Surmonter les difficultés liées à la mise en œuvre des dossiers scolaires numériques.

GD&TĐ - Les dossiers scolaires numériques contribuent à créer un système de dossiers scolaires transparent et interconnecté, mais leur mise en œuvre efficace nécessite une infrastructure, un financement et des ressources humaines synchronisés.

Créer un écosystème de données éducatives interconnecté.

Le ministère de l'Éducation et de la Formation a annoncé un projet de circulaire stipulant la réglementation relative à la gestion et à l'utilisation des dossiers numériques des étudiants dans les établissements d'enseignement général et les établissements d'enseignement continu.

En étudiant le projet, M. Le Van Hoa, directeur du Centre de formation continue, d'informatique et de langues étrangères de la province de Quang Tri , a souligné le rôle prépondérant des dossiers scolaires numériques dans la constitution de parcours d'apprentissage tout au long de la vie. Alors qu'auparavant les dossiers scolaires étaient gérés séparément pour chaque année et chaque niveau d'enseignement, les dossiers numériques sont conçus comme une source de données électroniques légale, liée à un identifiant unique pour chaque apprenant dans le système de suivi de l'apprentissage. Grâce à cette approche, les dossiers numériques deviennent un « axe de données » continu, enregistrant la formation et le développement des compétences de chaque individu, de sa scolarité jusqu'à l'âge adulte.

Selon M. Le Van Hoa, pour les organismes de gestion de l'éducation, les dossiers scolaires numériques aident à surveiller, analyser, évaluer et faire des prévisions précises sur la qualité de l'éducation, servant ainsi la planification des politiques ; et en même temps, ils soutiennent l'orientation professionnelle et la formation professionnelle qui correspondent étroitement aux besoins pratiques.

Pour les établissements d'enseignement, la numérisation des dossiers scolaires contribue à standardiser l'ensemble du processus de gestion, de la création et la mise à jour des dossiers à la signature électronique, réduisant ainsi considérablement les tâches administratives et la charge de travail liée aux documents papier pour les enseignants et le personnel administratif. Lors d'un changement d'établissement, les données scolaires des élèves sont automatiquement synchronisées et transférées, minimisant ainsi les risques de perte de dossiers ou d'interruption des informations. Par ailleurs, l'utilisation de la signature électronique par les professeurs principaux et les chefs d'établissement, associée à un système de suivi des données, renforce la transparence et réduit les risques de falsification ou d'altération des informations scolaires.

Pour les élèves et leurs parents, les dossiers scolaires numériques facilitent un accès plus rapide, plus transparent et plus pratique à l'information. Parents et élèves peuvent ainsi suivre en temps réel les résultats scolaires et le comportement de leurs enfants, renforçant la collaboration entre les familles et l'établissement. Lors de démarches administratives telles que le changement d'établissement, l'inscription ou la vérification du parcours scolaire, les dossiers scolaires numériques sont accessibles directement via des plateformes numériques comme VNeID ou le Portail des services publics, contribuant ainsi à réduire la paperasserie et les procédures administratives.

Plus largement, les dossiers scolaires numériques sont conçus pour se connecter à la Base de données nationale sur l'éducation et la formation et s'intégrer aux plateformes numériques nationales. Cela permet aux données éducatives de devenir partie intégrante de l'infrastructure nationale de données, contribuant ainsi au développement de l'administration et de la société numériques.

Séance de formation sur la mise en place des dossiers scolaires numériques à l'école primaire de Tan Duc (commune de Kha Son, province de Thai Nguyen). Photo : site web de l'école.

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L'élimination des obstacles liés aux infrastructures et au financement est cruciale pour la mise en œuvre concrète des dossiers scolaires numériques.

S’appuyant sur son expérience de mise en œuvre de la transformation numérique dans son école, M. Cam Van Than, directeur de l’école primaire et secondaire Huy Bac (commune de Phu Yen, province de Son La), estime que la mise en place de dossiers scolaires numériques apporte de nombreux avantages, mais pose également de nombreux défis aux établissements d’enseignement, en particulier dans les zones reculées.

Le premier défi concerne l'infrastructure technique et la sécurité de l'information. Le projet de réglementation stipule que les établissements scolaires doivent s'assurer proactivement que leur infrastructure, leurs équipements et leurs logiciels informatiques sont conformes aux normes et organiser la sauvegarde et la restauration des données. Cependant, dans de nombreux établissements situés en zones défavorisées, les financements sont limités, les systèmes informatiques sont obsolètes et les connexions internet instables, ce qui nuit à la mise à jour et à la transmission des données en temps réel.

Par ailleurs, l'obligation pour les professeurs de matières, les professeurs principaux et les chefs d'établissement d'utiliser une signature numérique personnelle pour compléter les dossiers des élèves engendre d'importantes difficultés financières. Équiper l'ensemble du personnel enseignant de signatures numériques et prendre en charge les coûts de renouvellement annuels nécessitent un financement conséquent, alors qu'il n'existe actuellement aucune réglementation spécifique concernant les mécanismes de soutien ou les sources de financement à cet effet.

Un autre défi consiste à numériser, normaliser et mettre à jour les données des dossiers scolaires papier existants afin de les synchroniser avec le système d'archivage numérique. Selon M. Than, il s'agit d'un travail considérable, exigeant beaucoup de temps et de personnel pour la vérification des données. Étant donné que de nombreux établissements scolaires ne disposent pas de personnel informatique dédié, cette tâche incombe principalement au personnel enseignant et administratif, notamment aux professeurs d'informatique qui sont déjà fortement sollicités par la transformation numérique.

Afin de garantir la faisabilité de la mise en œuvre, M. Cam Van Than a proposé la création d'un mécanisme de financement intégral pour la délivrance et la gestion des signatures numériques personnelles des enseignants, ainsi que l'investissement dans une infrastructure informatique minimale pour les établissements scolaires défavorisés. Concernant la feuille de route pour la numérisation des dossiers scolaires, une réglementation plus claire est nécessaire, privilégiant une approche progressive et donnant la priorité aux élèves nouvellement inscrits et à ceux des premières années de chaque niveau (CP, CM2 et 3e). Quant à la numérisation des dossiers scolaires papier, utilisés depuis de nombreuses années, une feuille de route adaptée est indispensable, permettant aux régions montagneuses de procéder par étapes plutôt que d'imposer une échéance nationale unique. Ceci permettrait d'éviter une surcharge de travail et de garantir la qualité des données tout au long du processus.

Partageant son expérience de mise en œuvre de la transformation numérique dans son école, M. Dinh Tien Hoang, directeur du collège internat ethnique de Nam Can (commune de Nam Can, province de Nghe An), a déclaré que les difficultés actuelles proviennent principalement de l'infrastructure technologique inégale dans certaines localités ; des compétences numériques limitées de certains enseignants ; et du risque d'erreurs de données et de problèmes de sécurité de l'information qui nécessitent une attention particulière.

M. Dinh Tien Hoang a exprimé le souhait que le ministère de l'Éducation et de la Formation continue d'améliorer le système logiciel unifié, de renforcer la formation des enseignants et d'élaborer une feuille de route de mise en œuvre adaptée aux différentes régions ; il a également demandé la publication de réglementations claires sur la sécurité des données, leur stockage et les responsabilités en matière de mise à jour afin de garantir la sécurité, l'exactitude et la cohérence à l'échelle nationale.

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Pour garantir la mise en œuvre efficace de la nouvelle réglementation, M. Le Van Hoa a proposé de se concentrer sur plusieurs tâches clés, notamment : la synchronisation de l'infrastructure technique et la normalisation des données à l'échelle nationale ; la résolution du problème de financement et la fourniture de signatures numériques gratuites aux enseignants ; le renforcement de la formation pratique liée à la réduction de la paperasserie et à la fin de la coexistence des dossiers papier et numériques ; la sensibilisation des parents et des élèves à l'accès et à l'utilisation efficace des bulletins scolaires numériques ; et le renforcement des exigences en matière de sécurité de l'information afin de garantir que toutes les modifications de données soient entièrement suivies, traçables et contrôlées.

D’un point de vue pratique, les dossiers scolaires numériques ne se limitent pas à un simple logiciel ; ils impliquent un changement de mentalité et de méthodes de gestion pédagogique. « Le plus important est de faire en sorte que les enseignants perçoivent la technologie comme un soutien et une aide, plutôt que comme une source de stress supplémentaire dans leur travail quotidien », a déclaré M. Le Van Hoa.

Source : https://giaoducthoidai.vn/thao-go-thach-thuc-khi-trien-khai-hoc-ba-so-post781020.html