Posílení řízení dokumentární a archivní práce v procesu reorganizace aparátu politického systému.

Je přísně zakázáno nezákonně zabavovat, převádět nebo ničit dokumenty a databáze dokumentů; není dovoleno poškozovat ani ztrácet dokumenty a databáze dokumentů během procesu organizování aparátu.

Dne 19. března 2025 vydalo Ministerstvo vnitra oficiální depeši č. 414/BNV-VTLTNN lidovým výborům provincií a centrálně řízených měst o posílení řízení dokumentární a archivní práce v procesu reorganizace aparátu politického systému v souladu se závěrem politbyra č. 127-KL/TW.

Je přísně zakázáno nezákonně vlastnit, převádět nebo ničit dokumenty a databáze dokumentů.

Aby byla zajištěna hladká a nepřetržitá práce s dokumenty a archivy, aby byla zajištěna bezpečná správa dokumentů před, během a po dokončení reorganizace politického systému dle závěru politbyra a sekretariátu č. 127-KL/TW ze dne 28. února 2025 o provedení výzkumu a návrhu na pokračování reorganizace politického systému, implementaci odpovědnosti za státní správu dokumentů a archivů, žádá Ministerstvo vnitra předsedu Lidového výboru provincie nebo ústředně řízeného města, aby urychleně nařídil realizaci řady naléhavých úkolů k posílení řízení práce s dokumenty a archivy v procesu reorganizace aparátu místní samosprávy takto:

Za prvé, řádně a plně dodržovat právní předpisy týkající se dokumentů a archivů a splňovat následující požadavky:

Za prvé, všechny dokumenty a databáze dokumentů vytvořené během činnosti agentur a organizací musí být spravovány centrálně, jednotně a bezpečně podle každého archivu; dokumenty a databáze dokumentů jakékoli agentury nebo organizace musí být započítány a shromažďovány podle archivu dané agentury nebo organizace.

Za druhé, agentura nebo organizace uzavře své archivy ode dne ukončení činnosti. Agentura nebo organizace nesmí vydávat správní dokumenty v rámci své pravomoci ode dne, kdy rozhodnutí příslušného orgánu o fúzi nebo ukončení činnosti nabude účinnosti.

Za třetí, před organizačním uspořádáním a během něj musí být dokumenty a databáze i nadále uchovávány v archivech Provinčního historického archivu a Archivu agentury (nebo v místě, kde jsou uchovávány) správní jednotky před tímto uspořádáním.

Za čtvrté, je přísně zakázáno nezákonně zabavovat, převádět nebo ničit dokumenty a databáze dokumentů; není dovoleno poškozovat ani ztrácet dokumenty a databáze dokumentů během procesu organizování aparátu.

Za druhé, provinční historické archivy jsou zodpovědné za přijímání a koordinaci s vedoucími agentur, organizací a správních jednotek s cílem pokračovat v uchovávání všech archivních dokumentů a databází dokumentů v provincii na místě nebo dočasně a předávat dokumenty v souladu s jejich správní pravomocí novým agenturám, organizacím a správním jednotkám po reorganizaci organizační struktury.

Za třetí, předání dokumentů a databází dokumentů po organizačním uspořádání je provedeno v souladu s ustanoveními zákona o archivní správě.

Za čtvrté, striktně uplatňovat právní předpisy týkající se správy a používání pečetí a certifikátů digitálního podpisu pro specializované veřejné služby; chránit státní tajemství a zajistit bezpečnost informací, dokumentů a dat při provádění statistických úkolů, balení, předávání, uchovávání a používání v procesu reorganizace aparátu.

Vydávání dokumentů upravujících seznam identifikačních kódů pro dokumenty, záznamy a textové symboly nových agentur a organizací

Ministerstvo vnitra doporučuje, aby předseda provinčního lidového výboru jakožto vedoucí odpovídal za provádění státní správy archivů v dané lokalitě v rámci svých povinností a pravomocí; aby v průběhu celého procesu organizačního uspořádání zajišťoval bezpečnost dokumentů a databází dokumentů v rámci správní pravomoci v souladu s ustanoveními zákona.

Naléhavě vydat směrnici předsedy zemského lidového výboru o posílení státní správy dokumentární a archivní práce.

Vypracovat plán reorganizace státních historických archivů na provinční úrovni v rámci Projektu přeskupení a reorganizace správních jednotek na všech úrovních a vybudování dvouúrovňového modelu organizace místní samosprávy a předložit jej příslušným orgánům k posouzení a implementaci.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně provést následující úkoly:

Nejprve vydat dokument upravující seznam identifikačních kódů pro dokumenty, záznamy a textové symboly nových agentur a organizací pod správou.

Za druhé, nařídit vedoucímu nové agentury nebo organizace, aby přijímal dokumenty a databáze spadající pod jeho správní pravomoc; vedoucímu nové administrativní jednotky na místní úrovni, aby přijímal dokumenty v místnostech a skladech v oblasti správy, kterou dočasně spravuje Provinční historický archiv.

Za třetí, nasměrovat jednotku spravující a provozující systém k implementaci technických řešení, která zajistí kontinuitu a pokračování vydávání dokumentů a vyřizování pracovních úkonů agentur a organizací pod její správou.

Za čtvrté, řídit vývoj projektů a plánů pro řízení a obchodní zpracování dříve sestavených dokumentů.

Za páté, zajistit zdroje pro bezpečné a bezproblémové provádění administrativních a archivních úkolů před, během a po organizačním uspořádání.

Za šesté, informovat Ministerstvo vnitra o stavu implementace, aby Ministerstvo vnitra mohlo shrnout a podat zprávu vládě .

Vydání plánu k provedení směrnice předsedy zemského lidového výboru o posílení řízení dokumentární a archivní práce.

Pro ministerstvo vnitra doporučit předsedovi provinčního lidového výboru vydání směrnice o posílení řízení dokumentární a archivní práce v procesu reorganizace aparátu místního politického systému.

Vydat plán k provedení směrnice předsedy provinčního lidového výboru o posílení řízení dokumentární a archivní práce v procesu reorganizace aparátu místního politického systému.

Provinční historický archiv pověřuje úředníky organizací pracovních skupin pro agentury, organizace a jednotky, které budou přijímat, koordinovat uchovávání dokumentů na místě a vymezovat databázi dokumentů v systému.

Uložit Provinčnímu historickému archivu povinnost proaktivně přijímat opatření ke shromažďování trvale uchovávaných záznamů, které byly kompletně editovány v agenturách a organizacích, jež jsou zdrojem dokumentů předkládaných Provinčnímu historickému archivu.

Poradit předsedovi Provinčního lidového výboru, aby zajistil dostatečné zdroje k zajištění bezpečnosti dokumentů a databází dokumentů v místnostech a skladech, které byly potvrzeny a zapečetěny Provinčním historickým archivem, až do doby jejich předání odpovědnému správnímu orgánu nebo organizaci po reorganizaci aparátu.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně provést následující úkoly:

Poradit předsedovi Provinčního lidového výboru, aby neprodleně vydal seznam identifikačních kódů pro dokumenty, záznamy a textové symboly agentur a organizací vzniklých po reorganizaci aparátu pod jejich správou.

Předložit provinčnímu lidovému výboru projekt správy a nakládání s dokumenty agentur a organizací před reorganizací aparátu.

Koordinovat s jednotkou pro správu a provoz systému přípravu plánu předání a integraci dokumentů a databází dokumentů do systému.

V případě potřeby se před uspořádáním organizační struktury poraďte s oddělením státních záznamů a archivů ohledně plánu správy a zpracování bloku dokumentů a databáze dokumentů, které byly statisticky sestaveny.

Pravidelně vést a odpovídat na otázky agentur, organizací a jednotlivců týkající se dokumentů a archivů před, během a po restrukturalizaci organizace.

Před restrukturalizací aparátu potvrdit předání dokumentů a databází dokumentů agentur a organizací.

Ministerstvo vnitra navrhuje , aby provinční historické archivy měly být pověřeny úředníky, kteří by řídili počítání, uspořádání, balení, pečetění, ověřování objemu a stavu papírových dokumentů a dokumentů na jiných nosičích informací (pokud existují), přijímání a koordinaci uchovávání na místě nebo dočasného centralizovaného uchovávání dokumentů agentur a organizací.

Koordinovat s řídící a provozní jednotkou systému stanovení počtu digitálních dokumentů a vymezení databáze dokumentů v systému pro každou agenturu, organizaci a administrativní jednotku.

Vytvořit seznam všech dokumentů a databází dokumentů, které jsou v současné době uchovávány v Zemském historickém archivu; nadále zajišťovat bezpečnost, integritu a použitelnost dokumentů a databází dokumentů v Zemském historickém archivu, dokud nebudou dokumenty a databáze dokumentů po restrukturalizaci aparátu předány příslušným orgánům a organizacím.

Syntetizovat množství, stav dokumentů, databázi dokumentů a podat zprávu Ministerstvu vnitra za účelem podání zprávy Ministerstvu vnitra.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně provést následující úkoly:

Kontaktní osoba organizuje a potvrzuje předání dokumentů a databází dokumentů agentur a organizací před organizačním uspořádáním příslušnému řídícímu orgánu nebo organizaci po organizačním uspořádání.

Poraďte Ministerstvu vnitra s cílem vypracovat plány a projekty pro správu a zpracování dokumentů a databází dokumentů, které byly shromážděny agenturou nebo organizací, před reorganizací aparátu.

Koordinovat s příslušnými agenturami a organizacemi organizaci realizace projektů a plánů pro řízení a zpracování obchodních operací s dokumenty a databázemi, které byly statisticky sestaveny před reorganizací aparátu.
Shromažďování trvalých archivních záznamů, které byly dříve kompletně upraveny v agenturách a organizacích, které jsou zdrojem dokumentů předkládaných Provinčnímu historickému archivu. V případě, že neexistuje specializovaný archiv, Provinční historický archiv doporučí Ministerstvu vnitra zajištění místností a skladů pro zajištění bezpečnosti dokumentů shromážděných během procesu organizačního uspořádání.

Zaregistrujte se pro otevření nových nebo opětovné otevření účtů organizací, vedoucích pracovníků a tajemníků v systému, abyste zajistili vydávání a přijímání dokumentů.

Ministerstvo vnitra vyžaduje, aby vedoucí agentur, organizací a správních jednotek, a to od vedoucích agentur, organizací a předsedů lidových výborů na úrovni okresů a obcí, byli odpovědní za zajištění bezpečnosti dokumentů a databází dokumentů, které spadají do jejich správní pravomoci, v souladu s ustanoveními zákona během procesu restrukturalizace aparátu, dokud nebudou dokumenty a databáze dokumentů po restrukturalizaci aparátu předány Provinčnímu historickému archivu a příslušným agenturám a organizacím.

Nařiďte jednotkám a jednotlivcům, aby sestavovali a balili záznamy a dokumenty o dokončené práci a záznamy a dokumenty o nedokončené práci (vytvořte seznam nedokončené práce pro každou jednotku).

Pověřte jednotky a jednotlivce syntézou a vytvořením seznamu nedokončené práce agentury nebo organizace; nechte přiložené soubory a dokumenty zabalit samostatně a shromáždit je k odeslání do archivu agentury.

Uložit archiv statistického úřadu pokyny k balení dokumentů v archivu a vést jednotky a jednotlivce ke shromažďování a balení neodevzdaných spisů a dokumentů v archivu; přijímat spisy a dokumenty od jednotlivců a shromažďovat je v archivu a centralizovaných úložištích. Je nutné věnovat pozornost, shromažďovat odděleně a jasně zaznamenávat spisy a dokumenty o nedokončené práci.

Zajistěte potřebné sklady, vybavení a lidské zdroje k ochraně a bezpečnému uchovávání dokumentů, dokud nebudou po reorganizaci aparátu předány příslušnému orgánu nebo organizaci ke správě.

Nařídit jednotce spravující a provozující statistický systém potvrzení počtu dokumentů a databází dokumentů o dokončených a nedokončených pracích; vymezit data v systému nebo je extrahovat na paměťová zařízení a zajistit bezpečnost a integritu dokumentů a databází až do jejich předání provinčním historickým archivům nebo příslušným agenturám a organizacím po restrukturalizaci aparátu.

Předseda okresního lidového výboru pověřuje odbor vnitra poradenstvím ohledně zajištění skladů a potřebného vybavení pro shromažďování a bezpečné uchovávání dokumentů specializovaných orgánů spadajících pod okresní lidový výbor; organizováním sil k ochraně bezpečnosti dokumentů, dokud nebudou po reorganizaci aparátu předány příslušným orgánům a organizacím ke správě.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání musí vedoucí nové agentury, organizace nebo administrativní jednotky neprodleně nařídit:

Zaregistrujte se pro otevření nových nebo obnovení účtů organizací, vedoucích pracovníků a tajemníků v Systému za účelem zajištění vydávání a přijímání dokumentů; zaregistrujte se pro vydávání pečetí a certifikátů digitálního podpisu pro specializované veřejné služby v souladu s předpisy.

Koordinovat s Provinčním historickým archivem, jednotkou pro správu a provoz systému a příslušnými jednotkami a jednotlivci přijímání dokumentů a databází dokumentů o nedokončených pracích v rámci správní pravomoci k dalšímu řešení.

Přijímat dokumenty, databáze dokumentů pod správní pravomocí a dokumenty v místnostech a skladech v oblasti správy; koordinovat s historickým archivem vypracování plánu pro nakládání s obchodními operacemi pro daný blok dokumentů.

Počítat, pečetit a bezpečně uchovávat dokumenty v archivech a skladech agentury.

V případě archivů agentury plní oddělení archivu agentury nebo osoba pověřená archivací v agentuře, organizaci nebo jednotce následující úkoly:

Pokynout jednotkám a jednotlivcům, aby předem sestavili, zabalili spisy a dokumenty a předali je do místností a skladů k centralizovanému uložení; připravit sklady a nezbytné podmínky pro bezpečné uchování dokumentů přijatých od jednotek a jednotlivců.

Spočítávat, zapečeťovat a bezpečně uchovávat dokumenty v kanceláři nebo skladu agentury nebo organizace, dokud nebudou po reorganizaci organizační struktury předány Provinčnímu historickému archivu nebo příslušné agentuře či organizaci.

Koordinovat s řídící a provozní jednotkou statistického systému spolupráci při ověřování počtu dokumentů a databází dokumentů agentur a organizací v systému.

Přijímat a odděleně uchovávat spisy a dokumenty o nedokončené práci dle seznamu.

Předložit nebo sestavit, samostatně zabalit dříve dokončené a trvale uchované záznamy připravené k předložení do historického archivu.

Zabalené dokumenty a seznam nedokončených prací odevzdejte v původním stavu.

Pro státní zaměstnance, veřejné zaměstnance a pracovníky sestavit a zabalit záznamy a dokumenty o dokončených pracích a záznamy a dokumenty o nedokončených pracích; u nedokončených prací je nutné vytvořit seznam a jasně uvést: název práce; jméno osoby pověřené jejím vyřízením; počet dokumentů a dostupných dokumentů; lhůtu pro vyřízení (pokud existuje).

Veďte statistiky záznamů a dokumentů o dokončených pracích a záznamů a dokumentů o nedokončených pracích v Systému; vytvořte seznam záznamů o pracích nebo seznam dokumentů o nedokončených pracích v Systému.

Předložte původní stav zabalených souborů, dokumentů a seznam nedokončených prací na systému archivu agentury nebo jednotky, nebo osobě odpovědné za shromažďování dokumentů během procesu organizace aparátu.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně koordinovat s archivem agentury a útvarem spravujícím a provozujícím systém předání záznamů a dokumentů o nedokončené práci útvaru nebo osobě odpovědné za jejich další zpracování.

Uzavření účtů organizací a jednotlivců pro agentury a organizace, které ukončují činnost ihned po rozhodnutí o organizační restrukturalizaci.

Pokud jde o jednotky spravující a provozující systém, Ministerstvo vnitra požaduje identifikaci a vymezení rozsahu dokumentů a databází dokumentů v systému podle každého účtu agentury, organizace a jednotlivce; v němž na základě seznamu nedokončených prací jednotek a jednotlivců určí rozsah dat a vytvoří seznam účtů organizací a jednotlivců s nedokončenými pracemi; a na pokyn připraví plán předání.

Shromažďovat a informovat Provinční lidový výbor a Ministerstvo vnitra o systému identifikačních kódů dokumentů, kódů spisů a symbolů dokumentů, které se v současné době v systému používají, aby sloužily jako základ pro stanovení identifikačních kódů dokumentů, kódů spisů a symbolů dokumentů agentur a organizací po reorganizaci aparátu jednotným a synchronizovaným způsobem, který zamezí duplicitě.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně provést následující úkoly:

Uzavření účtů organizací a jednotlivců pro agentury a organizace, které ukončují činnost ihned po rozhodnutí o organizační restrukturalizaci.

Aktualizujte systém identifikačních kódů dokumentů, kódů souborů a textových symbolů nových agentur a organizací, aby byl zajištěn bezproblémový chod systému.

Otevírat účty pro nové agentury, organizace a jednotlivce a zajišťovat propojení s dříve souvisejícími dokumenty a databázemi dokumentů, aby nedošlo k přerušení zpracování práce v systému.
Extrahovat a balit dokumenty a databáze dokumentů neaktivních agentur, organizací a jednotek a po restrukturalizaci aparátu je předat provinčním historickým archivům nebo příslušným agenturám a organizacím.

Mějte plán, jak v systému využívat dokumenty a databáze dokumentů k uspokojení naléhavých potřeb agentur, organizací a jednotlivců v průběhu celého procesu restrukturalizace aparátu.
Úplné znění oficiálního oznámení č. 414/BNV-VTLTNN naleznete v přiloženém SOUBORU:

Zdroj: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987