জিমেইলের চেয়ে আরও কার্যকর ইমেইল ব্যবস্থাপনার জন্য আউটলুককে কীভাবে অপ্টিমাইজ করবেন

আপনার ইনবক্স স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিষ্কার করতে, ট্র্যাকিং ব্লক করতে এবং আপনার কর্মদক্ষতা বাড়াতে জিমেইল শর্টকাট ব্যবহার করার জন্য আউটলুক কাস্টমাইজেশনের এই ১০টি টিপস আয়ত্ত করুন।

যদিও বর্তমানে জিমেইল বাজারে শীর্ষস্থানে রয়েছে, মাইক্রোসফট আউটলুকেও এমন অনেক শক্তিশালী ফিচার আছে যা কাজের ধারাকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে সক্ষম। তবে, আউটলুকের অনেক দরকারি টুল ডিফল্টভাবে চালু থাকে না, যার ফলে ব্যবহারকারীরা একটি অগোছালো ইনবক্সকে পেশাদার কর্মক্ষেত্রে রূপান্তরিত করার সুযোগ থেকে বঞ্চিত হন। আপনার ইমেইল ব্যবস্থাপনার অভিজ্ঞতা উন্নত করার জন্য নিচে কিছু গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ দেওয়া হলো।

গোপনীয়তা বাড়ান এবং ট্র্যাকিং ব্লক করুন।

ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলো প্রায়ই ইমেইলে লুকানো 'ট্র্যাকিং পিক্সেল' ব্যবহার করে, যাতে তারা জানতে পারে আপনি কখন ইমেইল খোলেন। Outlook.com-এ আপনার গোপনীয়তা রক্ষা করতে, সেটিংস (গিয়ার আইকন) > মেইল ​​> জাঙ্ক ইমেইল- এ যান। সিকিউরিটি অপশনস- এর অধীনে, 'আমার নিরাপদ প্রেরক এবং ডোমেইন তালিকায় নেই এমন কারো কাছ থেকে আসা অ্যাটাচমেন্ট, ছবি এবং লিঙ্ক ব্লক করুন' বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এটি গোপন ট্র্যাকিং এবং ফিশিং প্রচেষ্টা প্রতিরোধ করতে সাহায্য করে।

এছাড়াও, আপনি মেইল ​​> লেআউট- এ গিয়ে 'প্রেরকের ছবি দেখাবেন না' বিকল্পটি বন্ধ করতে পারেন এবং মেসেজ হ্যান্ডলিং ট্যাবে, কেনাকাটা-সম্পর্কিত প্রেরকের লোগো প্রদর্শনের বিকল্পটি আনচেক করতে পারেন। গুরুত্বপূর্ণ ইমেল যাতে হারিয়ে না যায়, তা নিশ্চিত করতে একই সেটিংস মেনুতে থাকা 'নিরাপদ প্রেরক' -এ বিশ্বস্ত ঠিকানাগুলো যোগ করুন।

সুইপ ফিচারের মাধ্যমে আপনার ইনবক্স স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিষ্কার করুন।

সুইপ ফিচারটি একটি শক্তিশালী টুল যা নির্দিষ্ট প্রেরকদের ইমেল পরিষ্কার করার কাজটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আউটলুককে এমনভাবে সেট করতে পারেন যাতে এটি শুধুমাত্র গত ১০ দিনের ব্যাংকিং লেনদেনের ইমেলগুলো রাখে এবং এর চেয়ে পুরোনো ইমেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করে ফেলে।

এটি করার জন্য, একটি ইমেল নির্বাচন করুন, হোম ট্যাবে ক্লিক করুন এবং সুইপ (Sweep ) বেছে নিন। একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে যেখানে চারটি প্রধান প্রসেসিং অপশন থাকবে:

এই ইন্টারফেসটি আপনাকে একটি নির্দিষ্ট নিয়ম অনুযায়ী ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরানো বা মুছে ফেলার জন্য সুইপ ফিচারটি সেট আপ করার সুযোগ দেয়।

• ইনবক্স থেকে সমস্ত বার্তা সরিয়ে ফেলুন।
• বর্তমান ও ভবিষ্যতের সমস্ত বার্তা স্থানান্তর করুন।
• শুধুমাত্র সর্বশেষ বার্তাগুলো রাখুন।
• ১০ দিনের বেশি পুরোনো বার্তাগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরিয়ে দিন।

সোয়াইপ জেসচার এবং জিমেইল শর্টকাট ব্যবহার করে প্রসেসিংয়ের গতি বাড়ান।

মোবাইল অ্যাপে, সেটিংস > ইমেল > সোয়াইপ অপশন- এ গিয়ে আপনি ইমেল ডিলিট, আর্কাইভ বা ফ্ল্যাগ করার জন্য বাম বা ডান সোয়াইপ জেসচারটি কাস্টমাইজ করতে পারেন। গুগলের কীবোর্ড শর্টকাটে অভ্যস্ত কম্পিউটার ব্যবহারকারীদের জন্য, আউটলুক সেটিংস > সাধারণ > অ্যাক্সেসিবিলিটি > কীবোর্ড শর্টকাট- এ গিয়ে জিমেইলের কীবোর্ড শর্টকাটে পরিবর্তন করার সুযোগ দেয়।

একটি উল্লেখযোগ্য বৈশিষ্ট্য হলো কুইক স্টেপস। এই টুলটি আপনাকে একটি ক্লিকেই একাধিক কাজ সম্পন্ন করার সুযোগ দেয়, যেমন কোনো ইমেলকে পঠিত হিসেবে চিহ্নিত করা এবং সেটিকে আর্কাইভ ফোল্ডারে সরিয়ে নেওয়া। আপনি মেইল ​​> কুইক স্টেপস- এ গিয়ে এটি সেট আপ করতে পারেন।

এআই এবং অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলো নিয়ন্ত্রণ করুন।

আপনি যদি সম্পূর্ণ ডেটা নিরাপত্তা চান এবং কোপাইলট এআই ব্যবহার করতে না চান, তাহলে সেটিংস > কোপাইলট- এ গিয়ে এই ফিচারটি বন্ধ করে দিতে পারেন। এছাড়াও, প্রাইভেসি অ্যান্ড ডেটা সেকশনে, ডায়াগনস্টিক ডেটা সংগ্রহ এবং কন্টেন্ট অ্যানালাইসিসের অপশনগুলো নিষ্ক্রিয় করে দেওয়া উচিত, যাতে মাইক্রোসফট আপনার ইমেল থেকে কোনো তথ্য সংগ্রহ করতে না পারে।

অবশেষে, Mail > Compose and reply- তে গিয়ে Undo send ফিচারটি চালু করুন। ভুলবশত পাঠানো বা ভুল ইমেলগুলো পাঠানোর আগেই ফিরিয়ে আনার জন্য আপনি ৩০ সেকেন্ড পর্যন্ত একটি টাইমআউট সেট করতে পারেন।

বিজ্ঞাপন

উৎস: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html