Numérisez efficacement vos documents grâce au système VNPT eDiG.

Le stockage des documents papier est difficile, long et fastidieux lorsqu'il s'agit de rechercher des informations. Ces documents nécessitent de l'espace et, s'ils ne sont pas conservés correctement, ils se détériorent, s'abîment et moisissent, ce qui peut avoir un impact direct sur la santé.

Si les entreprises et les organisations intègrent la technologie à leur gestion, elles pourront remédier aux lacunes mentionnées et optimiser l'utilisation de leurs espaces. À l'ère du développement technologique et de la quatrième révolution industrielle qui touche tous les aspects de la vie, l'application des technologies de l'information (TI) à la numérisation et à la création de bases de données modernes est la solution privilégiée par les organisations et les entreprises pour favoriser la réforme, améliorer l'efficacité des procédures administratives, offrir des services plus rapides et de meilleure qualité aux clients et aux usagers, et accroître l'efficacité pour tous. Il est notamment nécessaire de transformer les entrepôts physiques, qui stockent des documents volumineux et poussiéreux, en « entrepôts virtuels », c'est-à-dire des bases de données modernes et synchronisées, dotées d'une grande capacité, d'un stockage intelligent, d'une gestion sécurisée, d'un accès rapide à l'information et de facilités de recherche et de partage.

Système VNPT eDiG.

Pour répondre aux besoins des organisations et des entreprises, la plateforme de numérisation d'archives en ligne VNPT eDiG du Groupe vietnamien des postes et télécommunications ( VNPT ) constitue une solution efficace, offrant de nombreux avantages tels que le gain d'espace pour le stockage des documents ; la possibilité de stocker et de consulter des informations à tout moment et en tout lieu ; la possibilité de modifier et de réutiliser les données ; la constitution de copies de sauvegarde en cas de sinistre ; la préservation des documents originaux ; et la garantie de la sécurité et de l'intégrité des données. VNPT eDiG est conforme à la circulaire n° 02/2019 du ministère de l'Intérieur, qui stipule les normes et exigences relatives aux données d'entrée pour la conservation des archives électroniques, ainsi qu'à la circulaire officielle n° 903 de 2023 du Département des archives nationales, qui encadre la collecte et le dépôt des archives et documents électroniques auprès des Archives historiques. De plus, ce produit est conçu pour répondre aux exigences des entreprises d'archivage numérique et des systèmes de gestion documentaire des archives numériques, conformément à la loi sur les archives (modifiée en 2024). VNPT eDiG est un système logiciel qui permet aux clients de convertir les données de leurs documents papier en données numériques, lisibles, exploitables et stockables par ordinateur dans la base de données de l'entreprise. Ce système est flexible et s'intègre facilement en fonction de l'environnement existant du client. Il permet de créer une base de données ouverte, facile à consulter, à utiliser et à exploiter. Grâce à cela, les entreprises peuvent générer des rapports statistiques sur leurs documents et synthétiser rapidement leurs données. Le processus de développement du produit est conforme aux exigences de la norme ISO 9001:2022 relative au système de management de la qualité des produits (TCVN) et à la norme ISO 27001:2015 relative à la sécurité de l'information. VNPT eDiG permet d'identifier et d'extraire les informations textuelles, de minimiser la saisie manuelle de données, de gérer les informations stockées grâce à un outil de recherche et de gérer les documents de manière pratique, rapide et précise. Le système prend en charge l'impression et la lecture par code-barres. VNPT eDiG facilite la gestion de l'enregistrement, des emprunts, des retours et de la prolongation de la durée de conservation des documents papier ou numériques, répondant ainsi aux exigences de la numérisation des documents pour de nombreux groupes d'utilisateurs tels que les ministères, les agences, les industries, les entreprises et les hôpitaux. Capable de gérer des volumes importants de documents grâce au modèle de cloud computing, VNPT eDiG prend également en charge le stockage de documents de tous types, y compris les informations non identifiées. Le système comprend actuellement 12 sous-systèmes, 66 groupes fonctionnels et plus de 600 fonctionnalités. Doté d'une technologie de pointe et de nombreuses fonctionnalités pratiques, il a été récompensé lors des prestigieux prix Sao Khue et classé parmi les meilleures technologies 4.0 de 2023 dans le domaine des services de transformation numérique. VNPT eDiG est particulièrement apprécié des utilisateurs pour ses performances exceptionnelles et sa capacité à s'adapter à tout système de stockage, quelle que soit sa taille, son organisation ou son type. La solution est actuellement déployée auprès de nombreux clients, du niveau central au niveau local, tels que le Comité central du Parti du bloc des entreprises, l'Association des agriculteurs du Centre du Vietnam et les bureaux des Comités provinciaux du Parti de Hau Giang et de Vinh Long. Le système est utilisé par le Département des Affaires étrangères de Da Nang, le Département des Affaires intérieures, de l'Information et des Communications de Cao Bang, ainsi que par les Départements de l'Information et des Communications de Lai Chau et Soc Trang . Parallèlement, il est testé par la Sécurité sociale vietnamienne, l'Administration nationale du tourisme du Vietnam, la Direction générale de l'hydrométéorologie, le Département V01 du ministère de la Sécurité publique, l'Inspection générale du gouvernement, les centres de stockage de données des Départements des Affaires intérieures des provinces et des villes, les entreprises d'État et les PME. Pour plus d'informations, consultez le site web vnpt.com.vn ou contactez la ligne d'assistance téléphonique gratuite au 18001260. Source : https://dantri.com.vn/suc-manh-so/so-hoa-ho-so-hieu-qua-voi-he-thong-vnpt-edig-20240617163637387.htm