Débloquer le flux des données numériques

Le partage des données est essentiel à la société à l'ère du numérique. Cependant, le manque de synchronisation entre les systèmes spécialisés engendre involontairement un processus « manuel numérique », source de perte de temps pour les élus locaux et les citoyens. Pour optimiser cette ressource, il est impératif de supprimer les cloisonnements technologiques et de s'engager à garantir des données exactes, complètes, fiables et à jour dès leur source.

Les citoyens effectuent des transactions au Centre de services administratifs publics du quartier Ha Giang 2.

Des goulots d'étranglement dus à un manque de connectivité.

Les systèmes informatiques sont censés libérer du travail, mais au contraire, ils exercent une pression immense sur l'appareil administratif et sur les individus.

Chaque jour, Ly Thi Van Anh, employée au Centre de services administratifs publics du quartier de Binh Thuan, voit son écran d'ordinateur encombré d'onglets provenant des portails d'information sur les procédures administratives de divers ministères et agences. Pour traiter une seule demande, elle doit se connecter à plusieurs systèmes et saisir à plusieurs reprises les mêmes informations d'identification, faute de synchronisation automatique. Ce que l'on appelle « interopérabilité » dans les documents écrits se transforme, dans la pratique, en un processus manuel numérique. Au lieu de se déplacer physiquement entre les services comme auparavant, les agents comme Mme Lan Anh doivent désormais naviguer manuellement entre différents logiciels sur leur clavier.

Partageant la même pression, Mme Nguyen Thi Chuc, fonctionnaire au département de la Justice et de l'État civil de la commune de Vinh Tuy, explique qu'elle doit jongler quotidiennement avec des dizaines de tâches sur différents logiciels, ce qui engendre parfois de la confusion. La principale raison est que les systèmes de gestion spécialisés des différentes unités ne peuvent actuellement ni être interconnectés, ni communiquer entre eux, ni être synchronisés avec la Base de données nationale de la population.

Cela allonge les délais de traitement des documents, obligeant le personnel à effectuer de nombreuses tâches manuelles répétitives. « Au lieu d'être simplifié par la technologie, le manque de synchronisation entre les plateformes crée involontairement des obstacles supplémentaires, réduisant l'efficacité globale et exerçant une forte pression sur le personnel de terrain », a expliqué Mme Chúc.

D'après une enquête, un fonctionnaire communal utilise actuellement jusqu'à 15 logiciels spécialisés différents, provenant de divers ministères et agences, simultanément. En raison d'interfaces et d'une architecture de données incohérentes, au lieu d'exporter les données en un clic comme auparavant, les agents doivent désormais collecter et additionner manuellement chaque chiffre pour établir des rapports. Pour « remédier » à ce problème, de nombreuses collectivités ont été contraintes de revenir à l'ancien logiciel partagé de la province.

Un rapport d'évaluation du ministère des Sciences et de la Technologie a clairement mis en lumière cette situation : l'utilisation de plusieurs systèmes indépendants engendre une surcharge de travail, des saisies de données répétées et ralentit directement le déroulement des procédures administratives. Ce paradoxe ne tient pas à des limitations technologiques, mais à une vision étriquée. Le fait que les services de gestion conçoivent des systèmes logiciels fermés, destinés à servir uniquement les intérêts de leurs secteurs respectifs, a transformé, involontairement, les données – une ressource nationale partagée – en actifs privés distincts.

Mme Ly Thi Van Anh, spécialiste au Centre de services administratifs publics du quartier de Binh Thuan, doit constamment afficher les onglets du système d'information de divers départements pour effectuer des recherches et des recoupements.

Le défi de l’exigence « bon – suffisant – propre – vivable ».

Non seulement les responsables ont des difficultés avec le logiciel, mais les citoyens doivent également se frayer un chemin à travers un flux de données fragmenté, voire erroné.

Après près d'un mois de recherches, M. Doan Xuan Viet, du village de Kim Ban, commune de Hung An, a enfin pu immatriculer sa voiture à son nom. D'après M. Viet, le véhicule avait été initialement acheté dans la province, et il pensait que la procédure de radiation de l'immatriculation serait simple, mais elle s'est avérée très complexe. L'immatriculation d'origine était à Hanoï , mais en raison du manque d'intégration des systèmes informatiques spécialisés, la vérification et la radiation des documents originaux ont pris énormément de temps. Pendant toute la durée de l'attente, la voiture est restée immobilisée à son domicile.

Plus important encore, le manque de synchronisation et la précipitation lors des premières étapes de la numérisation des données démographiques ont engendré des erreurs et des désagréments pour les citoyens. Dans certaines localités, en raison de la pression exercée pour atteindre les objectifs fixés et du manque de rigueur dans le processus de saisie et de vérification des données, il est arrivé que des enfants ne soient pas inscrits dans le registre des ménages du système électronique.

Mme Tran Thi Hoai Phuong, du groupe 8, quartier de Nong Tien, a expliqué que son enfant, né en 2020, entre en CP cette année. Lors de l'inscription, elle a eu la mauvaise surprise de constater que le nom de son enfant ne figurait pas dans le registre d'état civil électronique de la famille. Elle a donc dû faire plusieurs allers-retours pour obtenir des justificatifs et attendre que la police corrige les données erronées.

Le problème des erreurs de données, voire de données totalement manquantes, persiste dans de nombreuses localités, rendant presque impossible le partage et l'utilisation des informations sur l'infrastructure numérique. Selon un rapport du ministère de l'Agriculture et de l'Environnement, sur plus de 3,6 millions de parcelles de terrain pour lesquelles des certificats de droits d'utilisation des terres ont été délivrés, seules 1,3 million environ ont été mises à jour dans la base de données (un taux modeste d'environ 37 %). Cela signifie que près de 2,3 millions de parcelles de terrain, soit 63 % des ressources foncières dont la propriété a été accordée, restent hors du système numérique. De plus, 44 localités ne disposent actuellement d'aucune donnée.

Le personnel du Centre de services administratifs publics de la commune de Lung Phin aide les résidents à accomplir leurs démarches administratives.

Débloquer le flux numérique

Pour garantir la continuité des flux numériques et minimiser les erreurs évitables, la solution ne réside certainement pas dans la création de nouvelles applications ou de nouveaux logiciels. Il est indispensable de mettre en place une stratégie d'intégration globale et synchronisée à l'échelle macro.

Mme Ho Thi Phuong Lan, chef du département de la transformation numérique du ministère des Sciences et des Technologies, a analysé : Pour résoudre définitivement cette situation et redonner aux données la place qui leur revient en tant que ressource essentielle, il est impératif, dans les prochains temps, d'intégrer et de synchroniser toutes les données spécialisées au Centre national de données, sous l'étroite coordination et coopération des ministères et des secteurs.

Pour atteindre cet objectif, les experts en technologies et en gestion administrative estiment qu'il convient de se concentrer sur deux axes principaux. Premièrement, il est temps de rompre avec le cloisonnement des systèmes en instaurant un cadre de normes techniques obligatoires, du niveau central au niveau local. Les ministères et les agences ne peuvent plus se permettre d'imposer leurs méthodes, mais doivent assumer la responsabilité de faciliter l'interconnexion des systèmes, en obligeant les systèmes spécialisés à communiquer et à partager des données sur une plateforme commune. Parallèlement, l'architecture du système d'information de gestion des procédures administratives doit être repensée, en privilégiant la facilité d'utilisation pour les agents locaux et les citoyens, et en éliminant résolument la saisie multiple des mêmes informations.

L'intégration synchronisée permet non seulement de libérer du temps de travail au sein de l'administration, mais constitue également le seul moyen de garantir que les données répondent à deux critères essentiels : leur « propreté », grâce à la réduction des erreurs de saisie manuelle, et leur « viabilité », par une mise à jour et un échange continus en temps réel. Une cartographie numérique nationale ne peut être achevée que lorsque le flux de données est fluide, devenant ainsi une source continue au service du développement de l'ensemble de la société.

Texte et photos : Tuan Quang

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Fonctionnement efficace des données partagées

Camarade Nguyen Van Hien
Directeur adjoint du Département des sciences et de la technologie

Ces derniers temps, la province de Tuyen Quang a activement collaboré avec les ministères et agences centraux pour connecter, intégrer et tester les processus de traitement des procédures administratives sur les systèmes centralisés de ces ministères et agences. Cependant, la mise en œuvre pratique se heurte encore à certaines difficultés, telles que des fonctionnalités opérationnelles incomplètes, une connexion hétérogène avec les logiciels spécialisés et des infrastructures informatiques limitées dans certaines zones reculées. Afin de garantir le bon fonctionnement de l'entrepôt de données partagé, il est nécessaire d'autoriser un fonctionnement parallèle entre le système d'information provincial et le système centralisé du ministère pendant la période de transition. La migration complète ne devra être effectuée que lorsque toutes les conditions techniques seront remplies, afin de ne pas perturber le traitement des procédures administratives pour les citoyens et les entreprises. Parallèlement, il est indispensable d'accélérer la normalisation des données, de finaliser les fonctions de synchronisation en temps réel, de mettre en place la signature électronique, l'archivage électronique et d'assurer une interconnexion fluide avec le Portail national des services publics. Dans le même temps, il convient de poursuivre le renforcement de la formation professionnelle des agents de terrain et d'élaborer des feuilles de route de mise en œuvre adaptées aux spécificités de chaque localité.

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Renforcer la connectivité et le partage de données entre les industries.

Camarade Vu Hoai Nam
Directeur de VNPT Ha Giang

À mon avis, la principale raison de l'incapacité actuelle à normaliser les données est que le développement des bases de données spécialisées a été fragmenté par le passé, chaque secteur et domaine mettant en œuvre des normes et des plateformes différentes, ce qui a entraîné des difficultés de connexion et de partage des données.

Dans de nombreux cas, les informations concernant un même citoyen doivent être saisies plusieurs fois dans différents systèmes en raison du manque d'interopérabilité des données. Si certaines bases de données ont été numérisées, l'absence d'harmonisation des normes de données entre les secteurs freine le partage et l'exploitation des informations. Par ailleurs, l'infrastructure informatique est inégale dans certaines zones rurales et reculées, et la capacité de certains responsables locaux à accéder aux données numériques et à les utiliser demeure limitée.

Pour remédier à cette situation, il est nécessaire de continuer à améliorer les bases de données nationales pour les données critiques et les bases de données constituées par les collectivités locales afin qu'elles deviennent des bases de données nationales ; de promouvoir la connectivité et le partage des données entre les secteurs, en plaçant les données au cœur du service aux citoyens et aux entreprises, tout en minimisant la nécessité pour les fonctionnaires et les citoyens de fournir à nouveau des informations que l'État possède déjà.

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Optimisation des avantages du VNeID au niveau 2

Lieutenant-colonel Tran Van Hung
Chef adjoint du département de la police administrative chargé de l'ordre social, police provinciale

Au cours de la période écoulée, le Département de la police chargé de la gestion administrative de l'ordre social a coordonné de manière proactive avec les départements, agences et unités concernés la révision, la comparaison, la mise à jour et le nettoyage réguliers des données démographiques ; parallèlement, il a participé activement à la coordination de la construction, de la création, du complément, du nettoyage et de l'enrichissement des données spécialisées afin de garantir l'exactitude, la cohérence et l'uniformité des systèmes de données, servant ainsi efficacement la gestion de l'État et la résolution des procédures administratives pour les citoyens et les entreprises.

En outre, l'unité a conseillé de manière proactive aux dirigeants de la police provinciale et du Comité populaire provincial de continuer à diriger les départements, les forces, les bureaux professionnels et la police des communes et des quartiers concernés afin de renforcer la propagande, l'orientation et le soutien aux citoyens pour l'enregistrement et l'activation des comptes d'identification électronique de niveau 2 (VNeID), en intégrant les informations documentaires, contribuant ainsi au développement global de l'application VNeID et en faisant une super application numérique nationale.

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Prêt à coopérer à la mise à jour des données.

Mme Nong Thi Xuyen
Village de Chang Tham, commune de Bang Lang

Actuellement, une grande partie des informations publiques est mise à jour dans des systèmes de données numériques. Toutefois, pour garantir que ces données restent complètes, exactes et reflètent fidèlement la réalité, la coopération entre les citoyens et les organismes compétents est essentielle dans le processus de révision et de mise à jour des informations.

Nous espérons que les autorités compétentes fourniront régulièrement des informations et des orientations lors de la révision et de la mise à jour des données, afin que le public soit informé et puisse coopérer activement. En réalité, nombreuses sont les personnes qui ignorent encore les informations à mettre à jour et les échéances ; des instructions précises et opportunes sont donc essentielles.

Lorsqu'une demande de révision et de mise à jour des données est formulée, nous sommes prêts à fournir les informations nécessaires et à coopérer conformément aux instructions. Nous espérons que les données mises à jour seront utilisées de manière cohérente, évitant ainsi aux citoyens de devoir déclarer plusieurs fois les mêmes informations.

Source : https://baotuyenquang.com.vn/chuyen-muc-cai-cach-hanh-chinh/202606/khoi-thong-dong-chay-du-lieu-so-5db74ec/