Ca Mau előírja, hogy a dokumentumok digitalizálásának időben szelektívnek kell lennie, és a digitalizálandó dokumentumokat nem szabad tömegesen digitalizálni a pazarlás elkerülése érdekében.

2025. április 21-én délután Nguyễn Duc Hien elvtárs, a Ca Mau Tartományi Pártbizottság állandó titkárhelyettese munkamegbeszélést folytatott a Tartományi Pártbizottság, a Hazai Front Bizottsága tanácsadó és támogató szerveinek vezetőségével, valamint a tartományi szintű társadalmi-politikai szervezetekkel, a járási pártbizottságokkal, a városi pártbizottságokkal és a közvetlenül a Tartományi Pártbizottság alá tartozó pártbizottságokkal a politikai rendszer apparátusának átszervezése során az archiválás, a dokumentumok kezelése, a dokumentum-adatbázisok és a dokumentumok digitalizálása terén végzett munkáról.

Találkozóhely

A munkaülésen a küldöttek tájékoztatást kaptak a Titkárság 2025. április 10-i 64-CV/TW számú hivatalos tájékoztatójáról, amely a politikai rendszer és a helyi szintű közigazgatási egységek apparátusának rendezése és szervezése során a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok archiválásáról és kezeléséről szól, valamint a Központi Párt Irodájának 2025. április 9-i 14204-CV/VPTW számú hivatalos tájékoztatójáról, amely számos útmutatót tartalmaz a dokumentumok digitalizálásáról a közigazgatási egységek rendezése során, valamint számos kapcsolódó dokumentumról.

Néhány ügynökség és egység képviselői beszámoltak az ügynökségek és egységek archiválása, dokumentumkezelése, dokumentum-adatbázisai és archívumainak digitalizálása terén elért eredményekről; ugyanakkor reflektáltak az archiválást, a dokumentumok kezelését, a dokumentum-adatbázisokat és a dokumentumok digitalizálását kiszolgáló személyzeti, felszerelési és pénzügyi nehézségekre és problémákra az apparátus átszervezése során...

A Ca Mau Tartomány Ellenőrző Bizottságának képviselője beszámolt az archivált dokumentumok jelenlegi állapotáról a Tartományi Pártbizottság Ellenőrző Bizottságában; a digitalizálás és a Központi Ellenőrző Bizottság iratkezelési szoftverének az elmúlt időszakban történt alkalmazásának megvalósításáról: Ennek megfelelően az Ügynökségnél tárolt ellenőrzési és felügyeleti nyilvántartásokat rendszerezték, indexelték, 5914/9396 bejövő dokumentumot digitalizáltak, 2700/3176 kimenő dokumentumot digitalizáltak (2020-2025-ös időszak); a szakosított osztályok frissítik a beadványokat és az ügyiratokat a Központi Ellenőrző Bizottság szoftverében; a járási szintű ellenőrző bizottság esetében szerkesztik és digitalizálják a dokumentumokat és az ügyiratokat (01 egység befejezte a szerkesztést és digitalizálást), a beadványok és az iratok frissítése a járási szintű Központi Ellenőrző Bizottság szoftverében még nem történt meg, a szoftver nem működik stabilan, és egyes helyek nincsenek csatlakoztatva; Ugyanakkor számos nehézségről és problémáról számolt be a dokumentumok szerkesztésének és digitalizálásának folyamatában: Hiányoztak a szkennerek és a biztonságos USB-meghajtók a bizalmas dokumentumok másolásához, és kezdetben nehézségekbe ütközött a Központi Ellenőrző Bizottság szoftverén található adatok frissítése. „A pártszervezetekre és a párttagokra vonatkozó információk nincsenek szinkronizálva az adatbázissal, ami nehézségekbe ütközik a pártszervezeti kód és a párttagkód mezők frissítésében, hiányosak az információk; a petíciós szoftver nem teszi lehetővé a petíciós fájlok rendszerhez csatolását, ami manuális bevitelt igényel, ami sok időt vesz igénybe ... ”.

Nguyễn Đủ Hồng elvtárs, a Ca Mau Tartományi Pártbizottság állandó titkárhelyettese így zárta gondolatait: A jelentés szerint egyes ügynökségek és egységek archivált dokumentumainak digitalizálása nem váltotta be a hozzá fűzött reményeket; felkérte a Tartományi Pártbizottság tanácsadó és támogató ügynökségeit, az ügynökségeket, egységeket és a közvetlenül a Tartományi Pártbizottság alá tartozó pártszervezeteket, hogy a dokumentumok digitalizálását sürgős feladatként azonosítsák, és rangsorolják az erőforrásokat a dokumentumok gyors szerkesztésére és digitalizálására, hogy a Központi Bizottság iránymutatása szerint az előírt határidőt be lehessen tartani; és ne a bizalmas dokumentumokra kenjék a felelősséget, hogy elkerüljék a dokumentumok digitalizálásának késedelmét. Azt javasolta, hogy az ügynökségek és egységek vezetői találkozzanak, hogy alaposan megvitassák a módszereket, a megvalósítási módokat, a befejezési időt, valamint a csoportok létrehozásának szükségességét, további káderek és köztisztviselők felvételét, és egyértelműen kiosztsák a feladatokat a dokumentumok közös szerkesztésére és digitalizálására; Fontos megjegyezni, hogy digitalizáláskor ki kell választani az időkeretet és a digitalizálandó dokumentumokat. Ne digitalizáljon tömegesen, mert ha a digitalizálás befejeződött, de nem hasznosítják, nem osztják meg vagy nem használják fel a munkában, a digitalizálás nem lesz hatékony, sőt pazarló is. Bízza meg a Tartományi Pártbizottság Irodáját, hogy adjon útmutatást a dokumentumok digitalizálásához, ugyanakkor foglalja össze a nehézségeket, problémákat és a szervek és egységek javaslatait, és jelentést tegyen a Tartományi Pártbizottság Állandó Bizottságának, hogy utasításokat kapjon ezek eltávolítására, segítve a pártszervezeteket, ügynökségeket és egységeket abban, hogy a szerkesztési és digitalizálási munkálatokat az előírt szellemben és határidőn belül mielőbb befejezhessék./.

Khanh Hung

Forrás: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html