Manfaat dari model “ruang pertemuan tanpa kertas” di Dak Nong

[iklan_1]

Mulai Sidang ke-5, yang berlangsung pada bulan Desember 2022, Dewan Rakyat Komune Dak Wil (Cu Jut) untuk periode ke-5, 2021-2026, akan menerapkan sidang tanpa kertas. Oleh karena itu, sebelum sidang, Dewan Rakyat Komune dan para delegasi akan memiliki akses ke dokumen-dokumen terkait sidang melalui grup zalo "Delegasi Dewan Rakyat".

Dokumen diunduh ke komputer dan ponsel untuk keperluan riset dan persiapan guna memastikan persyaratan konten rapat terpenuhi. Mengakses informasi dengan cara ini membantu transfer dokumen rapat dengan cepat, sehingga mengurangi waktu dan biaya pencetakan dokumen di organisasi.

Ibu Nguyen Thi Thuyen, Wakil Ketua Dewan Rakyat Komune Dak Wil (Cu Jut), mengatakan: “Pada rapat-rapat sebelumnya, persiapan dan pencetakan dokumen dilakukan secara manual, yang memakan banyak waktu dan biaya, serta terdapat kesalahan dalam proses penyusunan dokumen. Penerapan rapat tanpa kertas, penggunaan perangkat lunak Zalo untuk mengirim dan menerima dokumen, memberikan banyak manfaat praktis, menghemat biaya dan waktu untuk pencetakan dan persiapan dokumen. Para delegasi juga memiliki waktu untuk meneliti dan menyimpan dokumen untuk kegiatan mereka, sehingga membantu memfasilitasi diskusi dan tanya jawab yang lebih baik dalam rapat.”

dakwil(1).jpg — Dewan Rakyat Komune Dak Wil (Cu Jut) menerapkan pertemuan tanpa kertas dengan mengirimkan dokumen terkait pertemuan terlebih dahulu melalui Zalo kepada para delegasi.

Di Kota Gia Nghia, setelah satu tahun melakukan uji coba model “ruang pertemuan tanpa kertas” untuk Komite Rakyat di distrik Nghia Tan dan Quang Thanh, hampir 30 pertemuan telah diadakan melalui model ruang pertemuan tanpa kertas.

Selama pertemuan, Panitia Penyelenggara mengumumkan kode QR dan kata sandi Wi-Fi secara publik. Peserta hanya perlu menggunakan ponsel pintar atau komputer untuk memindai kode QR guna mengunduh dokumen penelitian. Prosesnya cepat, menghemat waktu, biaya alat tulis, dan membuat penyimpanan informasi lebih praktis.

Ibu Dang Thi Quyen, seorang pegawai negeri sipil di Kantor Komite Rakyat Distrik Nghia Tan (Gia Nghia), berbagi: "Saat rapat, cukup gunakan kode QR untuk memindai dan mengunduh dokumen bagi semua delegasi. Ini memiliki banyak keuntungan dalam persiapan rapat, waktu penyediaan dokumen akan dipersingkat, menghemat biaya alat tulis dan waktu cetak. Mengunduh dokumen dari kode QR sangat mudah dan praktis."

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — Delegasi memindai kode QR untuk mengunduh dokumen di Kongres ke-4 Persatuan Pemuda Komunis Ho Chi Minh Provinsi Dak Nong , periode 2022-2027

Menurut statistik, di seluruh provinsi terdapat lebih dari 50 instansi dan unit yang telah mulai beralih dari model ruang rapat tradisional ke "ruang rapat tanpa kertas". Bergantung pada kondisi aktual, konversi ini diterapkan secara fleksibel dan tepat oleh masing-masing instansi dan unit, sehingga menghasilkan efisiensi ganda dalam penyelenggaraan rapat.

Berdasarkan penilaian lokal, konversi ruang rapat tradisional menjadi "ruang rapat tanpa kertas" memenuhi persyaratan pelaksanaan tugas dalam konteks transformasi digital. Para pejabat, pegawai negeri sipil, pegawai negeri, dan delegasi instansi, unit, serta daerah juga secara bertahap mulai terbiasa dengan bentuk-bentuk penyelenggaraan rapat dengan model "ruang rapat tanpa kertas".

Penerapan "ruang rapat tanpa kertas" juga berkontribusi pada peningkatan interaksi antar peserta rapat, peningkatan kualitas pengarahan dan operasional instansi dan unit. Penerapan "ruang rapat tanpa kertas" juga berkontribusi pada peningkatan kualitas reformasi administrasi dan pencapaian tujuan transformasi digital, memastikan bahwa pada akhir tahun 2023, 100% masyarakat dan pelaku usaha yang menggunakan layanan daring teridentifikasi dan terautentikasi secara lancar serta terpadu di seluruh sistem pemerintahan, dari pusat hingga daerah.

[iklan_2]
Sumber