Comment optimiser Outlook pour une gestion des e-mails plus efficace que Gmail.

Bien que Gmail domine actuellement le marché, Microsoft Outlook offre de nombreuses fonctionnalités performantes permettant d'optimiser considérablement les flux de travail. Cependant, de nombreux outils utiles d'Outlook ne sont pas activés par défaut, privant ainsi les utilisateurs de la possibilité de transformer une boîte de réception encombrée en un espace de travail professionnel. Voici quelques conseils importants pour améliorer votre gestion des e-mails.

Améliorez votre confidentialité et bloquez le suivi.

Les entreprises utilisent souvent des pixels espions cachés dans les e-mails pour savoir quand vous les ouvrez. Pour protéger votre confidentialité sur Outlook.com, accédez à Paramètres (icône d'engrenage) > Courrier > Courrier indésirable . Dans Options de sécurité , sélectionnez Bloquer les pièces jointes, les images et les liens provenant d'expéditeurs et de domaines non autorisés . Cela permet d'empêcher le suivi discret et les tentatives d'hameçonnage.

De plus, vous pouvez désactiver l'option « Ne pas afficher les images de l'expéditeur » dans Mail > Mise en page et décocher, dans l'onglet Gestion des messages , l'option permettant d'afficher les logos des expéditeurs liés au shopping. Pour éviter de perdre des e-mails importants, ajoutez des adresses de confiance à la liste des expéditeurs approuvés dans ce même menu.

Nettoyez automatiquement votre boîte de réception grâce à la fonction Nettoyage.

La fonction Nettoyage est un outil puissant qui automatise le nettoyage des courriels provenant d'expéditeurs spécifiques. Par exemple, vous pouvez configurer Outlook pour qu'il ne conserve que les courriels relatifs aux transactions bancaires des 10 derniers jours et qu'il archive automatiquement les courriels plus anciens.

Pour ce faire, sélectionnez un e-mail, cliquez sur l'onglet Accueil , puis choisissez Analyser . Une fenêtre s'affichera avec quatre options de traitement principales :

Các tùy chọn tính năng Sweep trong Outlook — Cette interface vous permet de configurer la fonction de balayage pour déplacer ou supprimer automatiquement les e-mails selon une règle définie.

Déplacer tous les messages hors de la boîte de réception.
Déplacer tous les messages actuels et futurs.
Ne conservez que les messages les plus récents.
Déplacer automatiquement les messages datant de plus de 10 jours.

Accélérez le traitement grâce aux gestes de balayage et aux raccourcis Gmail.

Sur l'application mobile, vous pouvez personnaliser le geste de balayage vers la gauche ou la droite pour supprimer, archiver ou marquer les e-mails en accédant à Paramètres > E-mail > Options de balayage . Pour les utilisateurs d'ordinateurs habitués aux raccourcis clavier de Google, Outlook permet de passer aux raccourcis clavier de Gmail dans Paramètres > Général > Accessibilité > Raccourcis clavier .

L'une des fonctionnalités intéressantes est Actions rapides . Cet outil vous permet de combiner plusieurs actions en un seul clic, comme marquer un e-mail comme lu et le déplacer vers le dossier d'archivage. Vous pouvez configurer cette fonction dans Courrier > Actions rapides .

Contrôle de l'IA et des fonctionnalités supplémentaires.

Pour une sécurité optimale de vos données et sans utiliser Copilot AI, désactivez cette fonctionnalité dans Paramètres > Copilot . De plus, dans la section Confidentialité et données , désactivez les options de collecte de données de diagnostic et d'analyse de contenu afin d'empêcher Microsoft de collecter des informations depuis vos e-mails.

Enfin, activez la fonction « Annuler l’envoi » dans Courrier > Composer et répondre . Vous pouvez définir un délai d’attente allant jusqu’à 30 secondes pour vous permettre de récupérer les courriels mal distribués ou erronés avant leur envoi effectif.

Source : https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html