Fortalecer la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del aparato del sistema político.

Queda estrictamente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos documentales; no está permitido dañar o perder documentos y bases de datos documentales durante el proceso de reorganización del aparato.

Fotografía ilustrativa. Fuente: VNA

El 19 de marzo de 2025, el Ministerio del Interior emitió el Despacho Oficial No. 414/BNV-VTLTNN a los Comités Populares de las provincias y ciudades administradas centralmente sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del aparato del sistema político de acuerdo con la Conclusión No. 127-KL/TW del Politburó.

Queda terminantemente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos documentales.

Para garantizar el buen funcionamiento y la continuidad del trabajo documental y de archivo, y asegurar la gestión segura de los documentos antes, durante y después de la finalización de la reorganización del sistema político , de conformidad con la Conclusión N° 127-KL/TW del 28 de febrero de 2025 del Politburó y la Secretaría sobre la implementación de la investigación y la propuesta de continuar la reorganización del sistema político, y en ejercicio de la responsabilidad de la gestión estatal de documentos y archivos, el Ministerio del Interior solicita al Presidente del Comité Popular de la provincia o ciudad administrada centralmente que ordene con urgencia la implementación de una serie de tareas urgentes para fortalecer la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del aparato de gobierno local, como se indica a continuación:

En primer lugar, cumplir debidamente y en su totalidad con las normas legales sobre documentos y archivos, satisfaciendo los siguientes requisitos:

En primer lugar, todos los documentos y bases de datos documentales generados durante las actividades de las agencias y organizaciones deben gestionarse de forma centralizada, uniforme y segura según cada archivo; los documentos y bases de datos documentales de cualquier agencia u organización deben contabilizarse y recopilarse según el archivo de dicha agencia u organización.

En segundo lugar, la agencia u organización deberá cerrar sus archivos a partir de la fecha de cese de operaciones. La agencia u organización no podrá expedir documentos administrativos bajo su autoridad a partir de la fecha en que entre en vigor la decisión de la autoridad competente sobre la fusión o el cese de operaciones.

En tercer lugar, antes y durante la reorganización, los documentos y bases de datos deben seguir conservándose en los archivos del Archivo Histórico Provincial y en los archivos de la Agencia (o en el lugar donde se conservan) de la unidad administrativa anterior a la reorganización.

En cuarto lugar, está estrictamente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos documentales; no está permitido dañar o perder documentos y bases de datos documentales durante el proceso de reorganización del aparato.

En segundo lugar, los archivos históricos provinciales son responsables de recibir y coordinar con los jefes de agencias, organizaciones y unidades administrativas para continuar preservando in situ o temporalmente todos los documentos de archivo y bases de datos documentales de la provincia y entregar los documentos de acuerdo con su autoridad de gestión a las nuevas agencias, organizaciones y unidades administrativas después de la reorganización.

En tercer lugar, la entrega de documentos y bases de datos documentales después de la reorganización se realiza de conformidad con las disposiciones de la ley sobre la autoridad de gestión de archivos.

Cuarto, aplicar estrictamente las normas legales sobre gestión y uso de sellos y certificados de firma digital para el servicio público; proteger los secretos de Estado y garantizar la seguridad de la información, los documentos y los datos al realizar tareas estadísticas, empaquetarlos, entregarlos, conservarlos y utilizarlos en el proceso de reorganización del aparato.

Emisión de documentos que regulan la lista de códigos de identificación para documentos, registros y símbolos textuales de nuevas agencias y organizaciones

Para los Comités Populares de las provincias y ciudades administradas centralmente, el Ministerio del Interior recomienda que el Presidente del Comité Popular Provincial sea el responsable, como titular, de la gestión estatal de los archivos en la localidad, dentro del ámbito de sus funciones y atribuciones; garantizando la seguridad de los documentos y bases de datos documentales bajo su autoridad de gestión, de conformidad con las disposiciones legales, durante todo el proceso de reorganización del aparato.

Emitir con urgencia la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial sobre el fortalecimiento de la gestión estatal del trabajo documental y de archivo.

Elaborar un plan para reorganizar los archivos históricos del Estado a nivel provincial en el marco del Proyecto para reorganizar y reestructurar las unidades administrativas a todos los niveles y construir un modelo de organización gubernamental local de dos niveles, y presentarlo a las autoridades competentes para su evaluación e implementación.

Inmediatamente después de completar la organización, es necesario realizar con prontitud las siguientes tareas:

En primer lugar, expedir un documento que regule la lista de códigos de identificación para documentos, registros y símbolos textuales de las nuevas agencias y organizaciones bajo gestión.

Segundo, instruir a los jefes de las nuevas agencias y organizaciones para que reciban los documentos y bases de datos bajo su autoridad de gestión; a los jefes de las nuevas unidades administrativas de base para que reciban los documentos en las salas y almacenes del área de gestión administrada temporalmente por el Archivo Histórico Provincial.

En tercer lugar, ordenar a la unidad que gestiona y opera el Sistema que implemente soluciones técnicas para garantizar la continuidad y la continuidad de las actividades de emisión de documentos y liquidación de trabajos de las agencias y organizaciones bajo su gestión.

Cuarto, dirigir el desarrollo de proyectos y planes para gestionar y procesar las operaciones comerciales de los documentos previamente compilados.

Quinto, garantizar los recursos para realizar las tareas administrativas y de archivo de manera segura y sin problemas antes, durante y después de la reorganización.

Sexto, informar sobre el estado de la implementación al Ministerio del Interior para que este lo sintetice e informe al Gobierno .

Se emite el Plan para implementar la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivo.

Al Departamento de Asuntos Internos, se recomienda al Presidente del Comité Popular Provincial que emita una Directiva para fortalecer la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del aparato del sistema político local.

Elaborar un plan para implementar la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del aparato del sistema político local.

El Archivo Histórico Provincial asigna funcionarios para organizar grupos de trabajo a agencias, organizaciones y unidades para recibir, coordinar la preservación in situ de documentos y delimitar la base de datos documental en el Sistema.

Instruir al Archivo Histórico Provincial para que tome medidas proactivas para recopilar los registros preservados permanentemente que hayan sido editados completamente en las agencias y organizaciones que son la fuente de los documentos presentados al Archivo Histórico Provincial.

Aconseje al Presidente del Comité Popular Provincial que disponga los recursos suficientes para garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos documentales en las salas y almacenes que han sido confirmados y sellados por el Archivo Histórico Provincial hasta que sean entregados al organismo u organización de gestión responsable después de que se reorganice el aparato.

Inmediatamente después de completar la organización, es necesario realizar con prontitud las siguientes tareas:

Recomiende al Presidente del Comité Popular Provincial que promulgue sin demora una lista de códigos de identificación para documentos, registros y símbolos textuales de las agencias y organizaciones creadas después de la reorganización del aparato bajo su ámbito de gestión.

Presentar al Comité Popular Provincial los planes y proyectos para la gestión y tramitación de documentos de agencias y organizaciones antes de reorganizar el aparato.

Coordinar con la unidad de gestión y operación del sistema para desarrollar un plan de traspaso, integrar documentos y bases de datos documentales en el sistema.

De ser necesario, consulte al Departamento de Archivos y Registros del Estado sobre el plan de gestión y procesamiento del bloque de documentos y la base de datos documental que se han compilado antes de organizar la estructura organizativa.

Asesorar y responder periódicamente a las preguntas de agencias, organizaciones e individuos sobre documentos y archivos antes, durante y después de la reestructuración organizativa.

Confirme la entrega de documentos y bases de datos documentales de agencias y organizaciones antes de reorganizar el aparato.

Para los archivos históricos provinciales, el Ministerio del Interior recomienda designar funcionarios para que guíen el conteo, la organización, el empaquetado, el sellado, la confirmación del volumen y el estado de los documentos en papel y los documentos en otros soportes de información (si los hubiere), y la recepción y coordinación de la conservación in situ o la conservación centralizada temporal de los documentos de las agencias y organizaciones.

Coordinar con la unidad de gestión y operación del Sistema para determinar el número de documentos digitales y delimitar la base de datos documental en el Sistema de cada agencia, organización y unidad administrativa.

Elabore una lista de todos los documentos y bases de datos documentales que actualmente se conservan en el Archivo Histórico Provincial; continúe garantizando la seguridad, la integridad y la usabilidad de los documentos y las bases de datos documentales en el Archivo Histórico Provincial hasta que los documentos y las bases de datos documentales se entreguen a los organismos y organizaciones competentes una vez reorganizada la estructura organizativa.

Sintetizar la cantidad, el estado de los documentos, la base de datos documental e informar al Departamento de Asuntos Internos para que este informe al Ministerio del Interior.

Inmediatamente después de completar la organización, es necesario realizar con prontitud las siguientes tareas:

El punto focal organiza y confirma la entrega de documentos y bases de datos documentales de agencias y organizaciones antes de la reorganización a la agencia u organización de gestión competente después de la reorganización.

Recomendar al Departamento de Asuntos Internos que elabore planes y proyectos para gestionar y manejar las operaciones comerciales del bloque de documentos y la base de datos documental que ha sido compilada estadísticamente por la agencia u organización antes de reorganizar el aparato.

Coordinar con los organismos y organizaciones pertinentes la organización de la implementación de proyectos y planes para gestionar y procesar documentos y bases de datos que se hayan recopilado antes de la reorganización del aparato.
Recopilación de archivos con periodo de conservación permanente que hayan sido editados completamente en las agencias y organizaciones de origen de los documentos presentados al Archivo Histórico Provincial. En caso de no existir un archivo especializado, el Archivo Histórico Provincial asesorará al Ministerio del Interior para que habilite salas y almacenes que garanticen la seguridad de los documentos recopilados durante el proceso de reorganización del aparato.

Regístrese para abrir o reactivar cuentas de organizaciones, líderes y secretarios en el Sistema para garantizar la emisión y recepción de documentos.

El Ministerio del Interior exige a los jefes de agencias, organizaciones y unidades administrativas, así como a los presidentes de los Comités Populares a nivel de distrito y comuna, que sean responsables de garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos documentales bajo su autoridad, de conformidad con las disposiciones legales, durante el proceso de reestructuración del aparato, hasta que dichos documentos y bases de datos sean entregados al Archivo Histórico Provincial y a las agencias y organizaciones competentes una vez finalizada la reestructuración.

Instruir a las unidades e individuos para que recopilen y empaqueten registros y documentos sobre el trabajo completado y los registros y documentos sobre el trabajo no completado (hacer una lista del trabajo no completado de cada unidad).

Asignar unidades e individuos para sintetizar y elaborar una lista del trabajo pendiente de la agencia u organización; adjuntar archivos y documentos, empaquetarlos por separado y recopilarlos para su envío al archivo de la agencia.

Gestionar los archivos de la agencia estadística, archivar documentos y orientar a las unidades y personas en la recopilación y archivado de expedientes y documentos pendientes; recibir expedientes y documentos de las unidades y personas y almacenarlos en los archivos, depósitos y almacenes centralizados. Es necesario prestar atención, recopilar por separado y mantener notas claras sobre el trabajo pendiente en los expedientes y documentos.

Organizar los almacenes, equipos y recursos humanos necesarios para proteger y conservar de forma segura los documentos hasta que sean entregados a la autoridad u organización competente para su gestión después de reorganizar el aparato.

Instruir a la unidad encargada de gestionar y operar el sistema estadístico para que confirme el número de documentos y bases de datos documentales de trabajos terminados y no terminados; delimitar los datos en el sistema o extraerlos a dispositivos de almacenamiento y garantizar la seguridad e integridad de los documentos y bases de datos hasta su entrega a los archivos históricos provinciales o agencias y organizaciones competentes después de la reestructuración del aparato.

El Presidente del Comité Popular del Distrito encarga al Departamento de Asuntos Internos que asesore sobre la organización de almacenes y el equipamiento necesario para reunir y custodiar centralizadamente los documentos de los organismos especializados dependientes del Comité Popular del Distrito; y que organice las fuerzas necesarias para proteger la seguridad de los documentos hasta que sean entregados al organismo u organización gestora competente tras la organización pertinente.

Inmediatamente después de completar la organización, el titular de la nueva agencia, organización o unidad administrativa debe dirigir sin demora:

Regístrese para abrir o reabrir cuentas de organizaciones, líderes y secretarios en el Sistema para garantizar la emisión y recepción de documentos; regístrese para emitir sellos y certificados de firma digital para el servicio público especializado de acuerdo con las regulaciones.

Coordinar con el Archivo Histórico Provincial, la unidad de gestión y operación del sistema y las unidades e individuos pertinentes para recibir documentos y bases de datos documentales sobre trabajos inconclusos bajo su autoridad de gestión para su posterior resolución.

Recibir documentos, bases de datos documentales bajo la autoridad de gestión y documentos en salas y almacenes del área de gestión; coordinar con el Archivo Histórico el desarrollo de planes de procesamiento para ese bloque de documentos.

Contar, sellar y almacenar de forma segura los documentos en los archivos y almacenes de la agencia.

Para los archivos de la agencia, el departamento de archivos de la agencia o la persona asignada para archivar en la agencia, organización o unidad deberá realizar las siguientes tareas:

Instruir a las unidades y a los individuos para que recopilen y empaqueten archivos y documentos y los entreguen con anticipación a los almacenes y depósitos centralizados; preparar los almacenes y las condiciones necesarias para preservar de forma segura los documentos recibidos de las unidades y los individuos.

Contar, sellar y conservar de forma segura los documentos en la oficina o archivo de la agencia u organización hasta que los documentos sean entregados al Archivo Histórico Provincial o a la agencia u organización competente después de que se reorganice la estructura organizativa.

Coordinar con la unidad de gestión y operación del Sistema Estadístico para confirmar el número de documentos y bases de datos documentales de las agencias y organizaciones que integran el Sistema.

Recibir y conservar por separado los archivos y documentos de trabajos inacabados según la lista.

Presentar o recopilar, empaquetar por separado los registros previamente completados y conservados permanentemente, listos para su envío a los Archivos Históricos.

Entregue los documentos y archivos empaquetados, así como la lista de trabajos pendientes, en su estado original.

Para los funcionarios públicos, empleados y trabajadores, se debe recopilar y organizar la documentación relativa al trabajo realizado y al trabajo pendiente; para el trabajo pendiente, es necesario elaborar una lista e indicar claramente: nombre del trabajo; nombre de la persona encargada de gestionarlo; número de documentos y materiales existentes; plazo para su tramitación (si lo hubiere).

Mantenga estadísticas de registros y documentos sobre el trabajo completado y registros y documentos sobre el trabajo no completado en el Sistema; cree una lista de registros de trabajo o una lista de documentos sobre el trabajo no completado en el Sistema.

Entregue el paquete original de documentos y archivos y la lista de trabajo no terminado en el Sistema al archivo de la agencia o unidad, o a la persona responsable de recopilar documentos durante el proceso de reorganización del aparato.

Inmediatamente después de completar la organización, es necesario coordinar rápidamente con los Archivos de la Agencia y la unidad que gestiona y opera el Sistema para entregar los registros y documentos sobre el trabajo pendiente a la unidad o persona responsable de continuar con su gestión.

Cierre de las cuentas de organizaciones e individuos para agencias y organizaciones que cesan sus operaciones inmediatamente después de que se tome una decisión sobre reestructuración organizativa.

En cuanto a la unidad encargada de la gestión y operación del Sistema, el Ministerio del Interior exige que se identifique y delimite el alcance de los documentos y bases de datos documentales del Sistema según cada cuenta de la agencia, organización e individuo; para lo cual, con base en la lista de trabajo pendiente de las unidades e individuos, se determinará el alcance de los datos y se elaborará una lista de las cuentas de organizaciones e individuos con trabajo pendiente; y se preparará un plan de traspaso cuando se indique.

Recopilar e informar al Comité Popular Provincial y al Departamento de Asuntos Internos sobre el sistema de códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos que se utilizan actualmente en el Sistema, para que sirva de base para establecer los códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos de las agencias y organizaciones después de reorganizar el aparato de manera unificada y sincronizada, evitando la duplicación.

Inmediatamente después de completar la organización, es necesario realizar con prontitud las siguientes tareas:

Cierre de las cuentas de organizaciones e individuos para agencias y organizaciones que cesan sus operaciones inmediatamente después de que se tome una decisión sobre reestructuración organizativa.

Actualizar el sistema de códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de texto de las nuevas agencias y organizaciones para garantizar el buen funcionamiento del sistema.

Abrir cuentas para nuevas agencias, organizaciones e individuos, asegurando la conexión con documentos y bases de datos documentales previamente relacionados para garantizar que no haya interrupciones en el procesamiento del trabajo en el Sistema.
Extraer y empaquetar los documentos y las bases de datos documentales de organismos, organizaciones y unidades inactivas y entregarlos a los Archivos Históricos Provinciales o a los organismos y organizaciones competentes después de reestructurar el aparato.

Elabore un plan para utilizar los documentos y las bases de datos documentales del Sistema para atender las necesidades urgentes de agencias, organizaciones e individuos durante el proceso de reestructuración del aparato.
Consulte el texto completo del Despacho Oficial N° 414/BNV-VTLTNN en el ARCHIVO adjunto:

Fuente: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987