سازمان بایگانی استان سون لا ، غرق در جریان ۸۰ سال تاریخ و پس از طی مراحل مختلف شکلگیری و توسعه، به تدریج تکامل یافته تا الزامات مدیریت دولتی و حفاظت و ارتقای ارزش اسناد بایگانی را در هر دوره برآورده کند. قبل از سال ۱۹۹۸، کار بایگانی به عنوان یک دپارتمان تحت نظر اداره اداری و سازمانی دفتر کمیته مردمی استان سازماندهی شده بود. از سال ۱۹۹۸ تا ۲۰۱۸، در پاسخ به نیاز به تقویت مدیریت دولتی بایگانیها، استان سون لا به تدریج مدل سازمانی خود را تکمیل کرد. مرکز بایگانی تاریخی استان تأسیس شد و مطابق با مقررات دولت مرکزی و واقعیتهای محلی، دستخوش چندین تعدیل، ادغام و بازسازی شده است.
به طور خاص، سال ۲۰۱۰ با تأسیس معاونت مدیریت بایگانی و اسناد استانی سون لا تحت نظر وزارت امور داخلی، تحولی چشمگیر را رقم زد و وظایف آن در ارائه مشاوره در مدیریت دولتی و مدیریت مستقیم اسناد بایگانی تاریخی را یکپارچه کرد. تا سال ۲۰۱۵، مرکز بایگانی تاریخی به عنوان یک واحد خدمات عمومی تأسیس شد و به تدریج حفظ، بهرهبرداری و خدمات اسناد را حرفهای کرد. از سال ۲۰۱۸ تا به امروز، مرکز بایگانی تاریخی استانی از نظر سازماندهی و عملکردها و وظایف طبق تصمیمات کمیته مردمی استان، همچنان در حال تقویت بوده است.
در حال حاضر، مرکز بایگانی تاریخی استان، ۵۹ مجموعه بایگانی، بیش از ۲۲۰۰ متر قفسهبندی و نزدیک به ۸۰۰۰۰ پرونده و سند از سازمانها و نهادهای مختلف از سال ۱۹۶۲ تا به امروز را مدیریت و نگهداری میکند. هر متر از قفسهبندیهای این مرکز، نشان از دورههای انقلابی، سازندگی و اصلاحات؛ تصمیمات مهم در مورد ساختار سازمانی، مدیریت زمین، توسعه اجتماعی- اقتصادی ، دفاع و امنیت ملی؛ و سوابق مربوط به حقوق و منافع مشروع سازمانها و شهروندان دارد. حجم زیاد اسناد، که از نظر محتوا و شکل متنوع هستند، الزامات فزایندهای را بر کارکنان بایگانی در تضمین حفظ ایمن، سازماندهی علمی و استفاده مؤثر از این منبع ارزشمند تحمیل میکند.
خانم خونگ تی هو، معاون مدیر مرکز بایگانی تاریخی استان، اظهار داشت: پیش از این، کار بایگانی بر جمعآوری و نگهداری ایمن اسناد متمرکز بود. با این حال، فعالیتهای بایگانی اکنون به شدت به سمت مدیریت مدرن، متمرکز بر کاربر و با اثربخشی بهرهبرداری و استفاده از اسناد، در حال تغییر است. این مرکز در حال ترویج سازماندهی علمی اسناد بایگانی نشده، تقویت کاربرد فناوری اطلاعات و بهبود کیفیت خدمات برای دسترسی و استفاده از اسناد به روشی است که به طور فزایندهای راحت و به موقع باشد. اسناد بایگانی به طور مؤثر در خدمت مدیریت، هدایت و عملکرد تمام سطوح دولت هستند و منبع قابل اعتمادی از دادههای تاریخی برای تحقیقات تاریخی، آموزش سنتی، اجرای سیاستها و حمایت از حقوق و منافع مشروع مردم میباشند.
مرکز بایگانی تاریخی استان به طور فعال در حال ترویج دیجیتالی کردن اسناد است؛ یک پایگاه داده برای مدیریت، بازیابی و بهرهبرداری آنلاین از اسناد ایجاد میکند؛ و از یک سیستم هماهنگ نرمافزار بایگانی استفاده میکند. همزمان، بر بهبود ظرفیت کارکنان خود برای برآورده کردن نیازهای کار در یک محیط مدرن تمرکز دارد. به موازات آن، سیستم بایگانی به طور منظم بازرسی و نظارت میشود تا از شرایط مربوط به دما، رطوبت و ایمنی در برابر آتشسوزی اطمینان حاصل شود. اسنادی که علائم آسیب را نشان میدهند، به سرعت پردازش و بازیابی میشوند و خطر از بین رفتن یا خراب شدن را به حداقل میرسانند. تمام قفسهها و پوشههای پرونده به صورت علمی برچسبگذاری و شمارهگذاری شدهاند که بازیابی سریع و دقیق را تسهیل میکند.
به طور خاص، سال ۲۰۲۵ دوره بسیار مهمی برای کار بایگانی در چارچوب کل نظام سیاسی است که در حال تسریع بازسازی و سادهسازی دستگاههای اداری و اجرای مدل دو لایهای حکومت محلی است. مرکز بایگانی تاریخی استان سون لا یکی از واحدهایی است که پس از تکمیل مدل سه لایهای حکومت محلی، با موفقیت و به موقع، توسعه و صدور طرحی برای رسیدگی به انبوه اسناد را به پایان رسانده است. این مرکز همچنین به وزارت امور داخلی توصیه کرده است که دستورالعملها، دستورالعملها و رهنمودهای متعددی را به سازمانها، واحدها و محلات برای سپردن اسناد به بایگانی تاریخی استان صادر کند؛ و مستقیماً کمیتههای مردمی در سطح منطقه را در فهرستنویسی، بستهبندی، مهر و موم کردن و تحویل اسناد مطابق با مقررات راهنمایی کرده و به تضمین بازسازی ایمن و هماهنگ دستگاه اداری کمک کرده است. این مرکز بیش از ۱۳۵۰۰ متر قفسه اسناد را از سازمانها و واحدها در ۱۲ منطقه، شهر و شهرستان (قبل از سازماندهی مجدد) دریافت و ذخیره کرده است. همچنین ۲۵ مجموعه بایگانی با حجم کلی ۵۸۶ متر قفسهبندی اسناد و ۱۴۶۵۸ پرونده دریافت و ارسال کرد و رعایت به موقع و مناسب مقررات را تضمین نمود.
مرکز بایگانی تاریخی استان سون لا، فراتر از وظیفه اصلی خود در حفظ و نگهداری، با استقبال و خدمترسانی به سازمانها و افرادی که به دنبال دسترسی و استفاده از منابع آرشیوی هستند و با برگزاری نمایشگاهها و ارائههای متعدد اسناد آرشیوی، ارزش این منابع را ارتقا میدهد. نکته قابل توجه، سازماندهی موفقیتآمیز فضای نمایشگاهی "سون لا - آثار تاریخی از طریق اسناد آرشیوی" بود که نزدیک به ۲۰۰ سند، تصویر و نقشه ارزشمند را به نمایش گذاشت. این فضای نمایشگاهی یک رویداد سیاسی، فرهنگی و اجتماعی مهم بود که به مقامات، اعضای حزب و مردم کمک کرد تا در مورد سفر ۱۳۰ ساله توسعه استان تأمل کنند، غرور را پرورش دهند و الهامبخش آرمانهای پیشرفت باشند. همزمان، این امر آگاهی و مسئولیتپذیری را در بین سازمانها، واحدها و جامعه در حفظ، استفاده و ارتقای ارزش منابع آرشیوی افزایش داد.
از حفظ و حراست اسناد تاریخی گرفته تا ایجاد پایگاههای داده مدرن، کار بایگانی به طور فزایندهای نقش مهم خود را در مدیریت دولتی و توسعه اجتماعی-اقتصادی تأیید میکند و هدف آن "حفظ میراث - ارتقای ارزش - خدمترسانی مؤثر" است. بخش بایگانی سون لا با تکیه بر سنتهای خود، به نوآوری و بهبود کیفیت عملیات خود ادامه میدهد و به طور مؤثر در توسعه پایدار استان در عصر جدید نقش دارد.
منبع: https://baosonla.vn/van-hoa-xa-hoi/bao-ve-phat-huy-gia-tri-tai-lieu-luu-tru-lhV7lWVDR.html
نظر (0)