कार्यालय कर्मचारियों के लिए गणना और जोड़-घटाव में सहायता हेतु बुनियादी एक्सेल फ़ंक्शन

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एक्सेल में बुनियादी कार्य जैसे एक्सेल गणना और सांख्यिकीय कार्य,... उन लोगों के लिए बहुत उपयोगी हैं जिन्हें अक्सर एक्सेल स्प्रेडशीट पर काम करना पड़ता है, विशेष रूप से लेखांकन और मानव संसाधन प्रशासन के क्षेत्र में।

एक्सेल एप्लिकेशन का इस्तेमाल करते हुए, हमें नियमित रूप से बुनियादी फंक्शन्स के साथ काम करना होगा। ये स्प्रैडशीट पर सीधे डेटा की गणना तेज़ी से और ज़्यादा आसानी से करने में मदद करेंगे।

एक्सेल में उपलब्ध कार्यों का पूरा लाभ उठाकर, डेटा का विश्लेषण, ऑडिट और गणना करने के लिए एक्सेल बड़ी संख्या में फ़ंक्शन प्रदान करता है। ये फ़ंक्शन एक्सप्रेशन की तुलना में कहीं अधिक सुविधाजनक हैं।

COUNT फ़ंक्शन

Excel में COUNT फ़ंक्शन संख्यात्मक मानों की संख्या लौटाता है। संख्यात्मक मानों में ऋणात्मक संख्याएँ, प्रतिशत, दिनांक, समय, भिन्न और संख्याएँ लौटाने वाले सूत्र शामिल होते हैं। रिक्त कक्षों और पाठ मानों को अनदेखा कर दिया जाता है।

वाक्यविन्यास: COUNT(value1, [value2], ...)

COUNT फ़ंक्शन सिंटैक्स में निम्नलिखित तर्क हैं:

value1: (आवश्यक) पहला आइटम, सेल संदर्भ, या श्रेणी जिसके लिए आप संख्याओं की गणना करना चाहते हैं।

value2, ...: (वैकल्पिक) 255 तक अतिरिक्त आइटम, सेल संदर्भ, या श्रेणियाँ जिनके लिए आप संख्याओं की गणना करना चाहते हैं।

ध्यान दें, तर्कों में कई अलग-अलग डेटा प्रकार शामिल हो सकते हैं या उनका संदर्भ दिया जा सकता है, लेकिन केवल सूचकांक ही गिना जाता है।

यदि आप तार्किक मान, पाठ या त्रुटि मानों की गणना करना चाहते हैं, तो COUNTA फ़ंक्शन का उपयोग करें (COUNT संख्यात्मक मानों वाले कक्षों की संख्या की गणना करता है, जबकि COUNTA गैर-रिक्त डेटा वाले कक्षों की संख्या ज्ञात करता है)।

कार्यालय कर्मचारियों के लिए गणना और जोड़-घटाव में मदद करने वाले बुनियादी एक्सेल फ़ंक्शन - 1 — यदि आप केवल उन संख्याओं की गणना करना चाहते हैं जो निश्चित मानदंडों को पूरा करती हैं, तो COUNTIF या COUNTIFS फ़ंक्शन का उपयोग करें।

उदाहरण के लिए, यदि आपको सेल B1 से B10 तक गिनती करनी है, तो =COUNT(B10:B10) टाइप करें।

एकाधिक स्थितियों (उदाहरण के लिए, नीला और हरा) के आधार पर कक्षों का योग करने के लिए, निम्नलिखित SUMIFS फ़ंक्शन का उपयोग करें (पहला तर्क योग करने के लिए स्प्रेडशीट श्रेणी है)।

किसी मानदंड (उदाहरण के लिए, हरा) के आधार पर कक्षों का योग करने के लिए, तीन तर्कों के साथ SUMIF फ़ंक्शन का उपयोग करें (अंतिम तर्क योग करने के लिए श्रेणी है)।

रिक्त कक्षों की गणना करने के लिए COUNTBLANK फ़ंक्शन

COUNTBLANK फ़ंक्शन एक्सेल के सांख्यिकीय फ़ंक्शनों में वर्गीकृत है। आप इस फ़ंक्शन का उपयोग तब करते हैं जब आपको रिक्त कक्षों की गणना करनी हो।

वित्तीय विश्लेषण में, यह फ़ंक्शन किसी दी गई सीमा के भीतर रिक्त कक्षों को हाइलाइट करने या गिनने में उपयोगी हो सकता है।

फ़ंक्शन का सिंटैक्स है:

=COUNTBLANK(गिनने के लिए स्प्रेडशीट रेंज)

वहाँ पर:

गणना हेतु स्प्रेडशीट श्रेणी उन कक्षों की श्रेणी निर्दिष्ट करती है जिनमें आप रिक्त कक्षों की गणना करना चाहते हैं।

वर्कशीट फ़ंक्शन के रूप में, COUNTBLANK को वर्कशीट के किसी सेल में सूत्र के भाग के रूप में दर्ज किया जा सकता है।

यदि आप चाहें, तो COUNTBLANK फ़ंक्शन का उपयोग करके रिक्त कक्षों वाली पंक्तियों को हाइलाइट करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं। वांछित श्रेणी चुनें और चयनित सशर्त स्वरूपण पर COUNTBLANK() फ़ंक्शन लागू करें। इससे वांछित श्रेणी के सभी रिक्त कक्ष हाइलाइट हो जाएँगे।

गैर-रिक्त कक्षों की गणना करने के लिए COUNTA फ़ंक्शन

COUNTA फ़ंक्शन का उपयोग संख्याओं, अक्षरों या प्रतीकों सहित किसी भी सामग्री वाले कक्षों की संख्या गिनने के लिए किया जाता है, या दूसरे शब्दों में, इसका उपयोग गैर-रिक्त कक्षों की गिनती करने के लिए किया जाता है।

वाक्यविन्यास:

=COUNTA(गिनने के लिए स्प्रेडशीट रेंज).

COUNTA फ़ंक्शन उन कक्षों की गणना करता है जिनमें मान होते हैं, जिनमें संख्याएँ, पाठ, तार्किक, त्रुटियाँ और रिक्त पाठ ("") शामिल हैं। COUNTA रिक्त कक्षों की गणना नहीं करता है।

COUNTA फ़ंक्शन दिए गए तर्कों की सूची में मानों की संख्या लौटाता है।

COUNTA, value1, value2, value3 आदि के रूप में अनेक तर्क लेता है। तर्क व्यक्तिगत हार्डकोडेड मान, सेल संदर्भ या कुल 255 तर्कों तक की श्रेणी हो सकते हैं।

सभी मानों की गणना की जाती है, जिसमें पाठ, संख्याएं, प्रतिशत, त्रुटियां, दिनांक, समय, अंश और सूत्र शामिल हैं जो खाली स्ट्रिंग ("") या खाली कक्ष लौटाते हैं, उन्हें अनदेखा कर दिया जाता है।

SUM फ़ंक्शन

एक्सेल में SUM फ़ंक्शन गणितीय और त्रिकोणमितीय फ़ंक्शन के रूप में वर्गीकृत कोशिकाओं की एक श्रेणी में संख्यात्मक मान जोड़ता है।

फ़ंक्शन में प्रवेश करने के लिए "=SUM" टाइप करें और उसके बाद योग किए जाने वाले मान लिखें। फ़ंक्शन को दिए गए मान संख्याएँ, सेल संदर्भ या श्रेणियाँ हो सकते हैं।

जब कोई उपयोगकर्ता कोई मान डालता या हटाता है, तो SUM फ़ॉर्मूला स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है। इसमें कक्षों की मौजूदा श्रेणी में किए गए परिवर्तन भी शामिल होते हैं। इसके अलावा, यह फ़ंक्शन रिक्त कक्षों और टेक्स्ट मानों को भी अनदेखा कर देता है।

उदाहरण के लिए, आप कक्ष A2 और B2 में संख्याओं को एक साथ जोड़ना चाहते हैं, और फिर परिणाम को कक्ष B3 में प्रदर्शित करना चाहते हैं।

ऐसा करने के लिए, बस सेल B3 पर जाएं और वाक्यांश "=SUM" टाइप करें और पॉप-अप सूची में दिखाई देने वाले =SUM फ़ंक्शन का चयन करें।

इसके बाद, Ctrl कुंजी दबाएं, साथ ही कक्ष A2 और B2 पर क्लिक करें और अंत में Enter कुंजी दबाएं।

आपके द्वारा चयनित कक्ष A2 और B2 में दो संख्याओं का योग तुरंत ही कक्ष B3 में दिखाई देगा।

कार्यालय कर्मचारियों के लिए गणना और जोड़-घटाव में मदद करने वाले बुनियादी एक्सेल फ़ंक्शन - 2 — आप SUM फ़ंक्शन का उपयोग करके फ़ंक्शन की सामग्री में आवश्यक कक्षों का चयन करके दो या अधिक कक्षों का योग ज्ञात कर सकते हैं।

शर्तों के साथ SUMIF फ़ंक्शन

SUMIF फ़ंक्शन उन कक्षों का योग करेगा जो दिए गए मानदंडों को पूरा करते हैं। मानदंड दिनांकों, संख्याओं और पाठ पर आधारित हो सकते हैं। यह (>, , =) जैसे तार्किक ऑपरेटरों और वाइल्डकार्ड वर्णों (*, ?) का भी समर्थन करता है।

एक्सेल में SUMIF फ़ंक्शन का सामान्य सूत्र है:

=SUMIF(रेंज, मानदंड, [sum_range])

तर्क:

श्रेणी: (आवश्यक तर्क) यह उन कक्षों की श्रेणी है जिन पर आप मानदंड लागू करना चाहते हैं।

मापदंड: (आवश्यक तर्क) यह वह मापदंड है जिसका उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है कि कौन से सेल जोड़े जाने चाहिए।

मानदंड तर्क हो सकता है: एक संख्यात्मक मान (पूर्णांक, दशमलव, दिनांक, समय या तार्किक मान हो सकता है) एक पाठ स्ट्रिंग, एक अभिव्यक्ति

sum_range: (वैकल्पिक तर्क) यह संख्यात्मक मानों (या संख्यात्मक मानों वाले कक्षों) की एक सरणी है, जिसे एक साथ जोड़ा जाएगा यदि संबंधित श्रेणी प्रविष्टि प्रदान किए गए मानदंडों को पूरा करती है।

यदि [sum_range] तर्क को छोड़ दिया जाता है, तो इसके बजाय श्रेणी तर्क से मानों का योग किया जाएगा।

उदाहरण के लिए, किसी शर्त (उदाहरण के लिए, 9 से अधिक) के आधार पर कक्षों का योग करने के लिए, निम्नलिखित SUMIF फ़ंक्शन (दो तर्क) का उपयोग करें।

औसत फ़ंक्शन

=AVERAGE फ़ंक्शन ठीक वही करता है जो इसके नाम से पता चलता है, यानी चयनित संख्याओं का औसत मान लौटाता है। औसत की गणना करने के लिए, एक्सेल सभी संख्यात्मक मानों को जोड़ता है और उन्हें संख्यात्मक मानों की संख्या से विभाजित करता है।

AVERAGE फ़ंक्शन 255 तक व्यक्तिगत तर्कों को संभाल सकता है, जिसमें संख्याएं, सेल संदर्भ, श्रेणियां, सरणियाँ और स्थिरांक शामिल हो सकते हैं।

AVERAGE फ़ंक्शन का सिंटैक्स है:

= औसत (संख्या 1, [संख्या 2],...)

वहाँ पर:

number1 : एक संख्या या सेल संदर्भ जो संख्यात्मक मानों को संदर्भित करता है।

number2: (वैकल्पिक) एक संख्या या सेल संदर्भ जो संख्यात्मक मानों को संदर्भित करता है।

AVERAGE फ़ंक्शन तार्किक मानों और टेक्स्ट के रूप में दर्ज संख्याओं को अनदेखा करता है। यदि आपको इन मानों को औसत में शामिल करना है, तो AVERAGEA फ़ंक्शन देखें।

यदि AVERAGE के लिए दिए गए मानों में त्रुटियाँ हैं, तो AVERAGE एक त्रुटि लौटाता है। त्रुटियों को अनदेखा करने के लिए आप AGGREGATE फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप सेल A10 से सेल J10 तक का औसत मान निकालना चाहते हैं, तो बस =AVERAGE(A10:J10) टाइप करें और एंटर दबाएँ। सेल K10 का परिणाम सेल A10 से J10 तक का औसत मान होगा।

कार्यालय कर्मचारियों के लिए गणना और जोड़-घटाव में मदद करने वाले बुनियादी एक्सेल फ़ंक्शन - 3 — AVERAGE फ़ंक्शन तर्क के रूप में प्रदान की गई संख्याओं का औसत गणना करता है।

वैकल्पिक रूप से, आप डेटा क्षेत्र को खींचने और छोड़ने तथा चयन करने के लिए माउस पॉइंटर का भी उपयोग कर सकते हैं, या आप एक साथ Ctrl कुंजी दबा सकते हैं और फिर प्रत्येक सेल पर अलग से क्लिक कर सकते हैं, यदि सेल एक दूसरे के समीप नहीं हैं।

हालाँकि, ध्यान दें कि C5 में शून्य (0) मान औसत में शामिल है, क्योंकि यह एक मान्य संख्यात्मक मान है। शून्य मानों को बाहर करने के लिए, इसके बजाय AVERAGEIF या AVERAGEIFS का उपयोग करें।

MIN, MAX फ़ंक्शन

मानों के समूह में सबसे कम मान (सबसे छोटी संख्या) ज्ञात करने के लिए MIN फ़ंक्शन का उपयोग करें।

MIN फ़ंक्शन के सिंटैक्स में निम्नलिखित तर्क हैं:

नंबर 1: आवश्यक

संख्या2 से संख्या255: वैकल्पिक

प्रत्येक तर्क के लिए, आप एक संख्या, नाम, सारणी, या कार्यपत्रक संदर्भ दर्ज कर सकते हैं जहाँ संख्या संग्रहीत है।

यदि तर्क एक संदर्भ या सरणी है, तो न्यूनतम मान की गणना करते समय किसी भी खाली कक्ष, तार्किक मान (सत्य या असत्य), या पाठ मानों को अनदेखा कर दिया जाता है।

यदि श्रेणी में कोई संख्यात्मक मान नहीं है, तो MIN सूत्र शून्य लौटाता है।

अगर आप डेटा की किसी श्रेणी में सबसे छोटी संख्या ज्ञात करना चाहते हैं, तो =MIN फ़ंक्शन यह काम कर सकता है। बस =MIN(D3:J13) वाक्यांश टाइप करें, और Excel उस श्रेणी में सबसे छोटी संख्या बता देगा।

अभी उल्लेखित =MIN फ़ंक्शन के विपरीत, =MAX फ़ंक्शन आवश्यक श्रेणी में सबसे बड़े मान वाली संख्या लौटाएगा।

इस फ़ंक्शन का सिंटैक्स =MIN फ़ंक्शन के समान है, जिसमें पहले सेल से लेकर अंतिम सेल तक का पता शामिल है। Excel MAX फ़ंक्शन के सिंटैक्स में निम्नलिखित तर्क होते हैं:

नंबर 1: आवश्यक

संख्या2 से संख्या255: वैकल्पिक

यदि तर्क एक संदर्भ या सारणी है, तो अधिकतम मान की गणना करते समय किसी भी रिक्त कक्ष, तार्किक मान या पाठ को अनदेखा कर दिया जाता है।

यदि श्रेणी में कोई संख्यात्मक मान नहीं है, तो MAX सूत्र का परिणाम 0 होगा।

Excel 2019 या Office 365 के लिए Excel में, आप एक या अधिक मानदंडों के आधार पर न्यूनतम या अधिकतम मान ज्ञात करने के लिए MINIFS और MAXIFS फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। Excel के पुराने संस्करणों में, MINIFS और MAXIFS फ़ंक्शन उपलब्ध नहीं हैं।

वु हुएन (संश्लेषण)

उपयोगी
भावना
रचनात्मक
अद्वितीय

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स्रोत