Синхронізація управління актами цивільного стану – автентифікація після об’єднання

Після запровадження дворівневої системи місцевого самоврядування, повноваження, процес та метод реалізації адміністративних процедур у сфері цивільного стану та свідоцтва про цивільний стан були скориговані відповідно до нової моделі управління. Міністерство юстиції проактивно консультувало та спрямовувало населені пункти для синхронного та безперебійного впровадження, без перерв у процесі обслуговування населення.

Державні службовці Центру обслуговування державного управління району Тан Дан допомагають людям подавати заявки онлайн.

У Центрі державного управління (PVHCC) району Тан Дан робоча атмосфера завжди панує в робочий час. В середньому щодня центр отримує сотні записів у багатьох галузях, найбільша частка яких припадає на сферу актів цивільного стану та свідоцтва (близько 70% від загальної кількості отриманих записів/день). Звичайні процедури, такі як перереєстрація свідоцтв про народження, свідоцтв про смерть, видача копій виписок про цивільний стан, засвідчення документів, підписів... виконуються регулярно. Незважаючи на велику кількість записів, завдяки ініціативі та відданості державних службовців, усі процедури вирішуються швидко.

Пані Хоанг Тхі Нгуєт, село 14, округ Тан Дан, поділилася: «Я прийшла до центру, щоб перереєструвати своє свідоцтво про народження та заповнити документи на землю. Персонал тут дуже захоплено надавав інструкції, особливо тим, хто не знає, як користуватися онлайн-державними послугами».

Наразі в центрі працює 1 директор, який працює неповний робочий день, 1 заступник директора та 2 співробітники, які безпосередньо займаються адміністративними процедурами в різних сферах. Ці співробітники добре володіють професією та проактивно надають допомогу та підтримку громадянам у поданні заявок онлайн. «Нова комуна більша, густонаселеніша та має набагато більше роботи, ніж раніше. Більшість людей, які приходять подати заявки, витрачають час на покрокове керівництво для входу в свою онлайн-заявку, але це вважається «перехідним кроком», щоб допомогти людям ознайомитися з технологіями та навчитися подавати заявки онлайн під час виконання процедур та оформлення документів», – сказала пані Ле Тхі Діу, державний службовець Центру державного управління району Тан Дан.

Не лише в центральних комунах та районах, але й у гірських комунах доступ до державних послуг у сфері юстиції – реєстрації актів цивільного стану – поступово стає звичним явищем. У комуні Мау Лам пані Нгуєн Тхі Лі з села Ео Сон звернулася до Центру державних послуг комуни, щоб отримати копію реєстрації свого шлюбу. Співробітники допомогли їй заповнити заяву онлайн через Національний портал державних послуг, після чого співробітники вчасно отримали, заповнили, підписали та повернули результати. Пані Нгуєн Тхі Нгуєт, державна службовиця Центру державних послуг комуни Мау Лам, сказала: «Прості процедури, пов’язані зі сферою реєстрації актів цивільного стану та їх засвідчення, обробляються, а результати швидко повертаються громадянам. Однак наразі більшість громадян, які приходять для виконання адміністративних процедур, все ще повинні отримувати паперові результати, хоча система надала юридичні електронні копії. Це свідчить про те, що звичка використовувати традиційні документи все ще поширена в багатьох чинних записах та процедурах».

Для забезпечення безперебійної роботи з оформлення актів цивільного стану та їх сертифікації, Департамент юстиції Тхань Хоа проактивно переглядав та коригував нормативні акти, а також тісно співпрацював з відповідними департаментами та відділеннями для видання професійних рекомендаційних документів, що відповідають новій моделі.

За словами пані Тран Тхі Хонг Ле, заступниці начальника Департаменту адміністративної та судової підтримки (Департамент юстиції), за часів функціонування дворівневої місцевої влади основні державні послуги у сфері юстиції – цивільного стану за попередньої районної влади здебільшого були покладені на рівень комун. З 1 липня 2025 року Міністерство юстиції офіційно запровадило нову версію електронної системи реєстрації та управління цивільним станом по всій країні. Відразу після цього Департамент юстиції Тхань Хоа оперативно надав облікові записи для обробки записів, підписав та проштампував документи керівникам Народного комітету, посадовим особам з питань юстиції – цивільного стану та секретарям комунального рівня для 166 комун та районів провінції для здійснення електронної реєстрації цивільного стану. Це допомагає уніфікувати процес обробки записів, збільшити швидкість отримання та повернення результатів, особливо в населених пунктах з великою кількістю записів.

Також зосереджено увагу на роботі з інспекції та професійного керівництва. З початку року Міністерство юстиції видало багато документів, що керують професійною практикою, організувало численні навчальні курси та сприяло розвитку спеціалізованих навичок для представників лідерів Народних комітетів та державних службовців, які виконують судову роботу та роботу з питань цивільного стану в нових комунах та районах. Зміст навчання зосереджений на навичках обробки електронних записів, поєднання процедур реєстрації народження, смерті та постійного проживання, засвідчення підписів, копій..., щоб забезпечити розуміння всіма посадовцями процесу та ефективне обслуговування людей.

Зокрема, зіткнувшись із труднощами, що виникли через дезорієнтацію посадових осіб, відповідальних за судову та цивільну сфери, та тиск робочого навантаження після об'єднання в багатьох комунах та районах, Департамент юстиції Тхань Хоа рекомендував Народному комітету провінції подати до Народної ради провінції постанову № 36/2025/NQ-HDND від 4 жовтня 2025 року, яка визначає обсяг та повноваження Голови Народного комітету комуни щодо державних службовців Народного комітету комуни щодо виконання робіт з легалізації документів у провінції. На підставі затвердженої постанови Голова Народного комітету комуни уповноважує державних службовців Народного комітету комуни виконувати такі роботи з легалізації документів: підписання та засвідчення копій з оригінальних документів та документів, виданих або засвідчених установами та організаціями; підписання та засвідчення підписів на документах та документах (за винятком підписання та засвідчення підпису перекладача). Це положення допомагає зменшити навантаження на керівників Народного комітету комуни, водночас підвищуючи ініціативність та гнучкість команди державних службовців, які працюють безпосередньо з людьми.

Департамент юстиції провінції Тхань Хоа координував роботу з місцевими органами реєстрації актів цивільного стану для завершення оцифрування даних про акти цивільного стану в провінції; опублікував план впровадження оцифрованих даних про акти цивільного стану. Відповідно, всі дані про акти цивільного стану в Системі реєстрації та управління актами цивільного стану були перевірені, порівняні з Національною базою даних населення для забезпечення точності та усунення випадків відсутніх, невірних та дублікатних даних. Здійснено пошук інформації про акти цивільного стану в Інформаційній системі адміністративних процедур через підключення до Електронної бази даних актів цивільного стану, Національної бази даних населення, для врегулювання адміністративних процедур, що вимагають подання/пред'явлення документів про акти цивільного стану, з метою зменшення подання/пред'явлення документів про акти цивільного стану під час процесу прийому та врегулювання відповідно до правил. Пошук інформації про акти цивільного стану для видачі копій виписок про акти цивільного стану (незалежно від місця проживання чи місця попередньої реєстрації актів цивільного стану) та підтвердження інформації про акти цивільного стану.

Завдяки проактивності та позитивному настрою Департаменту юстиції Тхань Хоа, а також зусиллям місцевої влади, діяльність з реєстрації та засвідчення актів цивільного стану в провінції стабілізувалася, в основному задовольняючи потреби громадян. З 1 липня 2025 року по теперішній час органи реєстрації актів цивільного стану в провінції опрацювали понад 22 000 заяв на реєстрацію актів цивільного стану всіх видів. Громади та райони засвідчили понад 15 000 свідоцтв. Файли були повернуті вчасно та до встановленого терміну, що забезпечує дотримання правових норм.

Стаття та фото: Viet Huong

Джерело: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm