ลดภาระงานของสถานที่

การบริหารระบบการปกครองส่วนท้องถิ่นแบบสองระดับเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ซึ่งจำเป็นต้องให้หน่วยงานบริหารปรับตัวให้เข้ากับวิธีการทำงานใหม่ได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริงแล้ว ระดับเทศบาลก็เผชิญกับแรงกดดันอย่างมาก ซึ่งรวมถึงเอกสารจำนวนมากและการประชุมอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ทรัพยากรบุคคลและเวลาจำกัด

ในการประชุมเรื่องงานประชาสัมพันธ์และการระดมมวลชนระดับรากหญ้าเมื่อต้นปี 2569 ซึ่งจัดโดยกรมประชาสัมพันธ์และการระดมมวลชนของคณะกรรมการพรรคประจำนครโฮจิมินห์ ตัวแทนจากหลายพื้นที่ระบุว่า โดยเฉลี่ยแล้ว งานประชาสัมพันธ์และการระดมมวลชนระดับรากหญ้าได้รับเอกสารประมาณ 1.5 ฉบับต่อวัน แม้ว่าตัวเลขนี้อาจดูไม่มากนัก แต่ปริมาณงานที่มากมายทำให้เกิดแรงกดดันอย่างต่อเนื่องต่อระดับท้องถิ่น ยิ่งไปกว่านั้นยังมีการประชุมจำนวนมาก แม้ว่าจะมีการเปลี่ยนไปใช้การประชุมออนไลน์มากขึ้น ซึ่งช่วยลดการเดินทาง แต่เวลาที่ใช้ในการประชุมยังคงกินเวลาทำงานของเจ้าหน้าที่ระดับรากหญ้าเป็นจำนวนมาก การประชุมและการทำงานควบคู่กันไป รวมถึงการจัดการงานหลายอย่างพร้อมกัน ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุดได้ยาก หากไม่มีการปรับเปลี่ยนอย่างทันท่วงที ความเสี่ยงที่จะทำงานหนักเกินไปจะส่งผลเสียต่อคุณภาพการปฏิบัติงาน

เพื่อปรับปรุงสถานการณ์ เราต้องแก้ไขปัญหาเรื่องการออกเอกสารก่อน จากนั้น เราต้องทบทวนและจัดหมวดหมู่เอกสาร โดยออกเฉพาะเอกสารที่จำเป็นจริงๆ และรวบรวมเนื้อหาที่สามารถบูรณาการเข้าด้วยกันเพื่อหลีกเลี่ยงการมีเอกสารหลายฉบับสำหรับงานเดียวกัน นอกจากนี้ เราควรเพิ่มการใช้จดหมายข่าวที่ครอบคลุมและแนวทางทั่วไปในหัวข้อเฉพาะ แทนที่จะออกเอกสารแบบกระจัดกระจาย เอกสารต้องกระชับ ชัดเจนเกี่ยวกับงานและความรับผิดชอบ และหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อนหรือการตีความเนื้อหาที่มีอยู่แล้ว ต่อไป เราต้องเข้มงวดเรื่องระเบียบการประชุม การประชุมไม่ควรจัดขึ้นหากสามารถสื่อสารข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรได้ และไม่ควรยืดเยื้อการประชุมหากเนื้อหาชัดเจนอยู่แล้ว ในระหว่างการประชุม จำเป็นต้องเตรียมเนื้อหาอย่างละเอียด ลดเวลาที่ใช้ในการฟังรายงานและเพิ่มเวลาสำหรับการอภิปราย

ในระยะยาว จำเป็นต้องส่งเสริมการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีและสร้างแพลตฟอร์มการจัดการงานแบบครบวงจรตั้งแต่ระดับเมืองไปจนถึงระดับท้องถิ่น เมื่อข้อมูลเชื่อมโยงและอัปเดตแบบเรียลไทม์ รายงานประจำงวดจำนวนมากสามารถจัดทำโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดภาระงานด้านการรายงานและการประชุมในระดับท้องถิ่นได้อย่างมาก

ระบบใหม่จะทำงานได้อย่างราบรื่นก็ต่อเมื่อผู้ที่นำไปใช้งานไม่ถูกภาระงานมากเกินไปจนรับมือไม่ไหว ซึ่งงานเหล่านั้นสามารถลดความยุ่งยากลงได้ การลดภาระงานในระดับรากหญ้ายังเป็นอีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการทำงานในสถานที่ที่นำนโยบายไปปฏิบัติโดยตรง

ทู ฮวง

ที่มา: https://www.sggp.org.vn/giam-tai-cho-co-so-post845358.html