現在Gmailが市場をリードしていますが、Microsoft Outlookもワークフローを大幅に最適化できる強力な機能を数多く備えています。しかし、Outlookの便利なツールの多くはデフォルトでは有効になっていないため、ユーザーは雑然とした受信トレイをプロフェッショナルなワークスペースに変える機会を逃してしまうことがあります。以下に、メール管理エクスペリエンスを向上させるための重要なヒントをいくつかご紹介します。
プライバシーを強化し、追跡をブロックします。
企業は、メールの開封状況を把握するために、メールに隠された「トラッキングピクセル」を使用することがよくあります。Outlook.com でプライバシーを保護するには、 [設定] (歯車アイコン) > [メール] > [迷惑メール]に移動してください。 [セキュリティオプション]で、 [安全な送信者とドメイン] リストに登録されていない送信者からの添付ファイル、画像、リンクをブロックするを選択してください。これにより、隠れた追跡やフィッシング攻撃を防ぐことができます。
さらに、 「メール」＞「レイアウト」で「送信者画像を表示しない」をオフにし、 「メッセージ処理」タブでショッピング関連の送信者ロゴを表示するオプションのチェックを外してください。重要なメールを見逃さないように、同じ設定メニューで信頼できるアドレスを「安全な送信者」に追加してください。
スイープ機能を使えば、受信トレイを自動的に整理できます。
スイープ機能は、特定の送信者からのメールを自動的に整理する強力なツールです。例えば、Outlookで過去10日間の銀行取引メールのみを保持し、それより古いメールは自動的にアーカイブするように設定できます。
これを行うには、メールを選択し、 「ホーム」タブをクリックして「スイープ」を選択します。すると、4つの主要な処理オプションが表示されたウィンドウが表示されます。
- 受信トレイからすべてのメッセージを移動してください。
- 現在および将来のすべてのメッセージを移動します。
- 最新のメッセージのみを保持する。
- 10日以上前のメッセージを自動的に移動します。
スワイプジェスチャーとGmailショートカットで処理速度を向上させましょう。
モバイルアプリでは、 [設定] > [メール] > [スワイプオプション]に移動して、メールの削除、アーカイブ、またはフラグ付けを行うための左右のスワイプジェスチャーをカスタマイズできます。Googleのキーボードショートカットに慣れているパソコンユーザーの場合は、 [設定] > [一般] > [アクセシビリティ] > [キーボードショートカット]でGmailのキーボードショートカットに切り替えることができます。
注目すべき機能の一つに「クイックステップ」があります。このツールを使うと、メールを既読にする、アーカイブフォルダに移動するなど、複数の操作をワンクリックで実行できます。設定は「メール」＞「クイックステップ」で行えます。
AIおよび補助機能を制御する。
データのセキュリティを徹底的に確保したい場合、またはCopilot AIを使用したくない場合は、 「設定」>「Copilot」でこの機能をオフにすることができます。さらに、 「プライバシーとデータ」セクションで、診断データの収集とコンテンツ分析のオプションを無効にして、Microsoftがメールから情報を収集しないようにしてください。
最後に、 「メール」＞「作成と返信」で「送信取り消し」機能を有効にしてください。最大30秒のタイムアウトを設定することで、誤送信や誤ったメールが実際に送信される前に取り消すことができます。
出典: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html
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