Technológia alkalmazása a közigazgatási szolgáltatások javítására.

Da Nang települései fokozatosan modernizálják közigazgatásukat új vezetési és szolgáltatásnyújtási modellek bevezetésével.

A Hoa Khanh kerület Népi Bizottságának „online időpontfoglalási modellje a nap 24 órájában elérhető mesterséges intelligencia által működtetett chatbottal kombinálva” segít az embereknek rugalmasan beosztani az idejüket és elkerülni a sorban állást. Fotó: QUOC KHANH

A várakozási idők lerövidítése és a stressz csökkentése mellett a bevezetésre kerülő modellek hozzájárulnak az átláthatóság és a kényelem növeléséhez is, céljuk az emberek hatékonyabb kiszolgálása.

Időt takaríthat meg

A Hoa Khanh kerület Népi Bizottságának egyablakos szolgáltató központjában működő „Online időpontfoglalás 24/7 mesterséges intelligenciával működő chatbottal” modell üzembe helyezése után rendkívül hatékonynak bizonyult, és felülmúlta a kezdeti elvárásokat. A rendszer a „többcsatornás, többcélú közönség” elvén működik, biztosítva a szolgáltatást minden polgár számára, a tech-hozzáértő egyénektől az idősekig.

Érkezéskor az emberek beolvasnak egy QR-kódot, hogy elektronikus jegyet kapjanak, amely tartalmazza a sorszámukat, a várható várakozási időt és a valós idejű feldolgozási állapotot; vagy a hagyományos módon közvetlenül a pultnál is kérhetnek egy számot. Ez lehetővé teszi az emberek számára, hogy rugalmasan beosszák az idejüket és elkerüljék a hosszú várakozást. Ezenkívül az online időpontfoglalási funkció lehetővé teszi az emberek számára, hogy proaktívan, előre foglaljanak időpontokat egy számukra megfelelő időpontban. A rendszer automatikusan emlékezteti a felhasználókat az időpontokra különböző csatornákon keresztül, például SMS-ben, e-mailben és Zalo OA-n keresztül. A mai napig több mint 200 időpontot foglaltak le sikeresen, ami hozzájárul a csúcsidőszakokban a nyomás csökkentéséhez.

A modell egyik kulcsfontosságú jellemzője a non-stop működő mesterséges intelligencia által vezérelt chatbot, amely képes gyorsan megválaszolni az eljárásokkal, dokumentumokkal és folyamatokkal kapcsolatos kérdéseket. A chatbot közel 3000 megkeresést kezelt, jelentősen csökkentve a személyzet munkaterhelését, és megkönnyítve a polgárok számára az információkhoz való bármikori hozzáférést.

Ezen felül, több mint 92 700 magánszemélyt és szervezetet szolgál ki, átlagosan havi 7000 tranzakciót bonyolítva; és több mint 17 500 távoli sorbanállás-figyelő látogatással, azt mutatja, hogy az emberek szokásai fokozatosan egy proaktívabb és modernebb megközelítés felé változnak.

Becslések szerint a tranzakciók körülbelül egyharmada legalább egy óra várakozási időt takarított meg, ami több mint 30 900 órának vagy közel 3900 munkanapnak felel meg. Ez nemcsak az ügyfélélményt javítja, hanem segíti az egyablakos ügyfélszolgálat hatékonyabb működését is, csökkentve a torlódásokat és javítva a szolgáltatás minőségét az egyes tranzakciók utáni átlátható értékelési mechanizmus révén.

Tran Van The úr, a Hoa Khanh kerületi Közigazgatási Szolgáltató Központ igazgatóhelyettese elmondta, hogy korábban, a hét elején az Egyablakos Szolgáltató Központ gyakran túlterhelt volt, az embereknek korán sorban kellett állniuk és órákig várniuk. Az új rendszer bevezetése óta azonban ez a helyzet jelentősen javult. Az elektronikus jegyeknek és a QR-kódoknak köszönhetően az embereknek már nem kell személyesen várakozniuk, hanem proaktívan nyomon követhetik a sorukat a telefonjukon, és csak akkor érkezhetnek meg, amikor már majdnem sorra kerülnének.

A nyilvánosan megjelenített feldolgozási sorrend biztosítja az átláthatóságot és a méltányosságot; ugyanakkor a tranzakció utáni értékelési funkció hozzájárul a személyzet által nyújtott szolgáltatás minőségének javításához. A 24/7-ben elérhető mesterséges intelligencia alapú chatbot segíti az előzetes ellenőrzési eljárásokat, csökkentve a hiányzó dokumentumok miatti többszöri utazás szükségességét. Figyelemre méltó, hogy a modell továbbra is fenntartja a hagyományos sorban állási rendszert az idősek kiszolgálása érdekében, biztosítva, hogy senki se maradjon le.

Támogasd az embereket

Cam Le kerületben a kerület Népi Bizottsága bevezette a „2 út – 1 célállomás” modellt a Közigazgatási Szolgáltató Központban, hogy támogassa a polgárokat, különösen a kiszolgáltatott csoportokat, például az időseket, a fogyatékkal élőket, az egyedülálló szülőket és azokat, akik nehézségekkel küzdenek a digitális technológiához való hozzáférésben. Ez a modell nemcsak a közigazgatási szolgáltatásokhoz való hozzáférést könnyíti meg, hanem hozzájárul a közigazgatási reform és a digitális átalakulás hatékonyságának javításához is a térségben.

A helyi hatóságok fokozatosan modernizálják közigazgatási rendszereiket, hogy jobban szolgálhassák az embereket. Fotó: QUOC KHANH

Ezt a modellt alkalmazva a Ward Közigazgatási Szolgáltató Központ konkrét támogatási eljárásokat dolgozott ki, egyértelműen feladatokat rendelt az egyes munkatársakhoz, és elegendő személyzetet és felszerelést biztosított. A működési folyamat a következő elveket biztosítja: a szolgáltatásban részt vevő polgárok és szervezetek prioritásként való kezelése; átláthatóság és időben történő megoldás; az információs technológia fokozott alkalmazása és az osztályok közötti összehangolt erőfeszítések; valamint a szolgáltatást igénybe vevőkkel szembeni megkülönböztetésmentesség, elsőbbséget biztosítva a kiszolgáltatott csoportoknak.

Tekintettel arra a tényre, hogy sok polgár továbbra is nehézségekbe ütközik az online eljárások végrehajtása során, például a közszolgálati fiókok létrehozása, az elektronikus azonosítással való bejelentkezés, a kérelmek benyújtása vagy az online fizetések teljesítése során, a modell két fő folyamattal épül fel: a polgárok támogatása a kérelmek benyújtásában (személyesen és online) és az eredmények átvételében. A legfontosabb jellemző az „egyablakos” rendszer, ahol a tisztviselők közvetlenül a kedvezményezettek, az idősek, a betegek vagy a nehéz helyzetben lévők otthonába szállítják az eredményeket.

A modell bevezetése után számos pozitív eredményt ért el. Konkrétan a központ 180 ember otthonába nyújtott támogatást és juttatott el eredményeket; a polgárok 100%-a elégedett a szolgáltatással. A modell segít csökkenteni az utazási időt és költségeket, növeli az online közszolgáltatások használatának arányát, minimalizálja a dokumentumhibákat, és fejleszti a polgárok digitális készségeit. Az a kép, hogy a tisztviselők eredményeket szállítanak az emberek otthonaiba, nemcsak a közigazgatási reformot jelzi, hanem a kormányzat humánus jellegét és az emberekhez való közelségét is demonstrálja.

Nguyen Thi Hien, Cam Le kerület Népi Bizottságának alelnöke szerint az elkövetkező időszakban a kerület tovább fogja javítani a szolgáltatások minőségét, előmozdítani a digitális átalakulást, bővíteni a támogatás körét, és finomítani fogja a modell reprodukálásának folyamatát. Ez egy gyakorlatias iránynak tekinthető, amely hozzájárul egy modern, barátságos közigazgatás kiépítéséhez, amely még jobban szolgálja az embereket.

Forrás: https://baodanang.vn/ung-dung-cong-nghe-nang-tam-phuc-vu-hanh-chinh-cong-3337701.html