Eerste dag van het toepassen van de nieuwe notariswet: druk werktempo, verwachtingen van grote veranderingen

Dit is de eerste dag dat de Notarisatiewet van 2024 en Besluit 104/2025/ND-CP officieel van kracht worden. Daarmee luiden we een periode in van sterke digitale transformatie in notariële activiteiten, met name de implementatie van elektronische notarisatie en elektronische opslag van archieven.

Notariskantoor nr. 1 in Ho Chi Minhstad beschikt over infrastructuur en apparatuur zoals scanners om elektronische notariële akten te kunnen afleveren.

Bij notariskantoor nr. 1 in Ho Chi Minhstad (Pasteurstraat) komen mensen doorlopend langs om procedures uit te voeren. In de rol van beëdiger van documenten waren we getuige van een ochtend vol spoedwerk van specialisten en notarissen. Toen we vroegen of het mogelijk was om foto's te maken bij het notariëren van documenten, akten en elektronische notariële bekrachtiging toe te passen, antwoordden de specialisten hier enthousiast en duidelijk.

Op de ochtend van 1 juli moesten de meeste particuliere notariskantoren naar de bevoegde autoriteiten gaan om hun zegels te laten vervangen, terwijl staatsnotariskantoren zoals Notariskantoor nr. 1 hun werkzaamheden volgens de nieuwe regelgeving begonnen uit te voeren.

De heer Nguyen Ho Phuong Vinh, adjunct-directeur van notariskantoor nr. 1 in Ho Chi Minhstad, vertelde aan de krant SGGP dat de eenheid, zonder te wachten tot 1 juli, interne trainingen had verzorgd en procedures had opgesteld over wie wat doet, hoe documenten moesten worden opgeslagen en hoe papieren documenten moesten worden omgezet in elektronische documenten.

Volgens de regelgeving moeten papieren notariële akten vanaf 1 juli worden omgezet in databerichten voor elektronische opslag van notariële transacties. Notariële akten die vóór 1 juli 2025 zijn opgesteld, worden omgezet en elektronisch opgeslagen volgens de operationele vereisten van de notariële organisatie die de akten beheert.

Volgens de heer Vinh, die momenteel in Ho Chi Minhstad en elders in het land actief is, wordt elektronische notarisatie op veel gebieden toegepast en wordt de software ook op verschillende manieren getest. Met name de CMC- software van Ho Chi Minhstad is getraind door het Ministerie van Justitie en notariskantoren hebben de demoversie van de software voor elektronische notarisatie ook mogen ervaren. Het belangrijkste zijn echter nog steeds de daadwerkelijke behoeften van de mensen.

"Alle notarisorganisaties kunnen zich uitrusten met elektronische notariële systemen, maar als mensen die niet nodig hebben, zullen ze nog steeds kiezen voor papieren notariële akten, net als voorheen. De meeste elektronische notariële akten worden momenteel alleen gebruikt door agentschappen en eenheden die online documentindiening vereisen", analyseerde de heer Vinh.

Hoewel er nog veel te verbeteren valt, gelooft de heer Vinh dat elektronische notariële akten grote voordelen zullen opleveren als ze in de juiste richting worden geïmplementeerd. Als instanties gegevens synchroniseren en delen, zullen valse documenten vrijwel niet meer voorkomen. Valse eigendomspapieren , valse identiteitspapieren, alles kan worden geëlimineerd als de gegevens worden gedigitaliseerd en geverifieerd met biometrie, vingerafdrukken, oogfoto's... Notarissen hoeven alleen maar omhoog te kijken om het direct te detecteren.

Volgens notaris Nguyen Ho Phuong Vinh moet de wetswijziging de bevolking beter van dienst zijn. Maar om de omzetting echt effectief te laten zijn, kost het tijd voordat mensen eraan gewend zijn. Ook is er een synchrone technologische infrastructuur nodig en een andere manier van denken bij notarissen en instanties die documenten ontvangen.

Op de eerste dag van de invoering van de nieuwe wet zijn er weliswaar nog veel zaken die aangepast moeten worden, maar de sfeer bij notariskantoren geeft een positief signaal af.

Niet voor alle soorten documenten is een foto vereist.

Volgens notaris Nguyen Ho Phuong Vinh vereisen niet alle soorten documenten bij notariële bekrachtiging een foto van de ondertekenaar. Notariële bekrachtigingsactiviteiten bij notarisorganisaties zijn onderverdeeld in verschillende categorieën, waaronder het certificeren van transacties, het certificeren van kopieën van originelen, het certificeren van handtekeningen en het certificeren van handtekeningen van vertalers.

Van deze transacties, ook wel notariële akten genoemd, is alleen het maken van foto's van alle ondertekenende partijen vereist om de authenticiteit van de transactie te garanderen. Daarnaast vereisen sommige activiteiten, zoals het certificeren van kopieën van originelen, het certificeren van handtekeningen of het certificeren van de handtekening van tolken, geen foto's.

De regelgeving omtrent het maken van foto's bij het certificeren van transacties leidt echter soms tot "half lachen, half huilen"-situaties. "We worden bijvoorbeeld uitgenodigd om buiten het hoofdkantoor te tekenen, maar het is een detentiecentrum of een plek waar het maken van foto's verboden is. In dat geval moet er consensus zijn, of moet de notaris flexibel zijn, of moet de uitnodigende partij geschikte voorwaarden creëren. Het mag niet rigide zijn, een van de twee partijen zal zich proactief moeten aanpassen", aldus de heer Vinh.

Niet voor alle soorten documenten is een foto vereist.

Reactie (0)