Co se můžeme naučit z mezinárodních zkušeností?

Provincie Khanh Hoa nedávno pilotně zavedla systém klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) k měření kvality práce svých úředníků, státních zaměstnanců a veřejných zaměstnanců.

Provincie Khanh Hoa nedávno pilotně zavedla systém klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) k měření kvality práce vykonávané jejími úředníky, státními zaměstnanci a veřejnými zaměstnanci. Jedná se o důležitý krok ke zlepšení efektivity řízení a kvality služeb poskytovaných místním samosprávným aparátem.

Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) byly vyvinuty ve Spojených státech v 80. letech 20. století, ale až v roce 1992 se tato metoda široce rozšířila. Od té doby KPI používá mnoho zemí, podniků, agentur a organizací po celém světě , včetně Vietnamu. Sady KPI však byly upraveny tak, aby vyhovovaly rozsahu, provozu, cílům a požadavkům každé organizace.

Jak jiné země uplatňují klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) ve veřejné správě ?

Některé vládní agentury ve Spojených státech přijaly klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) k měření pracovního výkonu pomocí kritérií „Balanced Scorecard“ (BSC).

Provincie Khanh Hòa pilotně ověřuje aplikaci klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) pro své zaměstnance, státní úředníky a veřejné zaměstnance. (Ilustrační obrázek)

Například Úřad pro rozpočet a správu USA (OSHA) zaznamenal, že federální agentury snížily administrativní náklady přibližně o 5 % během prvních dvou let po zavedení systému Balanced Scorecard (BSC). Agentury byly schopny efektivněji alokovat rozpočty, přičemž přibližně 90 % vládních programů bylo dokončeno včas a splnilo rozpočtové cíle (ve srovnání se 75 % před zavedením BSC).

Singapur je také ukázkovým příkladem uplatňování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) ke zlepšení výkonu svých úředníků a státních zaměstnanců. Singapurská vláda vyvinula systém hodnocení výkonu založený na KPI s názvem „Rámec výkonu veřejné služby“. Tento systém zahrnuje ukazatele, jako je kvalita veřejných služeb, spokojenost občanů a schopnost rychle a efektivně reagovat na problémy. Je pozoruhodné, že v Singapuru KPI nejen hodnotí pracovní výkon, ale zohledňují také faktory, jako je kreativita a inovace. To motivuje úředníky a státní zaměstnance k maximalizaci jejich kreativity a zlepšování pracovních procesů.

V Japonsku vláda využívá metriky, jako je doba zpracování, spokojenost občanů a efektivita vynakládání rozpočtu, k zajištění transparentnosti a efektivity. Jednou z důležitých metod je systém PDCA (Plan - Do - Check - Act), který pomáhá průběžně monitorovat a zlepšovat veřejné politiky. Například v odvětví dopravy se Japonsko snaží snížit míru zpoždění vlaků (Plan), zavést technologii monitorování v reálném čase (Do), vyhodnotit data o zpožděních (Check) a upravit kroky údržby nebo jízdní řády vlaků s cílem optimalizovat efektivitu (Act). Uplatňováním klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) a PDCA může Japonsko rychle upravovat politiky, zlepšovat efektivitu veřejné správy a poskytovat lepší služby svým občanům.

Co se může Khanh Hoa naučit z mezinárodních zkušeností?

V současné době Khanh Hoa vyvíjí kritéria pro hodnocení klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI). Zkušenosti z mezinárodních zdrojů proto mohou Khanh Hoa v budoucnu pomoci vytvořit kompletní, optimalizovanou a proveditelnou sadu nástrojů pro hodnocení a zlepšování efektivity práce úředníků, státních zaměstnanců a veřejných zaměstnanců, jakož i kvality služeb poskytovaných státním administrativním aparátem.

Khanh Hoa by se mohl inspirovat japonskými zkušenostmi s uplatňováním cyklu PDCA za účelem průběžného sledování a zlepšování administrativních postupů, jako je například zkrácení doby potřebné k vydávání obchodních licencí.

Alternativně bychom mohli vybudovat systém hodnocení státních zaměstnanců, který by nebyl založen pouze na výkonu, ale také by podporoval kreativitu na pracovišti, dle singapurského modelu. Americký model Balanced Scorecard (BSC) by navíc mohl pomoci optimalizovat rozpočty a zajistit, aby veřejné projekty byly dokončeny včas.

Aplikace systému klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) při hodnocení produktivity a pracovní kapacity úředníků a státních zaměstnanců v Khanh Hoa demonstruje silný závazek k administrativní reformě. Aby však byl systém skutečně efektivní, potřebuje flexibilitu při vývoji ukazatelů KPI v kombinaci s důkladným školením a dohledem a poučením se ze zkušeností jiných zemí. Pouze tehdy lze zlepšit kvalitu práce úředníků a státních zaměstnanců a podpořit udržitelný rozvoj místní samosprávy.

Japonský model PDCA:

PDCA (Plánuj - Dělej - Kontroluj - Jednej) je populární model řízení kvality, široce používaný v Japonsku ke zlepšení pracovního výkonu ve veřejném i soukromém sektoru. Jedná se o iterativní proces, který má organizacím pomoci neustále zlepšovat efektivitu a kvalitu služeb. Mezi kroky patří:

Plán: Identifikujte problém, který je třeba řešit, stanovte si konkrétní cíle a vypracujte implementační plán. Například vláda by se mohla zaměřit na zkrácení doby potřebné ke zpracování administrativních dokumentů digitalizací procesu příjmu dokumentů.

Provedení: Implementujte plán přesně tak, jak je uveden. Při aplikaci online registračního systému japonské agentury testují proces na malé skupině, než jej rozšíří.

Kontrola (Zkontrolovat, vyhodnotit): Porovnejte skutečné výsledky s cíli, identifikujte silné a slabé stránky. Například po 3 měsících zavedení online registrace shromáždila tokijská vláda zpětnou vazbu od občanů, aby posoudila úroveň spokojenosti.

Opatření (Opatření ke zlepšení): Na základě posouzení upravit proces pro optimalizaci efektivity. Pokud se zjistí, že mnoho záznamů je chybných v důsledku nesprávného zadání informací, je třeba systém vylepšit přidáním funkce automatické kontroly chyb.

Zdroj: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html