใช้มากกว่าหนึ่งล้านคนต่อปี และบันทึกการใช้งานโปรไฟล์ออนไลน์ 1,500 ครั้งโดยเฉลี่ย

โครงการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลด้านการจัดเก็บเอกสารถือเป็นก้าวสำคัญจากระบบ “การจัดเก็บแบบดั้งเดิม” สู่ระบบ “การจัดการความรู้สมัยใหม่” ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์บั๊กนิญ หมายเลข 1 ได้สร้างระบบนิเวศข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน แทนที่จะยังคงรักษาคลังเอกสารแยกต่างหาก ในระบบนี้ เอกสารต่างๆ เช่น ข้อความ มติ รายงานราชการ และบันทึกข้าราชการ จะถูกติดแท็กและเชื่อมโยงตามปัจจัยด้านเวลา หน่วยงานที่ออกเอกสาร สาขา และหัวข้อต่างๆ การสร้าง “คลังความรู้” ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลในบริบทเฉพาะเจาะจง จึงเปิดโอกาสให้นำข้อมูลไปประยุกต์ใช้หลากหลายวัตถุประสงค์ ทั้งด้านการบริหาร การวิจัย การศึกษา วัฒนธรรม และกฎหมาย พร้อมทั้งพัฒนาศักยภาพด้านการวิเคราะห์และสถิติ

ความท้าทายและแผนการขยายธุรกิจในช่วงปี 2568 - 2572

ศูนย์สื่อสารวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ระบุว่า แม้จะมีความสำเร็จที่โดดเด่นมากมาย แต่เส้นทางสู่ดิจิทัลก็ยังคงเผชิญกับความท้าทายมากมาย เอกสารบางฉบับมีอายุหลายสิบปีและเสียหายอย่างหนัก ทำให้การสแกน ระบุ และแก้ไขข้อมูลเป็นเรื่องยาก การขาดบทสรุปหรือรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกันของเอกสารจำนวนมากยังทำให้กระบวนการทางธุรกิจใช้เวลานาน กระบวนการอนุมัติ ประเมินผล และยอมรับผลิตภัณฑ์ดิจิทัลตามกฎระเบียบปัจจุบันใช้เวลานาน ซึ่งส่งผลกระทบต่อความคืบหน้าของการดำเนินการ นอกจากนี้ บางครั้งการใช้ประโยชน์จากข้อมูลอาจหยุดชะงักชั่วคราวเนื่องจากปัญหาการส่งข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูลของกรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ณ สิ้นปี พ.ศ. 2563 อัตราเอกสารดิจิทัลมีเพียงประมาณ 75% ของเอกสารทั้งหมดที่จัดเก็บในคลังสินค้า ในขณะที่ยังคงมีการรับเอกสารใหม่ทุกปี

เพื่อแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านี้และขยายขอบเขตการดำเนินงาน คณะกรรมการประชาชนจังหวัดบั๊กนิญได้อนุมัติโครงการ "การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ณ หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด ประจำปี พ.ศ. 2568-2572" โครงการนี้คาดว่าจะใช้งบประมาณประมาณ 23,000 ล้านดอง และมีเป้าหมายในการแปลงเอกสารราชการจากคณะกรรมการประชาชนจังหวัด กรม และสาขาต่างๆ เป็นดิจิทัลอีก 3.8 ล้านหน้า นับเป็นก้าวสำคัญในการทำให้คลังข้อมูลราชการดิจิทัลทั้งหมดของจังหวัดเสร็จสมบูรณ์ มุ่งสู่โมเดล "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ - ระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ - บริการประชาชนอิเล็กทรอนิกส์"

กระทรวงมหาดไทยจะเป็นหน่วยงานหลักในการดำเนินโครงการ โดยประสานงานกับหน่วยงานและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อรับรองความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และความปลอดภัยของข้อมูล ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์บั๊กนิญ หมายเลข 1 จะคัดเลือกพันธมิตรด้านเทคโนโลยีที่มีชื่อเสียง จัดทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล และส่งเสริมการสื่อสารเพื่อให้คำแนะนำแก่ประชาชนเกี่ยวกับวิธีการใช้ประโยชน์จากข้อมูลดิจิทัล ภายในกลางปี ​​พ.ศ. 2568 ศูนย์ฯ ได้แปลงเอกสารของคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมการศึกษาและฝึกอบรม วิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี กว่า 330,000 หน้า เสร็จสมบูรณ์แล้ว ซึ่งเป็นรากฐานที่มั่นคงสำหรับขั้นตอนต่อไป

การกำหนดรูปแบบรัฐบาลที่ชาญฉลาด

แบบจำลองของจังหวัดบั๊กนิญโดดเด่นด้วยการผสานรวมโครงสร้างพื้นฐานการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลและระบบรักษาความปลอดภัยแบบกระจายศูนย์หลายชั้น ระบบนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้สามารถดึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังมีความสามารถในการติดตามบันทึกการเข้าถึง ตรวจจับความผิดปกติ และปกป้องข้อมูลต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในบริบทที่รัฐบาลส่งเสริมยุทธศาสตร์ข้อมูลแห่งชาติถึงปี 2573 ซึ่งกำหนดให้ท้องถิ่นต่างๆ เปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลจาก “การจัดเก็บเอกสาร” ไปสู่ ​​“การจัดการสินทรัพย์ข้อมูล”

บั๊กนิญกำลังสร้างโมเดลการจัดเก็บข้อมูลอัจฉริยะ โดยมีเป้าหมายเพื่อเปลี่ยนข้อมูลทางประวัติศาสตร์ให้เป็นทรัพยากรอันทรงคุณค่าสำหรับอนาคต เมื่อเอกสารทางประวัติศาสตร์ถูกแปลงเป็นดิจิทัล เชื่อมโยง และรักษาความปลอดภัยแล้ว เอกสารเหล่านั้นจะไม่เพียงแต่รองรับงานธุรการเท่านั้น แต่ยังสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการประยุกต์ใช้ในการวิเคราะห์ การคาดการณ์ การวิจัยนโยบาย และการศึกษาประวัติศาสตร์ท้องถิ่นอีกด้วย

เหียนเทา

ที่มา: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967