"Layanan terpadu" baru bagi masyarakat Hue: Mengubah titik pengajuan aplikasi - mengubah pemikiran manajemen

Menyelesaikan prosedur administratif (TTHC) tanpa memandang batas geografis bukan hanya sebuah langkah maju dalam teknik administratif, tetapi juga perubahan mendasar dalam pola pikir melayani masyarakat. Dari titik penerimaan kecil di kantor pos, ekosistem administratif yang ramah dan dekat dengan masyarakat perlahan mulai terbentuk.

Orang-orang melakukan prosedur administrasi di kantor pos (Foto: Ngoc Minh)

Tidak ada lagi hambatan geografis

Bapak Phan Xuan Tan, yang tinggal di Kelurahan Phong Phu, Kota Phong Dien, membawa dokumen dan surat-suratnya ke kantor pos dengan agak ragu. Sebelumnya, beliau sering pergi ke Komite Rakyat Kelurahan Phong Phu untuk mengurus prosedur administrasi, tetapi kali ini berbeda. Beliau tertahan di Distrik Thuan Hoa sehingga beliau mampir ke kantor pos untuk mengurusnya. "Ini pertama kalinya saya datang ke kantor pos untuk mengurus prosedur administrasi. Saya tidak menyangka prosesnya semudah dan secepat ini, dan hasilnya dijadwalkan untuk diambil di kantor pos tempat saya tinggal," ujar Bapak Tan.

Kisah Bapak Tan merupakan kasus tipikal yang diuntungkan oleh model "menyelesaikan prosedur administratif tanpa memandang batas administratif" yang baru saja diterapkan Kota Hue . Model baru ini memungkinkan masyarakat untuk mengajukan prosedur administratif di titik penerimaan mana pun, terlepas dari tempat tinggal atau nomor registrasi rumah tangga mereka, dan menerima hasil yang dikirimkan ke lokasi yang tepat.

Di banyak komune dan distrik, sistem badan layanan publik telah didirikan tepat di kantor pos budaya komunal yang ada, menjadi "perpanjangan tangan" untuk mendekatkan layanan publik kepada masyarakat. Bapak Le Van Doai, seorang pensiunan kader di distrik An Dong, distrik Thuan Hoa, sebelumnya ragu untuk melakukan prosedur daring karena ia tidak familiar dengan teknologi. Kini ia dapat pergi ke kantor pos dekat rumahnya dan dipandu langkah demi langkah oleh staf. "Saya hanya perlu membawa dokumen asli, mereka akan mendigitalkannya dan mengirimkannya kepada saya. Saya akan menerima hasilnya dalam beberapa hari," kata Bapak Doai.

Model ini bukanlah keajaiban yang muncul tiba-tiba. Ini merupakan hasil kerja sama strategis antara Komite Rakyat Kota Hue dan Perusahaan Pos Vietnam.

Perlu diingat, pada bulan Maret, saat upacara penandatanganan perjanjian kerja sama antara kedua belah pihak, Wakil Sekretaris Komite Partai Kota, Ketua Komite Rakyat Kota Hue, Nguyen Van Phuong, menegaskan: "Ini bukan sekadar pengalihan tugas administratif, tetapi juga titik balik untuk membangun pemerintahan yang proaktif dan melayani."

Saat ini, Kota Hue memiliki 9 kantor pos utama yang menerima aplikasi di mana pun lokasinya, bersama dengan 136 agen layanan publik yang mencakup semua komune dan distrik. Staf pos tidak hanya menerima aplikasi kertas tetapi juga memandu masyarakat untuk mengirimkan aplikasi secara daring di Portal Layanan Publik Nasional atau Portal Layanan Publik Kota. Aplikasi didigitalkan dan segera diserahkan kepada otoritas yang berwenang untuk diproses, kemudian hasilnya dikirimkan kepada penerima.

Keistimewaannya adalah seluruh proses diamankan dan dikelola melalui perangkat lunak khusus. Setelah digitalisasi selesai, dokumen asli tetap diserahkan dalam bentuk aslinya kepada instansi administratif. Hal ini tidak hanya menjamin legalitas dan transparansi, tetapi juga membantu instansi negara mengurangi penyimpanan, mempermudah pencarian, dan yang terpenting: menyederhanakan aparatur, mengurangi tekanan pada pegawai negeri sipil di instansi terpadu satu pintu.

Selain efektivitas praktis, model ini juga menciptakan perubahan kesadaran dari kedua belah pihak, masyarakat dan pemerintah. Jika sebelumnya masyarakat takut dengan prosedur yang rumit, kini mereka mulai percaya dan proaktif mengakses layanan publik daring. Sementara itu, pemerintah, alih-alih melakukan segalanya, telah mengalihkan sebagian tanggung jawabnya kepada badan usaha yang kompeten dan terspesialisasi, sehingga lebih berfokus pada pengendalian, pembuatan kebijakan, dan pelayanan.

Ubah pendekatan Anda

Inovasi dalam gaya pelayanan model ini tidak hanya terletak pada "memindahkan titik penyerahan dokumen", tetapi juga pada perubahan menyeluruh dalam pendekatan pengelolaan negara. Alih-alih memaksa rakyat untuk datang kepada pemerintah, pemerintahlah yang datang kepada rakyat. Hal ini merupakan perwujudan nyata dari semangat "pelayanan pemerintah", yang telah berulang kali ditekankan oleh Perdana Menteri Pham Minh Chinh .

Agar model ini benar-benar terwujud, yang terpenting bukan hanya prosesnya, tetapi juga bagaimana model ini diimplementasikan dari akar rumput. Staf di titik penerimaan sebagian besar adalah petugas pos, yang secara langsung "bersentuhan" dengan masyarakat. Mereka perlu dilatih, tidak hanya dalam keterampilan profesional, tetapi juga dalam keterampilan mendengarkan dan menjelaskan untuk menciptakan rasa percaya dan keramahan. Selain itu, sistem teknologi informasi harus beroperasi secara stabil, menghubungkan antar tingkatan dan sektor dengan lancar. Satu sambungan yang terputus saja dapat membuat masyarakat harus menunggu berhari-hari lagi, sehingga mengurangi kepercayaan mereka terhadap reformasi.

Dan tentu saja, kebiasaan masyarakat juga perlu waktu untuk berubah. Pergi ke kantor pos untuk mengurus administrasi, alih-alih pergi ke kelurahan atau kecamatan, adalah hal baru. Jika masyarakat ingin berani menggunakan layanan ini, pemerintah dan unit terkait perlu terus berkomunikasi, membimbing, dan mendampingi secara konsisten. Ketika kepercayaan terbangun sepenuhnya, administrasi publik akan benar-benar lebih dekat dengan masyarakat, melampaui batas geografis apa pun.

Menurut Bapak Chu Quang Hao, Direktur Jenderal Perusahaan Pos Vietnam, Hue merupakan salah satu daerah yang secara serius dan sistematis menerapkan model ini. "Kami berkomitmen untuk mengerahkan sumber daya secara maksimal, memastikan keamanan jaringan dan data informasi. Koordinasi yang lancar dengan otoritas Kota Hue akan membantu model ini tidak hanya akurat secara teknis tetapi juga memenuhi persyaratan sosial," ujar Bapak Hao pada upacara penandatanganan antara Komite Rakyat Kota Hue dan Perusahaan Pos Vietnam di bulan Maret.

Saat ini, 39 provinsi dan kota di seluruh negeri telah mengalihkan sebagian tugas administrasi publik mereka ke kantor pos. Kota Hue adalah kota yang merancang model untuk menghubungkan kantor pos dan instansi pemerintah secara erat, tidak hanya di tingkat kota tetapi juga hingga ke tingkat komune dan kecamatan – sebuah langkah berkelanjutan dalam proses transformasi digital yang sesungguhnya.

Le Tho (huengaynay.vn)

Sumber: https://vnpost.vn/vi/hanh-chinh-cong/mot-cua-moi-cua-nguoi-dan-hue-doi-diem-nop-ho-so-doi-ca-tu-duy-quan-ly