De vergaderingen besteden altijd veel tijd aan discussie (Op de foto: Vicevoorzitter van het stadsbestuur Tran Huu Thuy Giang aan het woord tijdens een reguliere vergadering).

Volgens het stadsbestuur is het gebruik van AI niet bedoeld om mensen te vervangen, maar om de kwaliteit van adviesdiensten te ondersteunen en te verbeteren. Het systeem kan gegevens uit meerdere bronnen samenvoegen, afwijkingen of opvallende trends detecteren en zo leiders helpen bij het beoordelen en nemen van beslissingen.

Volgens Hoang Viet Cuong, hoofd van het Bureau van het Volkscomité van Ho Chi Minh-stad, vormt de toepassing van digitale rapportage een belangrijke basis voor de stad om in eerste instantie een online rapportagesysteem te implementeren, waarbij AI wordt gebruikt voor dataverzameling en -presentatie. Het systeem bevindt zich momenteel nog in de testfase, is in gebruik en wordt continu verbeterd.

Een opvallend kenmerk is dat het hele platform is gebouwd op een cloudinfrastructuur, waarbij aan elke medewerker specifieke verantwoordelijkheden worden toegewezen. Elke medewerker heeft een eigen account en "werkplek"; degene die de gegevens invoert, is daarvoor verantwoordelijk. Deze aanpak helpt niet alleen bij het traceren van informatie wanneer dat nodig is, maar draagt ​​ook bij aan een betere bewustwording van het bijwerken van gegevens. Zodra het systeem is voltooid, kan het rapporten genereren volgens de geldende regelgeving, waardoor papieren documenten uiteindelijk overbodig worden en automatische connectiviteit tussen instanties mogelijk wordt.

Wat betreft het implementatieplan, verklaarde Nguyen Xuan Son, directeur van het Departement Wetenschap en Technologie, dat het digitale rapportagesysteem in drie fasen wordt ontwikkeld. De eerste fase richt zich op het perfectioneren van het rapportageplatform, zodat de gegevens volledig en consistent worden bijgewerkt. De tweede fase integreert en past AI toe om de analytische mogelijkheden te verbeteren. De derde fase heeft als doel een waarschuwingsmechanisme te ontwikkelen ter directe ondersteuning van het operationeel beheer.

Volgens kameraad Nguyen Xuan Son zal het systeem, zodra het voltooid is, niet alleen gegevens verzamelen, maar ook vroegtijdige waarschuwingen geven voor ongebruikelijke sociaaleconomische indicatoren. Dit zal stadsbestuurders helpen het systeem tijdig te monitoren, te inspecteren en bij te sturen. Voor een effectieve werking van het systeem blijft echter de kwaliteit van de invoergegevens een essentiële voorwaarde. "De gegevens moeten nauwkeurig, volledig en actueel zijn wil het systeem echt effectief zijn", benadrukte kameraad Nguyen Xuan Son.

Het digitaliseren van vergaderingen is niet nieuw. Tijdens recente zittingen van de gemeenteraad van Hue werd het Hue-S-platform gebruikt. Afgevaardigden hebben via hun eigen apparaten toegang tot elektronische documenten, kunnen de inhoud van de zitting volgen en stemmen. Dit bespaart aanzienlijk tijd en printkosten en verbetert tevens de transparantie van de parlementaire activiteiten.

Opvallend is dat tijdens de tiende zitting van de achtste stadsraad in juli 2025 voor het eerst AI werd ingezet ter ondersteuning. Zo verzorgde AI de presentatie van het evaluatierapport van de Economische en Begrotingscommissie, terwijl afgevaardigden relevante juridische argumenten op hun eigen apparaten konden raadplegen. Dit pilotproject wordt gezien als een concrete stap in de routekaart voor de digitale transformatie van parlementaire activiteiten.

De veranderingen in de vergaderingen laten duidelijk een trend zien: de manier waarop het administratieve apparaat functioneert, verschuift geleidelijk naar een meer gestroomlijnde, snellere en datagedreven aanpak. Vergaderingen zijn niet langer gericht op presentaties, maar eerder op analyse, discussie en besluitvorming. Dit vormt tevens een cruciale basis voor de opbouw van een moderne digitale overheid, gericht op een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven.

Tijdens talrijke gerelateerde bijeenkomsten heeft Nguyen Khac Toan, lid van het Centraal Comité van de Partij, vicesecretaris van het stadscomité van de Partij en voorzitter van het stadsbestuur, de verschillende instanties en afdelingen herhaaldelijk aangespoord om hun werkmethoden en -procedures sterk te vernieuwen met het oog op beknoptheid, bondigheid en efficiëntie. De stad implementeert tevens een uitgebreid pakket digitale rapportageplatformen om tijdige ondersteuning te garanderen voor het leiderschap en het management.

Tekst en foto's: LE THO

Bron: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/bao-cao-so-giup-thay-doi-cach-dieu-hanh-165446.html