כיצד לייעל את Outlook לניהול דוא"ל יעיל יותר מאשר Gmail.

שלטו ב-10 טיפים להתאמה אישית של Outlook כדי לנקות באופן אוטומטי את תיבת הדואר הנכנס שלכם, לחסום מעקב ולהשתמש בקיצורי דרך של Gmail כדי למקסם את הפרודוקטיביות שלכם.

למרות ש-Gmail מובילה כיום את השוק, Microsoft Outlook עדיין מתגאה בתכונות רבות וחזקות המסוגלות לייעל זרימות עבודה באופן משמעותי. עם זאת, כלים שימושיים רבים ב-Outlook אינם מופעלים כברירת מחדל, מה שגורם למשתמשים להחמיץ הזדמנויות להפוך תיבת דואר נכנס עמוסה לסביבת עבודה מקצועית. להלן מספר טיפים חשובים לשיפור חוויית ניהול הדוא"ל שלכם.

שפר את הפרטיות וחסום מעקב.

עסקים משתמשים לעתים קרובות ב"פיקסלים למעקב" נסתרים בהודעות דוא"ל כדי לדעת מתי אתה פותח אותן. כדי להגן על הפרטיות שלך ב-Outlook.com, עבור אל הגדרות (סמל גלגל שיניים) > דואר > דואר זבל . תחת אפשרויות אבטחה , בחר חסום קבצים מצורפים, תמונות וקישורים מכל מי שאינו ברשימת השולחים והדומיינים הבטוחים שלי . זה עוזר למנוע ניסיונות מעקב סמוי ופישינג.

בנוסף, ניתן לעבור אל דואר > פריסה כדי לכבות את האפשרות "אל תציג תמונות שולח" ובכרטיסייה טיפול בהודעות , לבטל את הסימון באפשרות להציג לוגואים של שולחים הקשורים לקניות. כדי להבטיח שאימיילים חשובים לא יאבדו, הוסיפו כתובות מהימנות לשולחים בטוחים באותו תפריט הגדרות.

נקה את תיבת הדואר הנכנס שלך באופן אוטומטי בעזרת תכונת הסריקה.

תכונת הסריקה היא כלי רב עוצמה שמאפשר אוטומציה של ניקוי הודעות דוא"ל משולחים ספציפיים. לדוגמה, ניתן להגדיר את Outlook לשמור רק הודעות דוא"ל של תנועות בנקאיות מ-10 הימים האחרונים ולאחסן אוטומטית הודעות דוא"ל ישנות יותר.

לשם כך, בחר אימייל, לחץ על הכרטיסייה בית ובחר באפשרות "סריקה" . יופיע חלון עם ארבע אפשרויות עיבוד עיקריות:

ממשק זה מאפשר לך להגדיר את תכונת הסריקה כדי להעביר או למחוק הודעות דוא"ל באופן אוטומטי בהתאם לכלל קבוע.

• העבר את כל ההודעות מתיבת הדואר הנכנס.
• העבר את כל ההודעות הנוכחיות והעתידיות.
• שמור רק את ההודעות האחרונות.
• העברה אוטומטית של הודעות בנות יותר מ-10 ימים.

האצת עיבוד בעזרת מחוות החלקה וקיצורי דרך ב-Gmail.

באפליקציה לנייד, ניתן להתאים אישית את תנועת ההחלקה שמאלה או ימינה כדי למחוק, לאחסן או לסמן אימיילים בדגל על ​​ידי מעבר אל הגדרות > אימייל > אפשרויות החלקה . עבור משתמשי מחשב המכירים את קיצורי המקשים של גוגל, Outlook מאפשר מעבר לקיצורי המקשים של Gmail תחת הגדרות > כללי > נגישות > קיצורי מקשים .

תכונה אחת שכדאי לציין היא שלבים מהירים . כלי זה מאפשר לך לשלב מספר פעולות בלחיצה אחת, כגון סימון אימייל כנקרא והעברתו לתיקיית הארכיון. ניתן להגדיר זאת תחת דואר > שלבים מהירים .

שליטה בבינה מלאכותית ובתכונות משלימות.

אם אתם רוצים אבטחת מידע מוחלטת ואינכם רוצים להשתמש ב-Copilot AI, תוכלו לעבור אל הגדרות > Copilot כדי לכבות תכונה זו. בנוסף, במקטע פרטיות ונתונים , עליכם להשבית אפשרויות לאיסוף נתוני אבחון וניתוח תוכן כדי להבטיח ש-Microsoft לא תאסוף מידע מהאימיילים שלכם.

לבסוף, הפעל את תכונת ביטול שליחה תחת דואר > חיבור והשב . ניתן להגדיר זמן קצוב של עד 30 שניות כדי לאפשר לך לשחזר הודעות דוא"ל שנשלחו בצורה שגויה או שגויה לפני שהן נשלחות בפועל.

פִּרסוּם

מקור: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html