Gmail سے زیادہ موثر ای میل مینجمنٹ کے لیے آؤٹ لک کو کیسے بہتر بنایا جائے۔

اپنے ان باکس کو خود بخود صاف کرنے، ٹریکنگ کو مسدود کرنے، اور اپنی پیداواری صلاحیت کو بڑھانے کے لیے Gmail شارٹ کٹس استعمال کرنے کے لیے ان 10 آؤٹ لک حسب ضرورت تجاویز پر عبور حاصل کریں۔

اگرچہ جی میل فی الحال مارکیٹ کی قیادت کرتا ہے، مائیکروسافٹ آؤٹ لک اب بھی بہت ساری طاقتور خصوصیات کا حامل ہے جو ورک فلو کو نمایاں طور پر بہتر بنانے کے قابل ہے۔ تاہم، آؤٹ لک میں بہت سے مفید ٹولز بذریعہ ڈیفالٹ فعال نہیں ہوتے ہیں، جس کی وجہ سے صارفین بے ترتیبی والے ان باکس کو پیشہ ورانہ ورک اسپیس میں تبدیل کرنے کے مواقع سے محروم رہتے ہیں۔ ذیل میں آپ کے ای میل مینجمنٹ کے تجربے کو بڑھانے کے لیے کچھ اہم نکات ہیں۔

رازداری کو بہتر بنائیں اور ٹریکنگ کو روکیں۔

کاروبار اکثر ای میلز میں چھپے ہوئے "ٹریکنگ پکسلز" کا استعمال کرتے ہیں یہ جاننے کے لیے کہ آپ انہیں کب کھولتے ہیں۔ Outlook.com پر اپنی رازداری کے تحفظ کے لیے، ترتیبات (گیئر آئیکن) > میل > جنک ای میل پر جائیں۔ سیکیورٹی کے اختیارات کے تحت، میرے محفوظ بھیجنے والوں اور ڈومینز کی فہرست میں شامل کسی بھی فرد سے منسلکات، تصاویر اور لنکس کو مسدود کریں کو منتخب کریں۔ یہ خفیہ ٹریکنگ اور فشنگ کی کوششوں کو روکنے میں مدد کرتا ہے۔

مزید برآں، آپ میل > لے آؤٹ پر جا کر "بھیجنے والے کی تصاویر نہ دکھائیں" کو بند کر سکتے ہیں اور میسج ہینڈلنگ ٹیب میں، خریداری سے متعلق بھیجنے والے لوگو کو ظاہر کرنے کے آپشن کو غیر چیک کر سکتے ہیں۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ اہم ای میلز ضائع نہ ہوں، اسی ترتیبات کے مینو میں محفوظ بھیجنے والوں میں بھروسہ مند پتے شامل کریں۔

سویپ فیچر کے ساتھ اپنے ان باکس کو خود بخود صاف کریں۔

سویپ فیچر ایک طاقتور ٹول ہے جو مخصوص بھیجنے والوں کی ای میلز کی صفائی کو خودکار بناتا ہے۔ مثال کے طور پر، آپ آؤٹ لک کو صرف پچھلے 10 دنوں کی بینکنگ ٹرانزیکشن ای میلز رکھنے اور خود بخود پرانی ای میلز کو محفوظ کرنے کے لیے سیٹ کر سکتے ہیں۔

ایسا کرنے کے لیے، ایک ای میل منتخب کریں، ہوم ٹیب پر کلک کریں، اور سویپ کو منتخب کریں۔ پروسیسنگ کے چار اہم اختیارات کے ساتھ ایک ونڈو نمودار ہوگی۔

یہ انٹرفیس آپ کو ایک طے شدہ اصول کے مطابق ای میلز کو خود بخود منتقل یا حذف کرنے کے لیے سویپ فیچر ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے۔

• تمام پیغامات کو ان باکس سے باہر منتقل کریں۔
• تمام موجودہ اور مستقبل کے پیغامات کو منتقل کریں۔
• صرف تازہ ترین پیغامات رکھیں۔
• 10 دن سے زیادہ پرانے پیغامات کو خودکار طور پر منتقل کریں۔

سوائپ اشاروں اور Gmail شارٹ کٹس کے ساتھ پروسیسنگ کو تیز کریں۔

موبائل ایپ پر، آپ سیٹنگز > ای میل > سوائپ آپشنز پر جا کر ای میلز کو ڈیلیٹ، آرکائیو یا فلیگ کرنے کے لیے بائیں یا دائیں سوائپ کے اشارے کو حسب ضرورت بنا سکتے ہیں۔ گوگل کے کی بورڈ شارٹ کٹس سے واقف کمپیوٹر صارفین کے لیے، آؤٹ لک سیٹنگز > عمومی > ایکسیسبیلٹی > کی بورڈ شارٹ کٹس میں Gmail کے کی بورڈ شارٹ کٹس پر سوئچ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

ایک خصوصیت قابل توجہ ہے فوری اقدامات۔ یہ ٹول آپ کو ایک ہی کلک میں متعدد کارروائیوں کو یکجا کرنے کی اجازت دیتا ہے، جیسے کہ ای میل کو پڑھا ہوا نشان زد کرنا اور اسے آرکائیو فولڈر میں منتقل کرنا۔ آپ اسے میل > فوری اقدامات پر ترتیب دے سکتے ہیں۔

AI اور اضافی خصوصیات کو کنٹرول کریں۔

اگر آپ مکمل ڈیٹا سیکیورٹی چاہتے ہیں اور Copilot AI استعمال نہیں کرنا چاہتے تو آپ اس فیچر کو آف کرنے کے لیے Settings > Copilot پر جا سکتے ہیں۔ مزید برآں، رازداری اور ڈیٹا سیکشن میں، آپ کو تشخیصی ڈیٹا اور مواد کے تجزیے کو جمع کرنے کے اختیارات کو غیر فعال کرنا چاہیے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ Microsoft آپ کی ای میلز سے معلومات اکٹھا نہیں کرتا ہے۔

آخر میں، میل > تحریر اور جواب میں واپس بھیجنے کی خصوصیت کو فعال کریں۔ آپ 30 سیکنڈ تک کا ٹائم آؤٹ سیٹ کر سکتے ہیں تاکہ آپ کو غلط ڈیلیور شدہ یا غلط ای میلز کو حقیقت میں بھیجے جانے سے پہلے یاد کر سکیں۔

ایڈورٹائزنگ

ماخذ: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html