יתרונות הדיגיטציה של נתוני רישום אזרחי

מערכת הרישום והניהול האזרחי האלקטרונית לא רק הקלה על האזרחים, אלא גם שיפרה את יעילות ניהול הרישום האזרחי מטעם המדינה. הודות לנוחות זו, סוכנויות רישום אזרחי ברמה גבוהה יותר יכולות בקלות לבדוק ולנטר את פעילויות הרישום האזרחי של סוכנויות ברמה נמוכה יותר, תוך זיהוי ותיקון מהיר של שגיאות בתהליך הרישום.

במטרה לשביעות רצון האזרחים.

באמצע אוגוסט 2025, מר נגוין ואן טאם, תושב המלט 1, קומונה לונג פו, קאן טו , פנה למרכז השירותים המינהליים הציבוריים של הקומונה כדי לבקש תיקון לרישום האזרחי שלו. הוא הביא רק את מסמכי הזיהוי המקוריים שלו ומילא טופס שסופק על ידי קצין המשפט והרישום האזרחי של הקומונה; התהליך ארך כ-15 דקות. מר טאם אמר בשמחה: "הצוות כאן היה נלהב בהדרכתי, עבודתם הייתה מהירה ויעילה, והם עזרו לי להשלים את בקשת תיקון הרישום האזרחי שלי."

נתוני רישום אזרחי אלקטרוניים מפחיתים את הנטל על פקידי המשפט והמרשם האזרחי. צילום: קים נגוק.

מר נגוין טאן דוי, המתגורר בכפר בונג טום, בקומונה לונג פו, עבר לאחרונה גם הוא תהליך אישור האבהות שלו. הודות למערכת הרישום האזרחי האלקטרונית, במקום לבזבז זמן בחיפוש אחר מסמכים מודפסים לאימות, פקידי המשפט והרישום האזרחי של הקומונה היו צריכים רק להיכנס למערכת הרישום והניהול האזרחי האלקטרונית כדי לחפש את פרטי הרישום האזרחי של מר דוי ולעבד את הבקשה; הוא קיבל את התוצאות זמן קצר לאחר מכן...

מ-1 ביולי 2025 ועד היום, מרכז השירותים המנהליים הציבוריים של קהילת לונג פו קיבל 204 בקשות, מתוכן 177 באופן מקוון ו-27 באופן אישי ובשירותי דואר. המרכז עיבד 203 בקשות לפני לוח הזמנים, ובקשה אחת עדיין נמצאת בעיבוד.

מר הו קוק הונג, סגן יו"ר ועדת העם של קהילת לונג פו ומנהל מרכז השירותים המנהליים הציבוריים של הקומונה, הצהיר: "הקומונה נוצלה בצורה מיטבית את השימוש בטכנולוגיית המידע ובמערכת הרישום והניהול האזרחי האלקטרונית ברישום וניהול אזרחי. בנוסף, ועדת העם של הקומונה פרסמה בפומבי תקנות בנושא רישום אזרחי בעניינים הנמצאים תחת סמכותה של הקומונה במרכז. פקידי רישום אזרחי פועלים תמיד במסגרת סמכותם ומקיימים את ההליכים הקבועים בחוק, ללא הטרדה או אי נוחות לאנשים."

במחוז או מון, תהליך הקבלה והטיפול במסמכים מנהליים בתחום הרישום האזרחי עבר גם הוא שינויים חיוביים רבים, וזכה לאישור רב מצד הציבור. מר נגוין קונג צ'אן, קצין רישום אזרחי בוועדת העם של המחוז, אמר: "כיום, נתוני הרישום האזרחי עוברים דיגיטציה, כך שאנחנו לא משקיעים זמן רב באימות, ותהליך הקבלה והטיפול במסמכים מנהליים הקשורים לרישום אזרחי עבור הציבור הוא מהיר."

שיפור איכות השירותים הציבוריים

בעבר, ניהול הרישום האזרחי בעיר הסתמך בעיקר על אחסון מידע ברישומים מודפסים. בעוד ששיטה זו הבטיחה את שמירת הנתונים המקוריים וסודיות, היא הביאה לכמות עצומה של רישומים וקבצים לרישום אזרחי. מדי שנה, סוכנות הרישום האזרחי נאלצה לפתוח ספרי רישום לידה, ספרי רישום נישואין, ספרי רישום פטירה, ספרי רישום אימוץ וספרי רישום אפוטרופסות חדשים. יתר על כן, היו קבצים ומסמכים נפרדים לכל סוג של רישום אזרחי, כגון תיקי רישום לידה הדורשים תעודות לידה וטפסי רישום לידה; וקובצי רישום נישואין הדורשים טפסי רישום נישואין ותעודות מצב משפחתי. כל אירוע רישום אזרחי נרשם בפנקס נפרד, מה שהוביל לפיזור ולקושי בחיפוש נתוני רישום אזרחי בודדים.

תושבים רושמים את מעמדם האזרחי במרכז השירותים המנהליים הציבוריים של רובע או מון. צילום: צ'אן הונג

מערכת הרישום והניהול האזרחיים האלקטרונית היא הבסיס למאגר הרישום האזרחי האלקטרוני, הכולל תוכנות רישום וניהול ותוכנות יישומים ושירות אחרות שתוכננו ופותחו על ידי משרד המשפטים . על פי מחלקת המשפטים של העיר קאן טו, תוכנה זו מספקת לסוכנויות את האמצעים לרשום, לנהל, לעדכן, לספר, לתקנן ולנהל נתוני רישום אזרחי, ולנצל ביעילות את מאגר הרישום האזרחי האלקטרוני.

על פי התקנות, סוכנות הרישום האזרחי משתמשת במערכת הרישום והניהול האזרחי האלקטרונית כדי לעדכן מידע במאגר הרישום האזרחי האלקטרוני, כולל: מידע רישום אזרחי של יחידים ומידע רישום אזרחי של הוריהם, בן/בת זוגם או בן/בת זוגם כאשר חלים שינויים עקב (נישואין, שינויים, תיקונים ברישום אזרחי, תוספות למידע רישום אזרחי, קביעה מחדש של מוצא אתני; הכרה בהורות; אפוטרופסות; אימוץ; רישום פטירה); רישום בפנקס הרישום האזרחי של שינויים ברישום אזרחי בהתאם לפסקי דין והחלטות של סוכנויות מדינה מוסמכות; ורישום בפנקס הרישום האזרחי של ענייני רישום אזרחי של אזרחים וייטנאמים שנפתרו על ידי רשויות מוסמכות של מדינות זרות.

לדברי גב' נגוין טי פואנג תו, ראש מחלקת התמיכה המנהלית והמשפטית במחלקת המשפטים של העיר, יישום מערכת הרישום והניהול האלקטרונית של המרשם האזרחי מקטין משמעותית את הזמן שפקידי המרשם האזרחי ברמה השטחית מקדישים לדיווח על נתונים סטטיסטיים תקופתיים. בכמה לחיצות בלבד בתוכנה, נתונים ספציפיים זמינים במקום הצורך לספור כל עמוד בפנקס המרשם האזרחי כמו בעבר. מבחינת פונקציונליות, החיפוש, ההדפסה והגדרות הפרמטרים במערכת הרישום והניהול האלקטרונית של המרשם האזרחי פועלים ביעילות רבה, במהירות ובדיוק גבוה. התוכנה מציעה גם גמישות משמעותית; באופן ספציפי, פקידי המרשם האזרחי יכולים להזין מידע על תוצאות עיבוד קבצי המרשם האזרחי עבור אזרחים בטיוטה תחילה, ולאחר מכן לבדוק את הדיוק לפני העברתו לארכיון הרשמי. כאשר מערכת הרישום והניהול האלקטרונית של המרשם האזרחי מיושמת ברחבי המדינה, אזרחים יכולים לבקש עותקים של רשומות מכל מקום, ללא קשר לגבולות מנהליים...

יישום מערכת הרישום והניהול האזרחי האלקטרונית ענה על הצורך בגישה ושיתוף בזמן ובדייקנות של נתוני רישום אזרחי. בהתאם לסמכות שהוקצה להן, סוכנויות ומשרדים יכולים לגשת ולנצל את נתוני הרישום האזרחי של האזרחים לפעילויות מיוחדות, ובכך לתרום לפישוט הליכים מנהליים, לשיפור איכות השירותים הציבוריים, לניהול יעיל יותר של המדינה ולחסוך בעלויות לאזרחים על ידי ביטול הצורך בנסיעות מרובות למקומות שונים.

יישום מסד נתונים אלקטרוני של מרשם אזרחי ממלא תפקיד מכריע בבניית מקור נתוני אוכלוסייה מלא, מדויק ומקיף. דבר זה, בתורו, מגביר את הגישה של אנשים לשירותי רווחה חברתית כגון חינוך ובריאות, ומקדם את יישום מדיניות הפיתוח המקומי.

דיגיטציה של נתוני רישום אזרחי היא לא רק צעד אסטרטגי במסע הטרנספורמציה הדיגיטלית הלאומית, אלא גם מביאה יתרונות מעשיים הן לאזרחים והן לסוכנויות ניהול המדינה. זהו בסיס חיוני לבניית ממשל אלקטרוני, שיפור היעילות המנהלית ושיפור איכות השירותים הציבוריים. העיר קאן טו שואפת ללא הרף לדיגיטציה והשלמה של נתוני הרישום האזרחי שלה, ותורמת לפיתוח בר-קיימא של המדינה בעידן הדיגיטלי.

צ'אן הונג - קים נגוק

מקור: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html