เราสามารถเรียนรู้อะไรจากประสบการณ์ในระดับนานาชาติได้บ้าง?

เมื่อไม่นานมานี้ จังหวัด Khánh Hòa ได้ทดลองใช้ระบบตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานหลัก (KPI) เพื่อวัดคุณภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่ ข้าราชการ และพนักงานของรัฐ

เมื่อเร็วๆ นี้ จังหวัด Khánh Hòa ได้ทดลองใช้ระบบตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานหลัก (KPI) เพื่อวัดคุณภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่ ข้าราชการ และพนักงานของรัฐ ซึ่งนับเป็นก้าวสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการบริหารจัดการและคุณภาพการบริการของหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น

ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลัก (KPIs) ถูกพัฒนาขึ้นในสหรัฐอเมริกาในช่วงทศวรรษ 1980 แต่กว่าจะมีการนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายก็ต้องรอจนถึงปี 1992 นับตั้งแต่นั้นมา KPI ได้ถูกนำไปใช้โดยหลายประเทศ ธุรกิจ หน่วยงาน และองค์กรทั่ว โลก รวมถึงเวียดนาม อย่างไรก็ตาม ชุด KPI ได้ถูกปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับขนาด การดำเนินงาน เป้าหมาย และความต้องการของแต่ละองค์กร

ประเทศอื่นๆ นำ ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน (KPI) มาใช้ ใน การบริหารราชการ อย่างไรบ้าง ?

หน่วยงานรัฐบาลบางแห่งในสหรัฐอเมริกาได้นำตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน (KPI) มาใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงาน โดยใช้เกณฑ์ "Balanced Scorecard" (BSC)

จังหวัด Khánh Hòa กำลังทดลองใช้ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน (KPI) สำหรับเจ้าหน้าที่ พนักงานราชการ และลูกจ้างภาครัฐ (ภาพประกอบ)

ตัวอย่างเช่น สำนักงานงบประมาณและการบริหารของสหรัฐฯ (OSHA) พบว่าหน่วยงานรัฐบาลกลางสามารถลดต้นทุนด้านการบริหารลงได้ประมาณ 5% ภายในสองปีแรกหลังจากนำระบบ Balanced Scorecard (BSC) มาใช้ หน่วยงานต่างๆ สามารถจัดสรรงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยประมาณ 90% ของโครงการ ของรัฐบาล แล้วเสร็จตรงเวลาและเป็นไปตามเป้าหมายงบประมาณ (เทียบกับ 75% ก่อนนำ BSC มาใช้)

สิงคโปร์เป็นตัวอย่างสำคัญของการนำ KPI มาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่และข้าราชการ รัฐบาลสิงคโปร์ได้พัฒนาระบบประเมินผลการปฏิบัติงานโดยใช้ KPI เรียกว่า "กรอบการปฏิบัติงานบริการสาธารณะ" ระบบนี้ประกอบด้วยตัวชี้วัดต่างๆ เช่น คุณภาพของบริการสาธารณะ ความพึงพอใจของประชาชน และความสามารถในการตอบสนองต่อปัญหาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญ ในสิงคโปร์ KPI ไม่เพียงแต่ประเมินผลการปฏิบัติงานเท่านั้น แต่ยังพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมด้วย ซึ่งกระตุ้นให้เจ้าหน้าที่และข้าราชการใช้ความคิดสร้างสรรค์อย่างเต็มที่และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

ในญี่ปุ่น รัฐบาลใช้ตัวชี้วัดต่างๆ เช่น เวลาในการดำเนินการ ความพึงพอใจของประชาชน และประสิทธิภาพการใช้จ่ายงบประมาณ เพื่อให้เกิดความโปร่งใสและประสิทธิผล วิธีการที่สำคัญอย่างหนึ่งคือระบบ PDCA (Plan - Do - Check - Act) ซึ่งช่วยในการติดตามและปรับปรุงนโยบายสาธารณะอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น ในภาคการขนส่ง ญี่ปุ่นตั้งเป้าที่จะลดอัตราความล่าช้าของรถไฟ (Plan) นำเทคโนโลยีการตรวจสอบแบบเรียลไทม์มาใช้ (Do) ประเมินข้อมูลเกี่ยวกับความล่าช้า (Check) และปรับขั้นตอนการบำรุงรักษาหรือตารางเวลารถไฟเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด (Act) ด้วยการใช้ KPI และ PDCA ญี่ปุ่นสามารถปรับนโยบาย ปรับปรุงประสิทธิภาพการบริหารราชการ และให้บริการที่ดีขึ้นแก่ประชาชนได้อย่างรวดเร็ว

จังหวัด Khánh Hòa สามารถเรียนรู้สิ่งใดจากประสบการณ์ในระดับนานาชาติได้บ้าง?

ปัจจุบัน จังหวัด Khánh Hòa กำลังอยู่ในระหว่างการพัฒนาเกณฑ์การประเมิน KPI ดังนั้น ประสบการณ์จากแหล่งข้อมูลระหว่างประเทศจะช่วยให้จังหวัด Khánh Hòa สร้างชุดเครื่องมือที่ครบถ้วน เหมาะสม และเป็นไปได้จริง เพื่อประเมินและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่ ข้าราชการ และพนักงานของรัฐ ตลอดจนคุณภาพการบริการที่จัดทำโดยหน่วยงานบริหารราชการแผ่นดินในอนาคต

จังหวัด Khánh Hòa สามารถศึกษาประสบการณ์ของญี่ปุ่นในการประยุกต์ใช้กระบวนการ PDCA เพื่อติดตามและปรับปรุงขั้นตอนการบริหารอย่างต่อเนื่อง เช่น การลดระยะเวลาในการออกใบอนุญาตประกอบธุรกิจ

อีกทางเลือกหนึ่ง เราอาจสร้างระบบประเมินผลข้าราชการที่ไม่เพียงแต่พิจารณาจากผลการปฏิบัติงานเท่านั้น แต่ยังส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ในที่ทำงานด้วย โดยยึดแบบอย่างของสิงคโปร์ นอกจากนี้ โมเดล Balanced Scorecard (BSC) ของสหรัฐอเมริกา อาจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงบประมาณและทำให้โครงการสาธารณะแล้วเสร็จตามกำหนดเวลาได้

การนำระบบ KPI มาใช้ในการประเมินผลผลิตและศักยภาพในการทำงานของเจ้าหน้าที่และข้าราชการในจังหวัด Khánh Hòa แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าในการปฏิรูปการบริหาร อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ระบบนี้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง จำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นในการพัฒนาตัวชี้วัด KPI ควบคู่ไปกับการฝึกอบรมและการกำกับดูแลอย่างเข้มงวด และการเรียนรู้จากประสบการณ์ของประเทศอื่นๆ จึงจะสามารถยกระดับคุณภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่และข้าราชการ และส่งเสริมการพัฒนาอย่างยั่งยืนของรัฐบาลท้องถิ่นได้

แบบจำลอง PDCA ของญี่ปุ่น:

PDCA (Plan - Do - Check - Act) เป็นแบบจำลองการจัดการคุณภาพที่ได้รับความนิยมและนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในญี่ปุ่น เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานทั้งในภาครัฐและภาคเอกชน เป็นกระบวนการแบบวนซ้ำที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรปรับปรุงประสิทธิภาพและคุณภาพการบริการอย่างต่อเนื่อง ขั้นตอนต่างๆ ได้แก่:

วางแผน: ระบุปัญหาที่จะแก้ไข กำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง และพัฒนากลยุทธ์ในการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น รัฐบาลอาจตั้งเป้าที่จะลดระยะเวลาในการประมวลผลเอกสารทางราชการโดยการเปลี่ยนกระบวนการรับเอกสารให้เป็นระบบดิจิทัล

ลงมือทำ (ดำเนินการ): ดำเนินการตามแผนอย่างเคร่งครัดตามที่ได้วางไว้ เมื่อนำระบบลงทะเบียนออนไลน์มาใช้ หน่วยงานของญี่ปุ่นจะทดสอบกระบวนการกับกลุ่มเล็กๆ ก่อนที่จะขยายผลไปสู่กลุ่มใหญ่

ตรวจสอบ (ตรวจสอบ ประเมิน): เปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้จริงกับเป้าหมาย ระบุจุดแข็งและจุดอ่อน ตัวอย่างเช่น หลังจากเปิดใช้งานระบบลงทะเบียนออนไลน์เป็นเวลา 3 เดือน รัฐบาลโตเกียวได้รวบรวมความคิดเห็นจากประชาชนเพื่อประเมินระดับความพึงพอใจ

การดำเนินการ (การดำเนินการเพื่อการปรับปรุง): จากการประเมิน ให้ปรับกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ เมื่อพบว่ามีข้อมูลผิดพลาดจำนวนมากเนื่องจากการป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง จำเป็นต้องปรับปรุงระบบโดยการเพิ่มฟังก์ชันตรวจสอบข้อผิดพลาดอัตโนมัติ

ที่มา: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html