'We zullen software gebruiken om de prestatie-indicatoren van ambtenaren te evalueren en zo subjectiviteit te voorkomen.'

Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft aangekondigd dat het onderzoek doet naar de toepassing van software om de prestaties van ambtenaren te evalueren (KPI's) op basis van hun functie, om zo de transparantie in het proces te vergroten en subjectieve factoren te minimaliseren.

De heer Nguyen Quang Dung, directeur van de afdeling Ambtenaren en Overheidspersoneel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

De regering heeft zojuist een wetsontwerp over kaders en ambtenaren (gewijzigd) ingediend bij de Nationale Assemblee. Dit wetsontwerp bevat bepalingen voor de evaluatie van ambtenaren op basis van resultaten en producten die aansluiten bij hun functie; de ​​mate waarin zij voldoen aan de functie-eisen en de ethische normen van de openbare dienst. De werkprestaties zullen worden gemeten aan de hand van de kwantiteit, kwaliteit en voortgang van de producten (Key Performance Indicator - KPI).

De heer Nguyen Quang Dung, directeur van de afdeling Ambtenarenzaken en Overheidspersoneel (Ministerie van Binnenlandse Zaken), stelde dat de evaluatie van ambtenaren momenteel grotendeels oppervlakkig is, waarbij de meesten worden geclassificeerd als "hun taken goed hebben uitgevoerd". De particuliere sector daarentegen gebruikt al lange tijd KPI's vanwege het gemak waarmee werkprestaties kunnen worden gekwantificeerd.

"Het opstellen van KPI's in de publieke sector is lastiger omdat de aard van administratief werk moeilijk meetbaar is", aldus de heer Dung. Hij noemde als voorbeeld administratief personeel bij centra, waarvan de effectiviteit kan worden gemeten aan de hand van het aantal verwerkte dossiers. Beleidsmedewerkers zijn daarentegen moeilijk te kwantificeren vanwege het langdurige karakter van hun werk. Daarom vereist de evaluatie van KPI's in de publieke sector een combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve aspecten, waaronder: voortgang van de verwerking, documentkwaliteit en de mate van burgertevredenheid.

De directeur van het Departement voor Ambtenaren en Overheidspersoneel verklaarde dat de ontwikkeling van KPI-criteria, afgestemd op de specifieke kenmerken van elke functie, zal worden bepaald en geïmplementeerd door het hoofd van elke eenheid volgens een stappenplan. Dit stappenplan zal eerst worden getest in daarvoor in aanmerking komende eenheden alvorens het te worden uitgebreid, met ondersteuning van software voor het bijhouden van de voortgang. Na de goedkeuring van de wet zal het Ministerie van Binnenlandse Zaken de regering adviseren een decreet uit te vaardigen met gedetailleerde richtlijnen voor het stappenplan, de criteria en de procedure voor de evaluatie van ambtenaren op basis van KPI's.

Momenteel worden in het Vietnamese bedrijfsleven veel softwareprogramma's voor KPI-evaluatie gebruikt, en sommige daarvan hebben de potentie om aangepast te worden voor toepassing in de publieke sector.

De provincie Khanh Hoa heeft na een pilotfase van enkele maanden op 1 april 2025 officieel KPI's (Key Performance Indicators) ingevoerd in haar gehele politieke systeem. Het doel van de provincie is om managementmethoden te vernieuwen, de kwaliteit van het personeel te verbeteren, de personeelsbezetting te stroomlijnen op basis van werkefficiëntie en de mentaliteit van "levenslange dienstverbanden" uit te bannen. Het implementatieproces omvat zelfrapportage door ambtenaren over hun werk en evaluatie door leidinggevenden op basis van softwaregegevens en directe feedback.

Prestatiebeoordeling op basis van KPI's om werknemers te elimineren die " 's ochtends wel op hun werk verschijnen, maar 's avonds weer vertrekken zonder iets te doen."

Parlementslid Trinh Xuan An, voltijds lid van de commissie voor nationale defensie, veiligheid en buitenlandse zaken van de Nationale Assemblee, betoogde dat de huidige ambtenarij nog steeds erg bureaucratisch is en dat er geen flexibele mechanismen zijn om incompetente ambtenaren te screenen en te vervangen. De situatie van "er gewoon instappen, maar er niet meer uit", "een paraplu meenemen naar het werk en 's avonds weer mee terugnemen" en zelfs "gemiddelde prestaties leiden nog steeds tot regelmatige promoties" is wijdverbreid.

Volgens de heer An ligt de hoofdoorzaak in het ontbreken van een echt effectief instrument voor het evalueren van werkprestaties. "Als de overheid geen duidelijk en transparant evaluatiesysteem heeft, zal het erg moeilijk zijn om talentvolle mensen te identificeren en te ontwikkelen, en tegelijkertijd zal het onmogelijk zijn om degenen die niet aan de eisen voldoen te ontslaan", zei hij.

De heer An beschouwde de toepassing van een op KPI's gebaseerd evaluatiesysteem voor ambtenaren als een fundamentele oplossing die aansluit bij moderne managementtrends. Deze aanpak wordt al lange tijd met succes toegepast in de private sector, terwijl de publieke sector nog steeds aarzelend is en een gebrek aan daadkracht vertoont. Daarom is dit het juiste moment om KPI's geleidelijk te introduceren in de evaluatie van ambtenaren.

Parlementslid Trinh Xuan An. Foto: officiële website van de Nationale Vergadering.

Afgevaardigde An opperde dat KPI's nauw verbonden moeten zijn met de leiderschapsrol van het afdelingshoofd. Zij kennen immers het werk het beste en begrijpen de capaciteiten van hun ondergeschikten. Daarom zouden zij direct verantwoordelijk moeten zijn voor het ontwerpen van het KPI-systeem, gebaseerd op drie factoren: werkresultaten, output en ethiek in de openbare dienstverlening. Naast de werkdruk zouden KPI's ook de kwaliteit van de prestaties en de administratieve normen van elke functie en elk vakgebied moeten weerspiegelen.

Hij merkte echter ook op dat KPI's niet op een rigide, gestandaardiseerde manier kunnen worden ontwikkeld. Het criteriasysteem moet worden afgestemd op de specifieke kenmerken van elke sector, elk niveau en elke regio. Daarom stelde hij voor dat de overheid een kaderbesluit zou uitvaardigen dat als algemene richtlijn zou dienen voor ministeries, sectoren en regio's om hun eigen, passende KPI-systemen te ontwikkelen.

Na de afronding van het KPI-systeem moet het afdelingshoofd periodieke evaluaties van ondergeschikten uitvoeren, maandelijks, driemaandelijks en jaarlijks. Deze evaluaties vormen zelf ook een KPI voor het afdelingshoofd. Als de manager niet objectief is, subjectief handelt of evaluaties slechts als een formaliteit uitvoert, zal dit direct leiden tot het niet behalen van de KPI-doelstellingen.

"Het mechanisme voor het controleren van de evaluatie van ambtenaren is van cruciaal belang om te voorkomen dat emoties en subjectiviteit de rede overstemmen, waardoor de staat talentvolle mensen verliest en mensen behoudt die niet over de nodige kwaliteiten beschikken," benadrukte de heer An.

Hij stelde voor dat overheidsinstanties prestatie-indicatoren op meerdere niveaus zouden invoeren – van individuen en afdelingen tot collectieve eenheden – vergelijkbaar met het prestatiemanagementmodel van particuliere bedrijven en corporaties. Dit is een noodzakelijke stap om de publieke dienstverlening te moderniseren, de motivatie te verhogen en de kwaliteit van ambtenaren te verbeteren.

Neem het criterium "durf te denken, durf te handelen" op in de prestatie-indicatoren voor de evaluatie van ambtenaren.

Afgevaardigde Ha Sy Dong, voormalig waarnemend voorzitter van het Volkscomité van de provincie Quang Tri, is van mening dat het toepassen van KPI's bij de evaluatie van ambtenaren een belangrijke stap is om de normen, kwaliteit en verantwoordelijkheidszin van het team van ambtenaren te kwantificeren. Deze aanpak zal bijdragen aan het tegengaan van de situatie van "levenslange ambtenaren" - dat wil zeggen, ambtenaren die, eenmaal in dienst, minder snel worden ontslagen, zelfs als hun werkprestaties laag zijn.

Parlementslid Ha Sy Dong. Foto: officiële website van de Nationale Vergadering.

Hij benadrukte dat de ontwikkeling van KPI's nauw verbonden moet zijn met de tevredenheid van burgers en bedrijven, en tegelijkertijd de coördinatiecapaciteit tussen departementen, agentschappen en eenheden moet weerspiegelen. "De verwerkingstijd van documenten is momenteel gedigitaliseerd en openbaar gemaakt. De snelheid van de verwerkingsprocedures vormt de basis voor de evaluatie van de werkefficiëntie van ambtenaren, met name op gevoelige gebieden zoals grond, milieu, investeringen en het bedrijfsleven", aldus hij.

Om rigide en stereotiepe evaluaties te vermijden, betoogde afgevaardigde Ha Sy Dong echter dat KPI's gericht moeten zijn op burgers en bedrijven. Een ambtenaar kan zijn of haar taken correct uitvoeren, maar als hij of zij consequent negatieve feedback ontvangt van burgers en bedrijven, is het duidelijk dat de efficiëntie van het werk onvoldoende is – van de kwaliteit van de afhandeling tot de servicegerichtheid.

Een ander belangrijk element dat de heer Dong voorstelt, is het opnemen van criteria voor het evalueren van de innovatieve geest van ambtenaren in het KPI-systeem. Volgens hem hoeft dit niet per se een specifieke taak te zijn, maar hebben leiders criteria nodig om diegenen te herkennen, te beoordelen en te belonen die "durven te denken, durven te handelen", initiatieven nemen, methoden verbeteren en tastbare resultaten creëren.

"Degenen die belast zijn met het werven en aannemen van personeel, moeten ook de bevoegdheid krijgen om KPI's vast te stellen voor de mensen die ze aansturen, met name voor criteria die niet absoluut kwantificeerbaar zijn, maar die moeten worden geëvalueerd aan de hand van de daadwerkelijke werkprestaties," benadrukte hij.

Zo moeten belastingambtenaren, naast hun plicht om belastingen correct en volledig te innen, ook burgers en bedrijven begeleiden en het beleid uitleggen – zodat ze niet verdwalen in het doolhof van belastingregels. Douanebeambten moeten niet alleen worden beoordeeld op het aantal verwerkte zaken, maar ook op de mate van ondersteuning die ze burgers en bedrijven bieden, hun servicegerichtheid en hun vermogen om kosten, tijd en procedures te reduceren voor degenen die import- en exportprocedures afhandelen.

"Dergelijke criteria kunnen worden gekwantificeerd door middel van enquêtes en beoordelingen van de tevredenheid van burgers en bedrijven. Als burgers ontevreden zijn, betekent dit dat de ambtenaar zijn KPI niet heeft gehaald," benadrukte de heer Dong, die tevens voorstelde om de resultaten van de enquêtes op te nemen in de jaarlijkse prestatiebeoordeling en het overzicht van ambtenaren.

HA (volgens VnE)

Bron: https://baohaiduong.vn/se-dung-phan-mem-danh-gia-kpi-cong-chuc-de-tranh-cam-tinh-411457.html