Wie Sie Outlook für eine effizientere E-Mail-Verwaltung als Gmail optimieren können.

Obwohl Gmail derzeit Marktführer ist, bietet Microsoft Outlook nach wie vor viele leistungsstarke Funktionen, die Arbeitsabläufe deutlich optimieren können. Allerdings sind viele nützliche Outlook-Tools nicht standardmäßig aktiviert, wodurch Nutzern die Möglichkeit entgeht, einen unübersichtlichen Posteingang in einen professionellen Arbeitsbereich zu verwandeln. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Tipps zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Verwaltung.

Verbessern Sie Ihre Privatsphäre und blockieren Sie Tracking.

Unternehmen verwenden häufig versteckte Tracking-Pixel in E-Mails, um zu erfahren, wann Sie diese öffnen. Um Ihre Privatsphäre auf Outlook.com zu schützen, gehen Sie zu Einstellungen (Zahnradsymbol) > E-Mail > Junk-E-Mail . Wählen Sie unter Sicherheitsoptionen die Option „Anhänge, Bilder und Links von Absendern blockieren, die nicht auf meiner Liste sicherer Absender und Domains stehen“ . Dies hilft, verdecktes Tracking und Phishing-Angriffe zu verhindern.

Zusätzlich können Sie unter „E-Mail“ > „Layout“ die Option „Absenderbilder nicht anzeigen“ deaktivieren und im Tab „Nachrichtenverarbeitung“ die Option zum Anzeigen von Absenderlogos im Zusammenhang mit Shopping deaktivieren. Um sicherzustellen, dass wichtige E-Mails nicht verloren gehen, fügen Sie vertrauenswürdige Adressen im selben Einstellungsmenü zu den sicheren Absendern hinzu.

Mit der Funktion „Aufräumen“ können Sie Ihren Posteingang automatisch bereinigen.

Die Funktion „Aufräumen“ ist ein leistungsstarkes Tool, das das Löschen von E-Mails bestimmter Absender automatisiert. Sie können Outlook beispielsweise so einstellen, dass nur E-Mails zu Banktransaktionen der letzten 10 Tage gespeichert und ältere E-Mails automatisch archiviert werden.

Wählen Sie dazu eine E-Mail aus, klicken Sie auf die Registerkarte „Startseite “ und wählen Sie „Aufräumen“ . Es erscheint ein Fenster mit vier Hauptverarbeitungsoptionen:

Các tùy chọn tính năng Sweep trong Outlook — Über diese Benutzeroberfläche können Sie die Funktion „Aufräumen“ so einrichten, dass E-Mails gemäß einer festgelegten Regel automatisch verschoben oder gelöscht werden.

Verschieben Sie alle Nachrichten aus dem Posteingang.
Verschieben Sie alle aktuellen und zukünftigen Nachrichten.
Bewahren Sie nur die aktuellsten Nachrichten auf.
Nachrichten, die älter als 10 Tage sind, werden automatisch verschoben.

Beschleunigen Sie die Verarbeitung mit Wischgesten und Gmail-Shortcuts.

In der mobilen App können Sie die Wischgeste nach links oder rechts zum Löschen, Archivieren oder Markieren von E-Mails unter Einstellungen > E-Mail > Wischoptionen anpassen. Computerbenutzer, die mit den Google-Tastenkombinationen vertraut sind, können in Outlook unter Einstellungen > Allgemein > Bedienungshilfen > Tastenkombinationen auf die Gmail-Tastenkombinationen umschalten.

Eine besonders erwähnenswerte Funktion sind die Schnellschritte . Mit diesem Tool können Sie mehrere Aktionen mit einem einzigen Klick kombinieren, z. B. eine E-Mail als gelesen markieren und in den Archivordner verschieben. Sie können dies unter „E-Mail“ > „Schnellschritte“ einrichten.

KI steuern und Zusatzfunktionen.

Wenn Sie absolute Datensicherheit wünschen und Copilot AI nicht nutzen möchten, können Sie diese Funktion unter „Einstellungen“ > „Copilot“ deaktivieren. Deaktivieren Sie außerdem im Bereich „Datenschutz und Daten“ die Optionen zur Erfassung von Diagnosedaten und zur Inhaltsanalyse, um sicherzustellen, dass Microsoft keine Informationen aus Ihren E-Mails sammelt.

Aktivieren Sie abschließend die Funktion „Senden rückgängig machen “ unter „E-Mail“ > „Verfassen und Antworten“ . Sie können ein Timeout von bis zu 30 Sekunden festlegen, um falsch zugestellte oder fehlerhafte E-Mails zurückzurufen, bevor sie tatsächlich versendet werden.

Quelle: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html