Створіть електронний профіль

Створення електронних файлів за допомогою програмного забезпечення для управління документами та робочими файлами допомагає Ха Тінь покращити адміністративне управління та сприяти процесу побудови електронного уряду.

Історично паперові документи, засвідчені підписами та печатками компетентних органів, вважалися юридично дійсними та використовувалися для функціонування, управління та операцій державних адміністративних установ. Департамент внутрішніх справ також рекомендував Провінційному народному комітету видати численні директиви та інструкції щодо управління та створення паперових файлів.

Однак, впровадження традиційних процедур зберігання та архівування документів у деяких установах та підрозділах досі не відповідає чинним нормам, таким як: документи не повністю зареєстровані, залишаються необробленими, не зібрані, не організовані або не оцінені за їхньою цінністю... Виходячи з цього, у 2021 році провінція Хатінь запровадила пілотний проект створення електронних файлів за допомогою програмного забезпечення для управління документами та робочими файлами.

Створення електронних документів – основа для побудови цифрового уряду.

Створення електронних записів полегшить роботу посадовців та державних службовців у здійсненні адміністративних процедур.

За словами Май Труонг Сіньха, заступника директора Департаменту внутрішніх справ та автора ініціативи: «Створення електронних файлів та зберігання електронних документів – це новий тип системи з багатьма відмінностями порівняно з традиційним створенням файлів на паперовій основі. Документи створюються на електронних пристроях або оцифровуються з документів на інших носіях інформації. Цифрові документи можуть бути автоматично створені у файли в мережевому середовищі завдяки функції створення файлів, інтегрованій у систему управління документами».

Згідно з оцінками, Хатінь є одним з провідних населених пунктів у впровадженні створення електронних записів та оцифрування електронних документів; організації використання документів для ефективного впровадження онлайн-державних послуг, як частково, так і повністю.

Створення електронних документів – основа для побудови цифрового уряду.

Записи створюються онлайн безперебійним способом, що економить місце на паперовому зберіганні.

У 2021 році провінція Хатінь пілотувала систему у 6 підрозділах провінційного рівня (Офіс провінційного народного комітету, Департамент внутрішніх справ, Департамент фінансів, Департамент інформації та комунікацій, Департамент науки і технологій та Департамент юстиції) та 3 підрозділах районного рівня (Народний комітет міста Хатінь, район Кам Сюйен та район Тхать Ха), в результаті чого було створено 3231 електронний файл.

До 2022 року створення електронних файлів за допомогою програмного забезпечення для робочих файлів було впроваджено у всіх провінційних департаментах та відомствах, а також у народних комітетах районів, міст та селищ. Загальна кількість створених у цих підрозділах та місцевості файлів становила понад 51 600, з яких понад 13 000 було завершено. У 2023 році Ха Тінь продовжував активно впроваджувати створення електронних файлів за допомогою програмного забезпечення для робочих файлів, прагнучи забезпечити створення 90% робочих файлів на рівні провінції, 80% на рівні району та 30% на рівні комуни (за винятком файлів, класифікованих як державна таємниця або що містять складні документи).

На практиці, створення електронних документів довело свою цінність для державного управління, сприяючи адміністративній реформі та підвищуючи ефективність управління документами та архівування.

Створення електронних документів – основа для побудови цифрового уряду.

Створення електронних записів допоможе пришвидшити процес пошуку та обробки документів.

Пані Хо Тхі Ніем, спеціаліст Департаменту адміністративної реформи та архівування документів (Департамент внутрішніх справ), поділилася: «З моменту впровадження створення електронних файлів у програмному забезпеченні для управління роботою, першою перевагою є значне зменшення обсягу паперового сховища файлів, яке використовувалося раніше. Крім того, коли файли створюються онлайн, процес пошуку та обробки інформації та документів стає швидшим та зручнішим. Редагування документів також стає простішим та швидшим, оскільки більше не потрібно витрачати час на багаторазовий друк паперових документів для отримання відгуків від різних відділів. Крім того, електронні файли також зменшують ризик втрати документів, що частіше трапляється з паперовими файлами».

Ще однією перевагою створення електронних записів у програмному забезпеченні для ведення трудових документів є те, що під час розповсюдження електронних документів усі державні службовці та посадові особи можуть брати участь в обробці та вирішенні документів в межах однієї системи. Це забезпечує безперебійну та послідовну обробку документів. З іншого боку, це допомагає керівникам установ та підрозділів керувати процесом консультування та виконання роботи кожного державного службовця та посадової особи, коли йому доручено керівництво завданням.

Створення електронних документів – основа для побудови цифрового уряду.

Департамент впроваджує створення електронних файлів за допомогою програмного забезпечення для управління документами та робочими файлами для всіх 216 комун, районів та міст провінції за допомогою практичного навчання. Підрозділ також видав документ, що керує процесом створення електронних файлів за допомогою програмного забезпечення для управління робочими файлами, ключовий зміст якого включає: процес складання та підписання електронних документів; процес внесення каталогу файлів агентства до програмного забезпечення для управління документами та робочими файлами; та процес створення електронних файлів за допомогою програмного забезпечення для управління документами та робочими файлами. Можна сказати, що створення електронних файлів є досить складним процесом, але в процесі побудови електронного та цифрового урядування це є важливою вимогою.
Пан Май Труонг Сінь
Заступник директора Департаменту внутрішніх справ

Фук Куанг - Май Хоанг

Джерело