2026년 초 호찌민시 당위원회 선전대중동원국이 주최한 선전대중동원 업무 회의에서 여러 지역 대표들은 풀뿌리 선전대중동원 부서가 하루 평균 1.5건의 문서를 받는다고 밝혔습니다. 개별적으로는 많은 수치가 아닌 것처럼 보일 수 있지만, 업무량이 워낙 많아 지역 차원에서는 지속적인 압박을 받고 있습니다. 여기에 잦은 회의까지 더해지면서 부담은 더욱 가중됩니다. 온라인 회의가 늘어나면서 이동 시간은 줄어들었지만, 회의에 소요되는 시간은 여전히 풀뿌리 담당자들의 업무 시간에서 상당 부분을 차지합니다. 회의와 업무를 동시에 처리해야 하는 상황은 업무 효율을 저해합니다. 시의적절한 조정이 이루어지지 않으면 과부하로 인해 업무 수행의 질이 저하될 위험이 있습니다.
상황을 개선하기 위해서는 우선 문서 발행 문제를 해결해야 합니다. 문서를 검토하고 분류하여 정말 필요한 문서만 발행하고, 통합 가능한 내용은 통합하여 동일한 업무에 대한 문서가 여러 개 생기지 않도록 해야 합니다. 또한, 문서를 간헐적으로 발행하는 대신 포괄적인 뉴스레터와 특정 주제에 대한 일반 지침을 더 많이 활용해야 합니다. 문서는 간결하고, 업무와 책임에 대해 명확해야 하며, 기존 내용의 반복이나 재해석을 피해야 합니다. 다음으로, 회의 운영을 강화해야 합니다. 서면으로 전달할 수 있는 정보는 회의에서 논의하지 않아야 하며, 내용이 이미 명확한 회의는 불필요하게 길어지지 않도록 해야 합니다. 회의 시에는 내용에 대한 철저한 준비가 필요하며, 보고를 듣는 시간을 줄이고 토론 시간을 늘려야 합니다.
장기적으로는 도시 차원에서부터 풀뿌리 차원에 이르기까지 기술 적용을 촉진하고 통합된 업무 관리 플랫폼을 구축해야 합니다. 데이터가 상호 연결되고 실시간으로 업데이트되면 많은 정기 보고서를 자동화할 수 있어 풀뿌리 차원의 보고 및 회의 업무 부담을 크게 줄일 수 있습니다.
새로운 시스템은 실행 담당자들이 간소화할 수 있는 업무에 과중한 부담을 느끼지 않을 때 비로소 원활하게 작동할 수 있습니다. 일선 담당자들의 업무 부담을 줄이는 것은 정책을 직접 실행하는 현장에서의 업무 효율성과 효과성을 높이는 방법이기도 합니다.
출처: https://www.sggp.org.vn/giam-tai-cho-co-so-post845358.html
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