כאשר פקידי קומונה "לומדים מחדש" לשרת טוב יותר את העם.

לאחר מיזוג המחוזות, במרכזי השירות המנהלי הציבורי של הקומונות והרובעים ברחבי המחוז, המחזה הנפוץ ביותר הוא פקידים המקבלים בו זמנית בקשות מאזרחים, מחליפים ידע מקצועי, מעדכנים נהלי עיבוד במחשבים או לומדים על תוכנות חדשות שהופעלו.

בעקבות ארגון מחדש של יחידות מנהליות ויישום מודל שלטון מקומי דו-שכבתי, מנגנון הממשל העממי נכנס לשלב פעולה חדש לחלוטין. לצד שינויים בגבולות גיאוגרפיים, גודל האוכלוסייה ועומס העבודה, פקידי הממשל העממי התמודדו גם עם דרישה לשינויים משמעותיים בתפיסה, במיומנויות ובשיטות העבודה.

מנהיגי מחוז וין פוק קיימו פגישה כדי לדון וליישם צעדים לבניית ממשלה הקרובה לעם, מבינה את העם ומשרתת את העם.

מאחורי מאמצי הרפורמה המנהלית עומד תהליך "למידה מחדש" שקט אך אינטנסיבי עבור פקידים ברמת הקומונה. בעבר, משימות רבות ברמת הקומונה טופלו בעיקר בשיטות מסורתיות. מסמכי נייר היוו חלק גדול, הנתונים היו מפוזרים, וחילופי מידע בין הסוכנויות נעשו בעיקר ישירות או באמצעות מסמכי נייר.

עם זאת, יחד עם תהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית הלאומית והדרישה לבנות ממשלה דיגיטלית, רוב התהליכים הנוכחיים עברו לסביבה האלקטרונית. רשומות עוברות דיגיטציה, מסמכים נחתמים דיגיטלית, נתונים מקושרים זה לזה, והליכים אדמיניסטרטיביים רבים מתבצעים באופן מקוון. משמעות הדבר היא שפקידים מהשורש שטח לא רק צריכים לשלוט בכישוריהם המקצועיים, אלא גם להיות בקיאים בטכנולוגיה.

החבר נגוין בה טוי, מנהל מרכז השירותים המנהליים הציבוריים של קהילת סון דונג, אמר: "תוכנות ייעודיות רבות מעולם לא היו בשימוש קודם לכן, ולכן הצוות היה צריך ללמוד אותן מדי יום. לעיתים, היינו צריכים ללמוד מדריכי הוראות תוך כדי עבודה כדי לטפל במהירות במשימות עבור האנשים. בלי לעדכן את הידע שלנו, יהיה קשה מאוד להשלים את תפקידינו."

הלחץ גדול אף יותר עבור עובדים מבוגרים. משימות כמו עיבוד מסמכים מקוונים, חתימה דיגיטלית, ניהול נתונים אלקטרוניים או שימוש במערכות מידע משותפות אינן נקודות חוזק של רבים. עם זאת, דרישות התפקיד אינן מאפשרות האטה.

בינתיים, בעקבות ארגון מחדש של יחידות מנהליות, היקף הניהול ביישובים רבים גדל משמעותית. חלק מהפקידים נאלצים לקחת על עצמם אחריות רבה יותר או להיות אחראים על תחומים גדולים יותר מבעבר. עומס העבודה גדל, אך גם הדרישות לשירות איכותי לאזרחים הולכות וגדלות.

החבר נגוין טי לואונג - מנהל מרכז השירות הציבורי של וורד וין פוק, שיתף: "בעבר הייתי אחראי על מגזר התרבות המקומי, אך כעת בתפקידי החדש, עליי לקחת על עצמי אחריות נוספת רבה, כגון חקלאיות ודיג, ניהול שווקים וכו'. זה דורש ממני להשקיע יותר מאמץ מבחינת זמן, רוח, אנרגיה ואחריות. בתחומים שמעולם לא הייתי מעורב בהם קודם לכן, הדרך היחידה היא ללמוד ולחקור באופן עצמאי כדי לרכוש מספיק ידע כדי לשרת את עבודת ההכוונה, הניהול והיישום של משימות."

מחוז פו טו נמצא בדרך הנכונה במקסום שביעות רצון האזרחים באמצעות צורות שונות של טיפול ושירות.

על פי נתוני משרד הפנים , ייעול המנגנון המנהלי מיושם באופן סינכרוני ברחבי המדינה במטרה לשפר את האפקטיביות והיעילות של הרשויות המקומיות, להפחית את הרמות הביניים ולקדם את יישום הטכנולוגיה בניהול המדינה. משמעות הדבר היא שכל פקיד מקומי חייב להסתגל מהר יותר, להיות פרואקטיבי יותר ומקצועי יותר.

בעוד שבעבר אזרחים רבים היו רגילים לבצע נסיעות מרובות כדי להשלים ניירת, אופן פעולתם של הדברים במחלקות המנהל הציבורי עבר כיום שינויים משמעותיים.

ביישובים רבים, פקידים כבר לא רק מחכים שאנשים יגיעו וישלימו הליכים, אלא מספקים באופן יזום הדרכה כבר מההתחלה, מסייעים במילוי טפסים אלקטרוניים, מסבירים את התהליך ועוקבים אחר התקדמות העיבוד במערכת.

מקומות רבים הקימו גם קבוצות טכנולוגיה דיגיטלית קהילתיות, המגייסות חברי איגודי נוער לסייע לקשישים ולבעלי גישה מוגבלת לטכנולוגיה בביצוע הליכים מקוונים.

החבר נגוין נגוק טאצ' - סגן ראש משרד הוועדה העממית של קומונה טאם הונג, לשעבר האחראי על קבלת אזרחים בוועדה העממית של מחוז ין לאק (הישן), אמר: הדרישה הנוכחית אינה רק לעבד הליכים מהר יותר, אלא גם לשרת את העם טוב יותר. רפורמה מנהלית היא למעשה שינוי בתפיסה מניהול לשירות.

שינוי זה בא לידי ביטוי בדברים קטנים מאוד כמו הגישה כלפי האזרחים, אופן ההדרכה שלהם בניירת, היכולת להסביר תקנות משפטיות בצורה קלה להבנה, ורוח הליווי של האזרחים בתהליך פתרון בעיותיהם.

פקידים צעירים רבים כיום לומדים באופן יזום גם מיומנויות תקשורת נוספות, מיומנויות פתרון בעיות ומיומנויות יישום טכנולוגיה. הסיבה לכך היא שבסביבה המנהלית המודרנית, ידע מקצועי לבדו אינו מספיק.

ביישובים רבים מאורגנים באופן קבוע קורסי הכשרה בנושא טרנספורמציה דיגיטלית, פיתוח מיומנויות דיגיטליות ועדכון תהליכים עסקיים חדשים. בחלק מהמקומות אף יישמו מודל של "אוריינות דיגיטלית", שאינו מיועד רק לציבור הרחב אלא גם הופך לסביבת למידה יעילה עבור פקידים מהשטח.

במבט על המציאות התפעולית הנוכחית של המערכת, ברור שרפורמה מנהלית אינה עוסקת רק בארגון מחדש או ייעול מבנים. חשוב מכך, היא טמונה בשינוי באופן פעולת הרשויות המקומיות.

ככל שאזרחים מקבלים גישה רבה יותר למידע, כך גם דרישותיהם לשירותים ציבוריים איכותיים גוברות. כל בקשה מתעכבת, כל תלונה שלא טופלה, או כל פעולה לא מדויקת במערכת האלקטרונית עלולים להשפיע ישירות על אמון הציבור במנגנון המנהלי.

לכן, תהליך ה"למידה מחדש" עבור פקידי שטח של ימינו אינו רק לימוד שימוש בתוכנה או היכרות עם הליך חדש. זהו גם תהליך של שינוי חשיבה ניהולית, שיפור תחושת האחריות ובניית תרבות של שירות לעם.

שינוי זה אינו קל, במיוחד בהקשר של דרישות עבודה גוברות בעוד שמשאבי אנוש ברמה העממית נותרים מוגבלים. אך דווקא מתוך לחצים אלה נוצר בהדרגה צוות פקידים דינמי, מקצועי וממוקד יותר באנשים.

ייתכן שהשינויים לא יהיו גלויים בן לילה. עם זאת, מאחורי כל פעולה במערכת האלקטרונית, כל מפגש הדרכה או כל שעת לימוד עצמי של פקידים מקומיים, עומדים מאמצים שקטים לגרום למנגנון הממשל לפעול בצורה יעילה יותר.

ותהליך "הלמידה מחדש" הזה הוא התורם ליסודות החיוניים למערכת מנהלית מודרנית, שקופה וממוקדת אדם. זוהי גם המטרה הסופית של רפורמה מנהלית בשלב הפיתוח החדש, שבו כל החידושים מכוונים בסופו של דבר למטרה העליונה ביותר: לשרת את העם טוב יותר ויותר.

קוואנג נאם

מקור: https://baophutho.vn/khi-can-bo-xa-hoc-lai-de-phuc-vu-dan-255100.htm