जीमेल की तुलना में आउटलुक को अधिक कुशल ईमेल प्रबंधन के लिए कैसे अनुकूलित किया जाए।

अपने इनबॉक्स को स्वचालित रूप से साफ करने, ट्रैकिंग को ब्लॉक करने और अपनी उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए जीमेल शॉर्टकट का उपयोग करने के लिए आउटलुक को अनुकूलित करने के इन 10 टिप्स में महारत हासिल करें।

हालांकि जीमेल वर्तमान में बाजार में अग्रणी है, फिर भी माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में कई शक्तिशाली विशेषताएं हैं जो वर्कफ़्लो को काफी हद तक बेहतर बना सकती हैं। हालांकि, आउटलुक में कई उपयोगी टूल डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम नहीं होते हैं, जिससे उपयोगकर्ता अपने अव्यवस्थित इनबॉक्स को एक पेशेवर कार्यक्षेत्र में बदलने के अवसरों से वंचित रह जाते हैं। नीचे ईमेल प्रबंधन के अनुभव को बेहतर बनाने के लिए कुछ महत्वपूर्ण सुझाव दिए गए हैं।

निजता बढ़ाएं और ट्रैकिंग को रोकें।

कंपनियां अक्सर ईमेल खोलने का समय जानने के लिए उनमें छिपे हुए "ट्रैकिंग पिक्सल" का इस्तेमाल करती हैं। Outlook.com पर अपनी गोपनीयता की सुरक्षा के लिए, सेटिंग्स (गियर आइकन) > मेल > जंक ईमेल पर जाएं। सुरक्षा विकल्पों के अंतर्गत, "मेरे सुरक्षित प्रेषकों और डोमेन की सूची में शामिल न होने वाले किसी भी व्यक्ति से अटैचमेंट, चित्र और लिंक ब्लॉक करें" चुनें। इससे गुप्त ट्रैकिंग और फ़िशिंग के प्रयासों को रोकने में मदद मिलती है।

इसके अलावा, आप मेल > लेआउट में जाकर "प्रेषक की छवि न दिखाएँ" विकल्प को बंद कर सकते हैं और संदेश प्रबंधन टैब में खरीदारी से संबंधित प्रेषक लोगो प्रदर्शित करने के विकल्प को अनचेक कर सकते हैं। महत्वपूर्ण ईमेल गुम न हों, इसके लिए उसी सेटिंग मेनू में विश्वसनीय पते सुरक्षित प्रेषकों की सूची में जोड़ें।

स्वीप फीचर की मदद से अपने इनबॉक्स को स्वचालित रूप से साफ करें।

स्वीप फ़ीचर एक शक्तिशाली टूल है जो विशिष्ट प्रेषकों से आने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से साफ़ करने की सुविधा देता है। उदाहरण के लिए, आप आउटलुक को इस तरह सेट कर सकते हैं कि वह केवल पिछले 10 दिनों के बैंकिंग लेनदेन से संबंधित ईमेल रखे और पुराने ईमेल को स्वचालित रूप से आर्काइव कर दे।

ऐसा करने के लिए, एक ईमेल चुनें, होम टैब पर क्लिक करें और स्वीप चुनें। एक विंडो दिखाई देगी जिसमें चार मुख्य प्रोसेसिंग विकल्प होंगे:

यह इंटरफ़ेस आपको स्वीप सुविधा को सेट करने की अनुमति देता है ताकि यह निर्धारित नियम के अनुसार ईमेल को स्वचालित रूप से स्थानांतरित या हटा सके।

• इनबॉक्स से सभी संदेशों को हटा दें।
• सभी वर्तमान और भविष्य के संदेशों को स्थानांतरित करें।
• केवल सबसे हाल के संदेशों को ही रखें।
• 10 दिन से पुराने संदेशों को स्वचालित रूप से स्थानांतरित करें।

स्वाइप जेस्चर और जीमेल शॉर्टकट का उपयोग करके प्रोसेसिंग को तेज करें।

मोबाइल ऐप पर, आप सेटिंग्स > ईमेल > स्वाइप विकल्प में जाकर ईमेल को डिलीट करने, आर्काइव करने या फ़्लैग करने के लिए बाएँ या दाएँ स्वाइप जेस्चर को कस्टमाइज़ कर सकते हैं। Google के कीबोर्ड शॉर्टकट से परिचित कंप्यूटर उपयोगकर्ताओं के लिए, Outlook सेटिंग्स > सामान्य > एक्सेसिबिलिटी > कीबोर्ड शॉर्टकट में जाकर Gmail के कीबोर्ड शॉर्टकट पर स्विच करने की सुविधा देता है।

एक उल्लेखनीय विशेषता है क्विक स्टेप्स। यह टूल आपको एक क्लिक में कई कार्यों को संयोजित करने की अनुमति देता है, जैसे कि ईमेल को पढ़ा हुआ चिह्नित करना और उसे संग्रह फ़ोल्डर में ले जाना। आप इसे मेल > क्विक स्टेप्स में सेट कर सकते हैं।

एआई और अतिरिक्त सुविधाओं को नियंत्रित करें।

यदि आप अपने डेटा की पूर्ण सुरक्षा चाहते हैं और कोपायलट एआई का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो आप सेटिंग्स > कोपायलट पर जाकर इस सुविधा को बंद कर सकते हैं। इसके अलावा, गोपनीयता और डेटा अनुभाग में, आपको नैदानिक ​​डेटा और सामग्री विश्लेषण एकत्र करने के विकल्पों को अक्षम कर देना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि माइक्रोसॉफ्ट आपके ईमेल से कोई जानकारी एकत्र न करे।

अंत में, मेल > कंपोज़ और रिप्लाई में जाकर 'भेजें पूर्ववत करें' सुविधा को सक्रिय करें। आप 30 सेकंड तक का टाइमआउट सेट कर सकते हैं ताकि गलत पते पर भेजे गए या त्रुटिपूर्ण ईमेल को भेजे जाने से पहले ही वापस लिया जा सके।

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स्रोत: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html