Ψηφιακή υπογραφή: το «κλειδί» για ασφαλείς και γρήγορες ηλεκτρονικές συναλλαγές

Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια λύση για την επαλήθευση και την υπογραφή ηλεκτρονικών εγγράφων χρησιμοποιώντας κρυπτογράφηση, επιτρέποντας την αναγνώριση του υπογράφοντος, διασφαλίζοντας την ακεραιότητα των δεδομένων και τη μη αποποίηση ευθύνης μετά την υπογραφή. Στο Βιετνάμ, η ψηφιακή υπογραφή έχει γίνει ένα απαραίτητο εργαλείο για επιχειρήσεις και ιδιώτες σε ηλεκτρονικές συναλλαγές: φορολογική δήλωση, έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου, υπογραφή συμβάσεων, αποστολή διοικητικών αρχείων, τραπεζικές συναλλαγές κ.λπ. Αυτό το άρθρο παρουσιάζει με σαφήνεια την έννοια, τους τύπους ψηφιακής υπογραφής, τις πρακτικές χρησιμότητες, τις μεθόδους εγγραφής, το κόστος, τις σημειώσεις ασφαλείας και τις συστάσεις για επιχειρήσεις και ιδιώτες.

Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή και ποια είναι η νομική της αξία;

Μια ψηφιακή υπογραφή είναι μια ηλεκτρονική τιμή που σχετίζεται με ηλεκτρονικά δεδομένα (κείμενο, αρχεία, τιμολόγια κ.λπ.), τα οποία δημιουργούνται χρησιμοποιώντας έναν αλγόριθμο κρυπτογράφησης δημόσιου κλειδιού (PKI). Όταν ένα έγγραφο υπογράφεται ψηφιακά, το σύστημα δημιουργεί ένα ζεύγος κλειδιών (δημόσιο κλειδί και ιδιωτικό κλειδί). Το ιδιωτικό κλειδί διατηρείται μυστικό από τον υπογράφοντα για τη δημιουργία της υπογραφής. Το δημόσιο κλειδί χρησιμοποιείται για την επαλήθευση της υπογραφής και την επαλήθευση της προέλευσης και της ακεραιότητας του εγγράφου.

Νομικά, οι ψηφιακές υπογραφές έχουν την ίδια αξία αυθεντικοποίησης με τις χειρόγραφες υπογραφές και τις σφραγίδες σε πολλά είδη ηλεκτρονικών συναλλαγών σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς: υπογραφή εγγράφων, συμβάσεων, ηλεκτρονικών αρχείων· είναι υποχρεωτικά/αποδεκτά μέσα σε πολλές φορολογικές διαδικασίες, τελωνεία, δηλώσεις, ηλεκτρονικά τιμολόγια, ηλεκτρονικές δημόσιες υπηρεσίες. Επομένως, οι ψηφιακές υπογραφές βοηθούν τα συναλλασσόμενα μέρη να έχουν μια βάση για να αποδείξουν την προέλευση και να αποφύγουν διαφορές σχετικά με τις υπογραφές.

Συνήθεις τύποι ψηφιακών υπογραφών

Ψηφιακή υπογραφή προσαρτημένη στη συσκευή (token/USB): ιδιωτικό κλειδί αποθηκευμένο στη συσκευή token USB. Κατά την υπογραφή, πρέπει να συνδέσετε το token στη συσκευή και να εισαγάγετε τον κωδικό PIN.

Ψηφιακή υπογραφή SIM PKI (ψηφιακή υπογραφή στην κάρτα SIM του τηλεφώνου): ιδιωτικό κλειδί αποθηκευμένο στην κάρτα SIM του συνδρομητή κινητής τηλεφωνίας· βολικό για υπογραφή στο τηλέφωνο.

Ψηφιακή υπογραφή cloud / ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή (ηλεκτρονική υπογραφή σε πλατφόρμα cloud): το ιδιωτικό κλειδί φυλάσσεται από τον πάροχο σε ασφαλές περιβάλλον (HSM). Ο χρήστης υπογράφει χρησιμοποιώντας έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (κωδικός πρόσβασης + OTP/βιομετρικό). Αυτή η μορφή γίνεται ολοένα και πιο δημοφιλής λόγω της ευκολίας της, υποστηρίζοντας γρήγορη υπογραφή στο web/κινητό.

Εξειδικευμένες/τρίτων μερών ψηφιακές υπογραφές: παρέχονται από παρόχους υπηρεσιών πιστοποίησης ψηφιακών υπογραφών με υπηρεσίες διαχείρισης και ενσωμάτωσης για επιχειρήσεις.

Πρακτικές εφαρμογές — πού μπορούν να σας βοηθήσουν οι ψηφιακές υπογραφές;

Δηλώστε φόρους, υποβάλετε ηλεκτρονικές δηλώσεις, αναζητήστε και υπογράψτε δηλώσεις στις φορολογικές αρχές.

Έκδοση και υπογραφή ηλεκτρονικών τιμολογίων (υποχρεωτικό για πολλές επιχειρήσεις).

Υπογράψτε ηλεκτρονικά συμβόλαια, διοικητικά έγγραφα, αναφορές, συμβάσεις εργασίας, συμβάσεις πώλησης.

Συναλλαγές με κρατικούς φορείς (ηλεκτρονικές δημόσιες υπηρεσίες), εγγραφή επιχειρήσεων, υποβολή εγγράφων υποβολής προσφορών, τελωνειακές διαδικασίες.

Ηλεκτρονικές τραπεζικές συναλλαγές: έλεγχος ταυτότητας συναλλαγών, έγκριση μεγάλων συναλλαγών, ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων.

Εσωτερική εταιρική διακυβέρνηση: υπογραφή και έγκριση διαδικασιών, έγκριση εξόδων, λογιστικών εγγράφων, αποθήκευση νομικά έγκυρων ηλεκτρονικών εγγράφων.

Σημαντικά οφέλη της ψηφιακής υπογραφής

Εξοικονομήστε χρόνο: υπογράψτε - ανταλλάξτε - εγκρίνετε απευθείας στην ηλεκτρονική πλατφόρμα, χωρίς να χρειάζεται εκτύπωση ή παράδοση.

Εξοικονόμηση κόστους: μειώστε το κόστος εκτύπωσης, αποθήκευσης, μεταφοράς και διαχείρισης εγγράφων σε χαρτί.

Επιτάχυνση συναλλαγών, ηλεκτρονικό εμπόριο: επέκταση των δυνατοτήτων απομακρυσμένης υπογραφής, διευκόλυνση των διασυνοριακών συναλλαγών.

Ασφάλεια και νομιμότητα: διασφαλίζει την ακεραιότητα των δεδομένων, επαληθεύει την ταυτότητα των υπογραφόντων· τα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα μπορούν να χρησιμεύσουν ως μάρτυρες σε διαφορές.

Φιλικό προς το περιβάλλον: μειώστε την κατανάλωση χαρτιού, εξοικονομήστε πόρους.

Αυτόματη ενσωμάτωση: εύκολη σύνδεση με ERP, CRM, λογισμικό λογιστικής, συστήματα ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Πώς να καταχωρίσετε, να εκδώσετε και να χρησιμοποιήσετε ψηφιακές υπογραφές (επισκόπηση)

Επιλέξτε έναν αξιόπιστο πάροχο υπηρεσιών πιστοποίησης ψηφιακών υπογραφών. Στο Βιετνάμ, υπάρχουν πολλοί εμπορικοί πάροχοι που παρέχουν ψηφιακές υπογραφές για επιχειρήσεις και ιδιώτες (υπηρεσίες διακριτικών, SIM PKI, υπογραφή cloud). Επιλέξτε ανάλογα με τις ανάγκες σας: σύνδεση σε υπολογιστή (USB token), σύνδεση σε τηλέφωνο (SIM PKI) ή υπογραφή πολλαπλών πλατφορμών (cloud).

Προετοιμασία εγγράφων: νομικά έγγραφα (για επιχειρήσεις) ή ταυτότητα/CCCD/διαβατήριο (για φυσικά πρόσωπα), στοιχεία εκπροσώπου, επιστολή εξουσιοδότησης (εάν απαιτείται).

Υποβολή αίτησης, επαλήθευση ταυτότητας: απευθείας στο σημείο έκδοσης ή μέσω της ηλεκτρονικής διαδικασίας KYC, εάν υποστηρίζεται από τον προμηθευτή.

Λήψη συσκευής ή ενεργοποίηση υπηρεσίας cloud: λήψη διακριτικού USB ή ενεργοποίηση κάρτας SIM/εφαρμογής, λήψη κλειδιού και εγχειριδίου χρήστη· ρύθμιση PIN/OTP.

Εγκατάσταση λογισμικού/προγράμματος οδήγησης: εγκαταστήστε το πρόγραμμα οδήγησης διακριτικού και το λογισμικό υπογραφής ή συνδεθείτε στην πύλη υπογραφών cloud για να υπογράψετε έγγραφα.

Υπογραφή και αποθήκευση: υπογραφή εγγράφων με την απαιτούμενη μέθοδο· αποθήκευση αρχείων ψηφιακής υπογραφής ή/και πιστοποίησης σε ηλεκτρονικό σύστημα αποθήκευσης για διασφάλιση της ανάκτησης.

Κόστος αναφοράς

Επιχείρηση: συνήθως πληρώνει τέλος αρχικοποίησης + ετήσια συνδρομή. Το πακέτο μπορεί να περιλαμβάνει USB token ή SIM PKI ή υπογραφή cloud. Η τιμή εξαρτάται από τον πάροχο, τον αριθμό των απαιτούμενων πιστοποιητικών και τις πρόσθετες υπηρεσίες (ενσωμάτωση, υποστήριξη).

Προσωπικά: διαθέσιμα φθηνότερα προγράμματα. Εάν χρησιμοποιείτε PKI SIM, μπορεί να προστεθεί στον λογαριασμό κινητού. Διατίθενται προγράμματα υπογραφής cloud ανά χρήστη.

(Το πραγματικό κόστος ποικίλλει ανάλογα με τον πάροχο και τη διαμόρφωση της υπηρεσίας. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να συγκρίνουν πολλαπλούς παρόχους πριν εγγραφούν.)

Κίνδυνοι, περιορισμοί και προφυλάξεις ασφαλείας

Απώλεια/Απώλεια Ιδιωτικού Κλειδιού: Εάν χαθεί το USB token ή η κάρτα SIM κλαπεί, κλειδώστε αμέσως το πιστοποιητικό για να αποφύγετε κακή χρήση. Να φυλάσσετε πάντα τον κωδικό PIN και τον κωδικό OTP σας με ασφάλεια και μην κοινοποιείτε το ιδιωτικό σας κλειδί.

Η νομιμότητα εξαρτάται από τη συμμόρφωση: για να αναγνωριστεί νομικά ένα ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο, η διαδικασία έκδοσης, ελέγχου ταυτότητας και πιστοποίησης πρέπει να συμμορφώνεται με τα ισχύοντα πρότυπα και κανονισμούς.

Σημείωση συμβατότητας: ορισμένα διοικητικά και τραπεζικά συστήματα έχουν τις δικές τους τεχνικές απαιτήσεις (μορφή υπογραφής, ώρα πιστοποιητικού, πρότυπο PKI). Πριν από την αγορά, ελέγξτε τη συμβατότητα με το λογισμικό/σύστημα που χρησιμοποιείτε.

Συντήρηση και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας: για υπογραφές cloud, ρωτήστε τον πάροχο σχετικά με τα σχέδια δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, την ασφάλεια HSM και το SLA. για διακριτικά USB, φυλάξτε πολλά έγκυρα αντίγραφα των αρχείων έκδοσης (μην δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των ιδιωτικών κλειδιών σε μη ασφαλές μέρος).

Εκπαίδευση προσωπικού: τα σφάλματα υπογραφής (υπογραφή λάθος εγγράφου) μπορούν να προκαλέσουν ζημιές· απαιτείται καθοδήγηση σχετικά με τις διαδικασίες υπογραφής, αρχειοθέτησης και ελέγχου.

Συστάσεις για επιχειρήσεις και ιδιώτες

Επιχειρήσεις: αξιολόγηση των αναγκών υπογραφής (αριθμός υπογραφών/ημέρα, υπογραφή σε κινητές ή επιτραπέζιες συσκευές, ενσωμάτωση συστήματος), επιλογή του κατάλληλου τύπου υπογραφής (token εάν απαιτείται υψηλή ασφάλεια· cloud εάν απαιτείται ευκολία και ενσωμάτωση API). Συγκρίνετε τουλάχιστον 3 παρόχους ως προς την ασφάλεια, τις δυνατότητες ενσωμάτωσης, την εξυπηρέτηση μετά την πώληση και την τιμή. Ρύθμιση εσωτερικών διαδικασιών (ποιος υπογράφει, αποθηκεύει, επαληθεύει).

Προσωπικά: Εάν υπογράφετε συχνά συμβόλαια, δηλώνετε φόρους ή πραγματοποιείτε τραπεζικές συναλλαγές, θα πρέπει να έχετε στην κατοχή σας ψηφιακή υπογραφή (PKI SIM ή cloud) για λόγους ευκολίας. Διατηρείτε τον κωδικό PIN/OTP σας ασφαλή και ενημερώνετε τακτικά τον κωδικό πρόσβασής σας.

Και τα δύο: πριν από την υπογραφή μιας σημαντικής σύμβασης, ελέγξτε ξανά τα δεδομένα που πρόκειται να υπογραφούν· φυλάξτε το πρωτότυπο με την ψηφιακή υπογραφή σε ασφαλές μέρος· κλειδώστε αμέσως το πιστοποιητικό εάν υπάρχει υποψία ότι έχει παραβιαστεί.

Νομικά θέματα και συμμόρφωση: σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με τη νομική εγκυρότητα μιας συγκεκριμένης υπόθεσης (διαφορά, ειδική συναλλαγή), συμβουλευτείτε έναν νομικό εμπειρογνώμονα για να βεβαιωθείτε ότι η ψηφιακή υπογραφή και η διαδικασία που χρησιμοποιείτε πληρούν τις απαιτήσεις απόδειξης σε δικαστήριο ή αρμόδια αρχή.

Καταλήγω

Η ψηφιακή υπογραφή αποτελεί βασικό εργαλείο στον ψηφιακό μετασχηματισμό, συμβάλλοντας στη βελτιστοποίηση των διαδικασιών, στη μείωση του κόστους και στην αύξηση της ασφάλειας των ηλεκτρονικών συναλλαγών. Με την ανάπτυξη της υπογραφής cloud και του SIM PKI, η εφαρμογή της ψηφιακής υπογραφής γίνεται ολοένα και πιο βολική, κατάλληλη τόσο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις όσο και για ιδιώτες χρήστες. Ωστόσο, για τη μεγιστοποίηση των οφελών και την ελαχιστοποίηση των κινδύνων, είναι απαραίτητο να επιλέξετε έναν αξιόπιστο προμηθευτή, να συμμορφωθείτε με τη διαδικασία έκδοσης/πιστοποίησης και να εφαρμόσετε αυστηρή εσωτερική διαχείριση.

Πηγή: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html