Створення електронних записів

Створення електронних записів у програмному забезпеченні для управління документами та робочими записами допомагає Ха Тінь покращити діяльність адміністративного управління та сприяти процесу побудови електронного урядування.

Дотепер паперові документи та документи, засвідчені підписом і печаткою компетентного органу, гарантували їхню законність і використовувалися для управління, керівництва та операцій державних адміністративних установ. Міністерство внутрішніх справ також рекомендувало Провінційному народному комітету видати багато документів, що керують та спрямовують управління та створення паперових документів.

Однак, впровадження традиційних процедур зберігання та архівування в деяких агентствах та підрозділах ще не забезпечено відповідно до чинних норм, таких як: документи не були повністю зареєстровані, все ще знаходяться в затримці, не були зібрані, відредаговані та оцінені... З огляду на це, у 2021 році Ха Тінь пілотував ініціативу зі створення електронних записів за допомогою програмного забезпечення для управління документами та робочими записами.

Створення електронних записів полегшить посадовцям та державним службовцям виконання адміністративних процедур.

Заступник директора Департаменту внутрішніх справ Май Труонг Сінь – автор ініціативи зазначив: «Створення електронних записів та зберігання електронних документів – це новий тип, який має багато відмінностей порівняно з традиційними паперовими записами. Документи створюються на електронних носіях або оцифровуються з документів на інших носіях інформації. Цифрові документи можуть бути автоматично перетворені на записи в мережевому середовищі завдяки функції створення записів, інтегрованій у систему управління документами».

Згідно з оцінкою, Хатінь є одним з провідних населених пунктів у впровадженні електронних записів та оцифруванні електронних документів; організації використання документів для ефективного розгортання онлайн-державних послуг частково та повністю.

Записи створюються онлайн безперебійно, що економить місце для зберігання паперових матеріалів.

У 2021 році місто Ха Тінь пілотно випробувало програму в 6 підрозділах на рівні провінції (Офіс провінційного народного комітету, Департамент внутрішніх справ, Департамент фінансів, Департамент інформації та комунікацій, Департамент науки і технологій, Департамент юстиції) та 3 підрозділах на рівні району (Народний комітет міста Ха Тінь, район Кам Сюйен, район Тхать Ха), в результаті чого було створено 3231 електронний запис.

До 2022 року створення електронних записів за допомогою програмного забезпечення для ведення трудових книжок буде впроваджено у всіх провінційних департаментах, відділеннях та народних комітетах районів, міст та селищ. Загальна кількість створених записів у підрозділах та населених пунктах перевищує 51 600, з яких кількість повних записів сягне понад 13 000. У 2023 році Ха Тінь продовжить активно впроваджувати створення електронних записів за допомогою програмного забезпечення для ведення трудових книжок, прагнучи забезпечити створення 90% трудових книжок на рівні провінції, 80% трудових книжок на рівні району, 30% трудових книжок на рівні комуни (за винятком трудових книжок, що входять до сфери державної таємниці, книжок зі складними документальними компонентами тощо).

На практиці створення електронних документів принесло багато переваг державному управлінню, сприяло адміністративній реформі та підвищило ефективність роботи з документами та архівами.

Завдяки створеним електронним записам процес пошуку та обробки документів відбуватиметься швидко.

Пані Хо Тхі Ніем, спеціаліст Департаменту адміністративної реформи та архівування документів (Департамент внутрішніх справ), поділилася: «З моменту впровадження створення електронних записів у програмному забезпеченні для управління роботою, першою перевагою є те, що це значно скоротило обсяг зберігання паперових записів, як раніше. Більше того, коли записи створюються в мережевому середовищі, процес пошуку та обробки текстової інформації є швидким та зручним. Редагування документів також стає простим та швидким, оскільки більше не потрібно витрачати час на багаторазовий друк та передрук паперових документів, щоб запитувати думки департаментів та управлінь, як раніше. Крім того, електронні записи також обмежують втрату документів, що може легко статися з паперовими записами».

Ще однією перевагою створення електронних записів у програмному забезпеченні для ведення трудових документів є те, що під час обігу електронних документів усі державні службовці та працівники можуть брати участь у процесі обробки та вирішення документів в одній системі. Це забезпечує безперебійність та узгодженість процесу обробки документів. З іншого боку, це допомагає керівникам установ та підрозділів керувати процесом консультування та виконання роботи кожного державного службовця та працівника, коли йому доручено головувати на вирішенні.

Департамент впроваджує створення електронних записів у програмному забезпеченні для управління документами та робочими записами для всіх 216 комун, районів та міст провінції у формі інструкцій. Підрозділ також видав документ, що керує процесом створення електронних записів у програмному забезпеченні для управління робочими записами, основний зміст якого такий: процес складання та підписання електронних документів; процес внесення до списку записів агентства у програмному забезпеченні для управління документами та робочими записами; процес створення електронних записів у програмному забезпеченні для управління документами та робочими записами. Можна сказати, що створення електронних записів є досить складним, але в процесі побудови електронного та цифрового урядування це неминуча вимога.

Пан Май Труонг Сінь

Заступник директора Департаменту внутрішніх справ

Фук Куанг - Май Хоанг

Джерело: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm