إذا جمعنا كل ذلك، فكم عدد الاجتماعات التي تُعقد على مستوى البلاد سنوياً؟ لا أحد يستطيع تقديم إجابة دقيقة. كل ما نعرفه هو أن جداول أعمال المسؤولين والموظفين الحكوميين في العديد من الوكالات مليئة بالاجتماعات.
في بعض المناطق والمؤسسات المملوكة للدولة، أصبحت الإحاطات الصباحية إجراءً إلزاميًا، على الرغم من أن محتواها غالبًا ما يقتصر على الاستماع إلى تقارير حول مسائل موثقة كتابيًا. وبمجرد انتهاء الاجتماع، ينتهي يوم العمل المثمر.
الاجتماعات ضرورية. لا أحد ينكر دورها في القيادة والإدارة. لكن المشكلة تكمن في أن كثرة الاجتماعات، وطول مدتها، وعدم فعاليتها، باتت تشكل شكلاً مقلقاً للغاية من أشكال الهدر.
لماذا تُعقد كل هذه الاجتماعات؟ أولاً، يعود ذلك إلى ممارسات إدارية قديمة؛ إذ تُعقد الاجتماعات كلما ظهرت مشكلة. في العديد من المؤسسات، أصبحت الاجتماعات إجراءً روتينياً. تُناقش التوجيهات الجديدة، وتُنفذ الوثائق الجديدة، وتُعالج التأخيرات من خلال اجتماعات المراجعة. ثانياً، لم تُطبق العديد من المؤسسات الإدارة الموجهة نحو الأهداف أو الإدارة القائمة على النتائج بشكل كامل. لا تُسند المهام بوضوح إلى أفراد محددين، مع تحديد مسؤوليات ومواعيد نهائية واضحة، لذا تُعقد الاجتماعات للتذكير والمتابعة. ثالثاً، يؤدي الخوف من المسؤولية إلى عقد الاجتماعات "لتقاسم المخاطر". يمكن حل العديد من المشكلات بسرعة من خلال التفويض، لكن قادة الوحدات ما زالوا يختارون عقد الاجتماعات. تُعقد الاجتماعات الكبيرة لخلق شعور بالمسؤولية الجماعية، لضمان تقاسم العبء عند وقوع الأخطاء.
وقّع تران كام تو، العضو الدائم في أمانة اللجنة المركزية للحزب، على قرار الأمانة بشأن تصحيح أساليب العمل وتحسين كفاءة النظام السياسي . ووفقًا للأمانة، فقد تحققت نتائج ملموسة في عملية إعادة هيكلة وتبسيط الجهاز التنظيمي للنظام السياسي مؤخرًا. ومع ذلك، لا تزال هناك بعض القضايا التي تحتاج إلى معالجة، مثل الإفراط في إصدار الوثائق وعقد الاجتماعات. لذا، تطالب الأمانة بخفض عدد الاجتماعات السنوية بنسبة 10% على الأقل، والحد من الاجتماعات غير الضرورية، وتقصير مدة الاجتماعات، وضمان ألا تتجاوز الكلمات الختامية للقادة 50 دقيقة. ويُظهر هذا التوجيه أن "كثرة الاجتماعات" لم تعد مجرد شعور شخصي، بل مشكلة تؤثر على النظام بأكمله.
إن اجتماعاً يستمر لعدة ساعات، ويضم العشرات، بل وحتى المئات، من الحضور، يعني تجميد مئات الساعات من العمل. في الوقت نفسه، يمكن التعامل مع جزء كبير من المحتوى بالكامل من خلال المستندات المكتوبة أو التقارير الإلكترونية أو التبادلات القصيرة عبر الإنترنت.
والأهم من ذلك، عندما يقضي المسؤولون وقتاً طويلاً في الاجتماعات، فإن الوقت الذي يمكنهم تخصيصه للعمل الفعلي، وللميدان، ولخدمة الناس والشركات، يتقلص بشكل كبير. ويتأخر العمل، وتنخفض الكفاءة، وفي النهاية، يتحمل المجتمع العواقب.
والأخطر من ذلك، أن كثرة الاجتماعات تخلق شعوراً بالرضا عن النفس والجمود. فعند وجود مشكلة، يُعقد اجتماع. وعند عدم وضوح المسؤوليات، يُعقد اجتماع آخر. وعند عدم إنجاز مهمة ما، يُعقد اجتماع للتعلم من التجربة.
إن تقليل الاجتماعات لا يعني تقليل القيادة أو الكفاءة، بل على العكس، هو وسيلة لزيادة الكفاءة التشغيلية، مع مراعاة وقت الموظفين وموارد المجتمع. فعندما يُدرس كل اجتماع بعناية، ويُنظم بكفاءة، ويتناول القضية مباشرةً، ويؤدي إلى استنتاجات واضحة، سيعمل النظام بسلاسة وسيسير العمل وفق الجدول الزمني المحدد.
حان الوقت لنكون صريحين مع بعضنا البعض ونُقرّ بأنّ الهدر الناتج عن الاجتماعات المُفرطة لم يعد مشكلة بسيطة. إنّ إلغاء الاجتماعات غير الضرورية يُعدّ بمثابة القضاء على شكل من أشكال الهدر الخفيّ والمستمر. ينبغي تخصيص هذا الوقت للعمل، وحلّ المشكلات، وتحسين حياة الناس.
المصدر: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm
تعليق (0)