Jornada de formación sobre trabajo especializado en archivo 2024

Asistieron a la Conferencia representantes de líderes de unidades y más de 150 funcionarios, funcionarios y empleados públicos de unidades del Ministerio de Industria y Comercio . La ponente de la Conferencia fue la Profesora Asociada Dra. Vu Thi Phung, Profesora Titular y ex Jefa del Departamento de Archivística y Gestión de Oficinas de la Universidad de Ciencias Sociales y Humanidades de la Universidad Nacional de Vietnam, Hanói.

En la inauguración de la conferencia, la Sra. Tran Thi Thanh My, Subjefa de Oficina del Ministerio de Industria y Comercio, afirmó que la gestión documental y archivística desempeña un papel fundamental, ya que busca garantizar que la información escrita se facilite oportunamente a los líderes, la gerencia y las operaciones en el desempeño de sus funciones y tareas, lo que incide directamente en la resolución del trabajo, la calidad y la eficiencia operativa de cada agencia y unidad. La correcta gestión documental y archivística contribuirá a mejorar la eficacia del servicio público de las unidades y, al mismo tiempo, facilitará el uso y la gestión de los documentos cuando sea necesario.

En los últimos años, la Asamblea Nacional y el Gobierno han emitido numerosos documentos legales y directrices para la implementación del trabajo documental y archivístico. En concreto, el Gobierno ha emitido el Decreto n.º 30/2020/ND-CP, que regula las cuestiones relacionadas con el trabajo documental. La Asamblea Nacional acaba de aprobar la Ley de Archivos de 2024 (que modifica la Ley de Archivos de 2011), que entrará en vigor el 1 de julio de 2025, junto con otras circulares y directrices.

Recientemente, los responsables del Ministerio de Industria y Comercio han prestado atención y dirigido la promulgación de reglamentos y normas sobre el trabajo documental y archivístico. Por ejemplo, la Decisión n.º 1748/QD-BCT, de 1 de julio de 2020, del Ministerio de Industria y Comercio sobre el trabajo documental y archivístico, y la Decisión n.º 453/QD-BCT, de 12 de febrero de 2020, que promulga el trabajo archivístico. Además, la Oficina del Ministerio también ha asesorado activamente, y el equipo de funcionarios y empleados públicos ha tenido un conocimiento bastante amplio de la aplicación de los reglamentos sobre el trabajo documental y archivístico.

Sin embargo, tras la revisión del sistema documental para las tareas de archivo, las unidades aún presentan confusión, y la presentación de registros y documentos de archivo en muchas unidades del Ministerio aún presenta numerosas dificultades. La aplicación de la normativa legal sobre la creación de registros no se ha garantizado conforme a la normativa vigente. Los cuadros, funcionarios y empleados públicos no han comprendido plenamente la responsabilidad individual de crear registros de trabajo conforme a la normativa para la presentación periódica de documentos a los archivos de la agencia o de la unidad.

En consecuencia, la jefa adjunta de oficina Tran Thi Thanh My enfatizó que los cuadros, funcionarios y empleados públicos a cargo del trabajo de archivo necesitan tener un conocimiento firme de las regulaciones en los documentos legales para implementarlas de manera adecuada y completa y guiar a los individuos y grupos de la unidad para que sigan los estándares y regulaciones prescritos.

La conferencia de capacitación exhaustiva sobre trabajo documental y archivístico de 2024 se celebró para sensibilizar a los funcionarios, empleados y empleados del Ministerio de Industria y Comercio sobre el significado y la responsabilidad de realizar trabajos documentales y archivísticos. Al mismo tiempo, se seguirá brindando orientación sobre la normativa legal para que los funcionarios, empleados y empleados puedan preparar y presentar los registros de trabajo en los archivos de la agencia de acuerdo con las normas; se apoyará a las unidades en la preparación, organización y presentación de los registros de trabajo de acuerdo con la normativa vigente. Además, se ayudará a las unidades y a los estudiantes a superar las dificultades en la aplicación de la normativa sobre la preparación y presentación de registros de trabajo.

Durante la capacitación, los participantes escucharon a los reporteros intercambiar conocimientos y prácticas sobre el trabajo documental y de archivo, así como compartir experiencias y soluciones prácticas para superar las dificultades y obstáculos en la preparación de documentos. Esto concientizó y clarificó las responsabilidades de cada persona en la preparación de documentos. Esto contribuyó a perfeccionar y estandarizar el estilo de trabajo y a mejorar la eficacia de la gestión del servicio público. En cuanto a los documentos electrónicos, representantes del Departamento de Comercio Electrónico y Economía Digital también presentaron conocimientos para mejorar las habilidades del servicio público y la capacidad de utilizar documentos electrónicos internos, así como la aplicación de las tecnologías de la información en la gestión de documentos administrativos.

Se espera que la conferencia de capacitación ayude a los participantes a mejorar gradualmente su nivel de aplicación de la tecnología de la información en el trabajo con documentos y archivos, creando un estilo de trabajo moderno, profesional y eficaz, contribuyendo a promover la reforma administrativa en el futuro.

Fuente: https://moit.gov.vn/tin-tuc/phat-trien-nguon-nhan-luc/hoi-nghi-tap-huan-cong-tac-chuyen-sau-ve-cong-tac-van-thu-luu-tru-nam-2024.html