كيفية تحسين برنامج Outlook لإدارة البريد الإلكتروني بكفاءة أكبر من Gmail.

أتقن هذه النصائح العشر لتخصيص Outlook لتنظيف صندوق الوارد الخاص بك تلقائيًا، ومنع التتبع، واستخدام اختصارات Gmail لزيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد.

رغم أن Gmail يتصدر السوق حاليًا، إلا أن Microsoft Outlook لا يزال يتمتع بالعديد من الميزات القوية القادرة على تحسين سير العمل بشكل ملحوظ. مع ذلك، فإن العديد من الأدوات المفيدة في Outlook غير مُفعّلة افتراضيًا، مما يحرم المستخدمين من فرص تحويل صندوق بريدهم المزدحم إلى بيئة عمل احترافية. فيما يلي بعض النصائح المهمة لتحسين تجربة إدارة بريدك الإلكتروني.

عزز الخصوصية وامنع التتبع.

تستخدم الشركات غالبًا "وحدات تتبع" مخفية في رسائل البريد الإلكتروني لمعرفة وقت فتحها. لحماية خصوصيتك على Outlook.com، انتقل إلى الإعدادات (رمز الترس) > البريد > البريد غير المرغوب فيه . ضمن خيارات الأمان ، حدد "حظر المرفقات والصور والروابط من أي شخص ليس في قائمة المرسلين والنطاقات الموثوقة" . يساعد هذا في منع التتبع الخفي ومحاولات التصيد الاحتيالي.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الانتقال إلى البريد > التخطيط لإيقاف تشغيل خيار "عدم إظهار صور المرسل" ، وفي علامة تبويب معالجة الرسائل ، قم بإلغاء تحديد خيار عرض شعارات المرسل المتعلقة بالتسوق. ولضمان عدم ضياع رسائل البريد الإلكتروني المهمة، أضف عناوين البريد الإلكتروني الموثوقة إلى قائمة المرسلين الموثوق بهم في قائمة الإعدادات نفسها.

قم بتنظيف صندوق بريدك الوارد تلقائيًا باستخدام ميزة المسح.

تُعدّ ميزة "التنظيف" أداةً فعّالة تُسهّل عملية تنظيف رسائل البريد الإلكتروني من مُرسلين مُحدّدين. على سبيل المثال، يُمكنك ضبط برنامج Outlook للاحتفاظ فقط برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات المصرفية خلال آخر 10 أيام، وأرشفة الرسائل الأقدم تلقائيًا.

للقيام بذلك، حدد بريدًا إلكترونيًا، وانقر فوق علامة التبويب الرئيسية ، ثم اختر مسح . ستظهر نافذة تحتوي على أربعة خيارات معالجة رئيسية:

تتيح لك هذه الواجهة إعداد ميزة المسح لنقل أو حذف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا وفقًا لقاعدة محددة.

• انقل جميع الرسائل من صندوق الوارد.
• انقل جميع الرسائل الحالية والمستقبلية.
• احتفظ فقط بأحدث الرسائل.
• نقل الرسائل التي يزيد عمرها عن 10 أيام تلقائياً.

قم بتسريع المعالجة باستخدام إيماءات التمرير واختصارات Gmail.

في تطبيق الهاتف، يمكنك تخصيص إيماءة السحب لليسار أو اليمين لحذف الرسائل الإلكترونية أو أرشفتها أو وضع علامة عليها، وذلك بالانتقال إلى الإعدادات > البريد الإلكتروني > خيارات السحب . أما بالنسبة لمستخدمي الكمبيوتر المعتادين على اختصارات لوحة مفاتيح جوجل، فيتيح لك Outlook التبديل إلى اختصارات لوحة مفاتيح Gmail من خلال الإعدادات > عام > إمكانية الوصول > اختصارات لوحة المفاتيح .

من الميزات الجديرة بالذكر ميزة "الخطوات السريعة ". تتيح لك هذه الأداة دمج عدة إجراءات بنقرة واحدة، مثل وضع علامة "مقروء" على بريد إلكتروني ونقله إلى مجلد الأرشيف. يمكنك إعداد هذه الميزة من خلال "البريد" > "الخطوات السريعة" .

التحكم في الذكاء الاصطناعي والميزات الإضافية.

إذا كنت ترغب في ضمان أمان بياناتك بشكل كامل ولا تريد استخدام ميزة Copilot AI، يمكنك الانتقال إلى الإعدادات > Copilot لإيقاف تشغيل هذه الميزة. بالإضافة إلى ذلك، في قسم الخصوصية والبيانات ، يجب عليك تعطيل خيارات جمع بيانات التشخيص وتحليل المحتوى لضمان عدم قيام مايكروسوفت بجمع معلومات من رسائلك الإلكترونية.

أخيرًا، فعّل خاصية التراجع عن الإرسال في البريد > إنشاء رسالة والرد عليها . يمكنك ضبط مهلة تصل إلى 30 ثانية لتتمكن من استرجاع الرسائل الإلكترونية التي تم تسليمها بشكل خاطئ أو التي تحتوي على أخطاء قبل إرسالها فعليًا.

دعاية

المصدر: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html