ภาพประกอบ.
ระหว่างปี 2022 ถึง 2024 กรมกิจการภายใน จังหวัดบั๊กนิญ ได้ร่วมมือกับบริษัทที่ปรึกษาเพื่อนำซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ซอฟต์แวร์นี้ได้พัฒนาฟังก์ชันสำคัญต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูล การค้นหา การควบคุมการเข้าถึง และการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงจนเสร็จสมบูรณ์แล้ว
จนถึงปัจจุบัน มีการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลแล้วกว่า 31,300 ไฟล์ ซึ่งเทียบเท่ากับเอกสารขนาด A4 จำนวน 3.3 ล้านหน้า เอกสารเหล่านี้ส่วนใหญ่ประกอบด้วยคำสั่งและข้อความทางราชการจากคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดและหน่วยงานต่างๆ ในช่วงปี 1948 ถึง 2014
จนถึงปัจจุบัน ระบบนี้ได้พิสูจน์ให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการใช้งานจริงแล้ว ก่อนหน้านี้ การค้นหาข้อมูลส่วนบุคคล การตัดสินใจทางปกครอง หรือข้อมูลการสำเร็จการศึกษาของนักเรียน ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาผ่านเอกสารจำนวนมาก แต่ปัจจุบัน ระบบสามารถให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง ครบถ้วน และมีผลทางกฎหมายได้ โดยใช้เพียงไม่กี่คำสำคัญและใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที เทคโนโลยีการแปลงเป็นดิจิทัล ได้ลดเวลาในการค้นหาลง 20-30 เท่า เมื่อเทียบกับวิธีการแบบดั้งเดิม ระบบจัดเก็บข้อมูลยังรับประกันความปลอดภัยผ่านการควบคุมการเข้าถึง การจัดการสิทธิ์ของผู้ใช้ และการบันทึกการเปลี่ยนแปลง ส่งผลให้ระบบมีการเข้าชมจากผู้ใช้โดยเฉลี่ยมากกว่าหนึ่งล้านครั้ง และมีการเรียกดูบันทึกออนไลน์ 1,500 ครั้งต่อปี
โครงการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลในการจัดเก็บเอกสารถือเป็นก้าวสำคัญจากวิธีการ "จัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม" ไปสู่ระบบ "การจัดการความรู้สมัยใหม่" ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดบั๊กนิญ หมายเลข 1 ได้สร้างระบบนิเวศข้อมูลที่เชื่อมโยงกันแทนที่จะเก็บรักษาเอกสารที่กระจัดกระจาย ในระบบนี้ เอกสารต่างๆ เช่น ข้อความ มติ จดหมายราชการ และบันทึกของข้าราชการ จะถูกติดแท็กและเชื่อมโยงตามเวลา หน่วยงานที่ออกเอกสาร สาขา และหัวเรื่อง การสร้าง "คลังความรู้" ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลในบริบทเฉพาะได้ ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสในการนำข้อมูลไปใช้ในวัตถุประสงค์ต่างๆ รวมถึงการบริหาร การวิจัย การศึกษา วัฒนธรรม และกฎหมาย ขณะเดียวกันก็ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการวิเคราะห์และสถิติด้วย
ความท้าทายและแผนการขยายธุรกิจสำหรับช่วงปี 2025-2029
จากข้อมูลของศูนย์การสื่อสารวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี แม้จะมีความสำเร็จอย่างมาก แต่กระบวนการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลยังคงเผชิญกับความท้าทายมากมาย เอกสารบางฉบับมีอายุหลายสิบปีและเสียหายอย่างหนัก ทำให้การสแกน การระบุ และการแก้ไขข้อมูลทำได้ยาก การขาดบทสรุปหรือรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกันในเอกสารจำนวนมากยังทำให้การประมวลผลใช้เวลานาน ระเบียบปัจจุบันสำหรับการอนุมัติ การประเมิน และการยอมรับผลิตภัณฑ์ดิจิทัลนั้นยุ่งยากซับซ้อน ส่งผลกระทบต่อความคืบหน้าในการดำเนินการ นอกจากนี้ บางครั้งยังเกิดการหยุดชะงักชั่วคราวในการเข้าถึงข้อมูลเนื่องจากปัญหาการส่งข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูลของกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ณ สิ้นปี 2020 อัตราการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลอยู่ที่ประมาณ 75% ของเอกสารทั้งหมดที่จัดเก็บในหอจดหมายเหตุ ในขณะที่ยังคงมีการรับเอกสารใหม่เข้ามาทุกปี
เพื่อแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านี้และขยายขอบเขตให้กว้างขึ้น คณะกรรมการประชาชนจังหวัดบั๊กนิญจึงอนุมัติโครงการ "โครงการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ณ หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด พ.ศ. 2568 - 2562" โครงการนี้มีงบประมาณประมาณ 23,000 ล้านดง และมีเป้าหมายที่จะแปลงเอกสารราชการเพิ่มเติมอีก 3.8 ล้านหน้าจากคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและหน่วยงานต่างๆ ให้เป็นดิจิทัล นับเป็นก้าวสำคัญในการสร้างคลังข้อมูลราชการดิจิทัลที่สมบูรณ์ของจังหวัด และก้าวไปสู่รูปแบบ "e-government - e-archive - e-citizen service" มากยิ่งขึ้น
กรมกิจการภายในจะเป็นหน่วยงานหลักในการดำเนินโครงการ โดยประสานงานกับหน่วยงานและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้อง ครบถ้วน และความปลอดภัยของข้อมูล ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดบั๊กนิญ หมายเลข 1 จะคัดเลือกพันธมิตรด้านเทคโนโลยีที่มีชื่อเสียง จัดตั้งทีมงานเฉพาะด้านสำหรับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล และส่งเสริมการสื่อสารเพื่อแนะนำประชาชนเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงข้อมูลดิจิทัล ภายในกลางปี 2568 ศูนย์ฯ จะดำเนินการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลแล้วเสร็จกว่า 330,000 หน้า จากคณะกรรมการประชาชนจังหวัด กระทรวงศึกษาธิการและฝึกอบรม และกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ซึ่งจะเป็นรากฐานที่มั่นคงสำหรับขั้นตอนต่อไป
การกำหนดรูปแบบการปกครองอัจฉริยะ
โมเดลของจังหวัดบั๊กนิญโดดเด่นด้วยการบูรณาการโครงสร้างพื้นฐานการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลและระบบรักษาความปลอดภัยการควบคุมการเข้าถึงหลายชั้น ระบบนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้สามารถดึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังช่วยให้สามารถตรวจสอบบันทึกการเข้าถึง ตรวจจับความผิดปกติ และปกป้องข้อมูลต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์ นี่เป็นปัจจัยสำคัญในบริบทของยุทธศาสตร์ข้อมูลแห่งชาติของรัฐบาลปี 2030 ซึ่งกำหนดให้ท้องถิ่นต้องเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บจาก "การเก็บรักษาเอกสาร" ไปสู่ "การจัดการสินทรัพย์ข้อมูล"
จังหวัดบั๊กนิญกำลังพัฒนารูปแบบการจัดเก็บเอกสารอัจฉริยะ โดยมีเป้าหมายที่จะเปลี่ยนข้อมูลทางประวัติศาสตร์ให้เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าสำหรับอนาคต เมื่อเอกสารทางประวัติศาสตร์ได้รับการแปลงเป็นดิจิทัล เชื่อมโยง และรักษาความปลอดภัยแล้ว เอกสารเหล่านั้นจะไม่เพียงแต่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านการบริหารเท่านั้น แต่ยังเป็นรากฐานที่มั่นคงสำหรับการประยุกต์ใช้ในการวิเคราะห์ การคาดการณ์ การวิจัยนโยบาย และการศึกษาประวัติศาสตร์ท้องถิ่นอีกด้วย
ที่มา: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967
การแสดงความคิดเห็น (0)