Digitaliseer alle documenten en gegevens zo snel mogelijk.
Tijdens de conferentie deelde Nguyen Viet Hung, directeur van het ministerie van Binnenlandse Zaken van de provincie Nghe An , mee dat de gemeente de afgelopen zes maanden het plan heeft uitgevoerd om de administratieve eenheden op gemeentelijk niveau te reorganiseren en een tweeledig lokaal bestuurssysteem in de provincie op te bouwen volgens het vastgestelde plan en stappenplan.
Vóór de reorganisatie telde de provincie Nghe An 412 administratieve eenheden op gemeentelijk niveau (waaronder 362 gemeenten, 33 wijken en 17 steden). Na de reorganisatie telt de provincie Nghe An 130 administratieve eenheden op gemeentelijk niveau (waaronder 119 gemeenten en 11 wijken).
Na de reorganisatie is de taak van documentarchivering binnen het nieuwe lokale organisatiemodel een dringende noodzaak geworden, met name in de provincie Nghe An die te lijden heeft onder de hevige regenval en overstromingen veroorzaakt door tyfoon nummer 3.
De heer Nguyen Viet Hung verklaarde dat het ministerie van Binnenlandse Zaken twee werkgroepen had opgericht om rechtstreeks in districten, steden en gemeenten te werken (vóór de reorganisatie) om de bestaande hoeveelheid documenten te inspecteren en statistieken hierover samen te stellen, en om richtlijnen te geven voor veilige bewaring, het voorkomen van documentverlies en het verstrekken van professioneel advies over documentbeheer en archivering, zowel vóór, tijdens als na de reorganisatie van de organisatiestructuur en de invoering van het tweeledige lokale bestuur.
Na beoordeling heeft het Volkscomité van de provincie Nghe An het plan goedgekeurd voor de ordening, toewijzing en het beheer van publieke activa voor de (nieuwe) gemeentelijke overheden na de reorganisatie. Dit om een snelle overdracht van activa te garanderen en ervoor te zorgen dat de (nieuwe) gemeentelijke overheden soepel, efficiënt en effectief functioneren; verstoringen in het beheer, verlies van activa en negatieve gevolgen voor het staatsbestuur en de openbare dienstverlening te voorkomen.
"De werkdruk op gemeentelijk niveau is hoog en veel taken zijn gedecentraliseerd. De voorzitter van het gemeentelijk volkscomité vervult in feite de taken van de voormalige voorzitter van het districtsvolkscomité. Momenteel is de hoeveelheid archiefmateriaal enorm en worden gemeenten vaak getroffen door overstromingen die de veiligheid van de archiefopslag bedreigen. Daarom is digitalisering van de gegevens en specifieke regelgeving voor de bewaring ervan noodzakelijk," aldus de heer Hung.
Volgens de heer Nguyen Viet Hung ondervindt de provincie Nghe An verschillende moeilijkheden en obstakels bij de uitvoering van haar tweeledige lokale bestuursmodel. Ten eerste zijn de infrastructuur en de uitrusting in sommige gebieden nog steeds ontoereikend om aan de eisen van de functie te voldoen.
Bovendien is de kwaliteit van ambtenaren en overheidsfunctionarissen op gemeentelijk niveau ongelijk verdeeld, waardoor tijd nodig is voor gewenning, aanpassing en toewijzing van taken die aansluiten bij hun vaardigheden en sterke punten. In de provincie Nghe An ontbreekt het sommige gemeenten en wijken momenteel aan personeel met de nodige opleiding en ervaring in overheidsmanagement op het gebied van gezondheid, onderwijs en wetenschap en technologie, wat leidt tot problemen bij het adviseren en uitvoeren van taken. Er is ook sprake van een lokaal overschot en tekort aan ambtenaren en overheidsfunctionarissen tussen gemeenten, met name in afgelegen en achtergestelde gebieden.
“De hoeveelheid dossiers en documenten die zich ophopen en worden geherorganiseerd bij de Volkscomités van districten, steden en gemeenten (vóór de reorganisatie) is groot; de faciliteiten en apparatuur voor het verzamelen, bewaren en beschermen van dossiers en documenten zijn nog steeds beperkt”, aldus de heer Hung. Hij stelde voor dat de overheid de bevoegdheden met betrekking tot de werving, het beheer en de inzet van ambtenaren in onderwijsinstellingen op lokaal niveau duidelijk definieert om de implementatie te vergemakkelijken. Daarnaast verzocht hij om een spoedige evaluatie van het project “Voltooiing van de modernisering van de kaarten van administratieve eenheden”.
Het softwareverbindingssysteem is niet stabiel.
Ondertussen vertelde de heer Nguyen Quoc Huu, directeur van het Departement Binnenlandse Zaken van de provincie Thai Nguyen, over de moeilijkheden bij de uitvoering van het tweeledige lokale bestuursmodel. Hij zei dat het nieuwe model ijverige en hardwerkende ambtenaren vereist die niet passief zijn, maar juist proactief te werk gaan. In Thai Nguyen houden ambtenaren van het departement, zelfs om 22.00 uur, na ontvangst van instructies direct vergaderingen om de volgende ochtend verslag uit te brengen aan de provinciale leiders.
"De moed, intelligentie en dynamiek van de medewerkers van de interne zaken moeten worden gestimuleerd. Het is een zeer stressvolle baan, en soms krijgen we het zwaar te verduren door de hoge werkdruk en het harde werk. We moeten ook naar de gemeenten afdalen om mensen te begeleiden bij knelpunten en hen stap voor stap te laten zien hoe dingen moeten. Als we problemen niet op lokaal niveau oplossen, kunnen ze uitgroeien tot grote problemen op provinciaal niveau," aldus de heer Huu.
De heer Nguyen Quoc Huu opperde dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken, met name in bergachtige gebieden waar etnische minderheden wonen en jongeren de lokale omgeving, de taal en de technologie goed kennen, richtlijnen zou moeten geven voor de werving van deeltijdambtenaren op gemeentelijk niveau om de toegewezen taken uit te voeren. De werkdruk op gemeentelijk niveau is immers erg hoog.
De directeur van het Departement van Binnenlandse Zaken van de provincie Lam Dong, Do Van Chung, benadrukte ook de huidige situatie bij de uitvoering van het nieuwe organisatiemodel voor lokale overheden. Volgens de heer Chung hebben gespecialiseerde ambtenaren op gemeentelijk niveau momenteel geen diepgaande training ontvangen en ondervinden zij soms veel problemen bij de implementatie. De heer Chung noemde het Departement van Cultuur en Sociale Zaken als voorbeeld, waar alle taken, van personeelsbeheer en organisatiestructuur tot salarisadministratie, door één persoon worden afgehandeld, wat zeer uitdagend is.
Volgens de heer Chung zijn er in de regio nog steeds veel kleine, verspreide kantoorgebouwen, waarvan sommige vervallen zijn en dringend aan renovatie toe zijn. Bovendien is het softwaresysteem dat de communicatie met ministeries en overheidsinstanties regelt instabiel en vertoont het regelmatig storingen, waardoor administratieve procedures moeilijk te verwerken zijn. Zo is de software voor bedrijfsregistratie van het Ministerie van Financiën traag en ontoereikend; de kadastergegevens zijn niet gesynchroniseerd; en het kaartsysteem en de belastingdienst zijn niet tijdig met elkaar verbonden.
Volgens de heer Do Van Chung is het huidige antivirussoftwaresysteem onvolledig, wat de digitale transformatie belemmert. Op basis hiervan stelde de heer Do Van Chung voor om de interne procedures voor de afhandeling van aanvragen snel aan te passen, meer bevoegdheden toe te kennen, de gegevensverwerking in combinatie met het nationale portaal voor overheidsdiensten te verbeteren en meer trainingen te organiseren.
“Tijdens de uitvoering zorgt het grote aantal kadastrale gegevens voor veel problemen voor gemeenten en wijken; ambtenaren staan voor veel uitdagingen bij de implementatie en het aantal gekwalificeerde ambtenaren is ontoereikend in vergelijking met de werkelijkheid, met name op het gebied van wetenschap en technologie en landbeheer. Veel gebieden missen geschikt gespecialiseerd personeel”, aldus de heer Do Van Chung, die eraan toevoegde dat het departement voorstelt om meer ambtenaren of tweede ambtenaren aan te stellen ter ondersteuning van de gemeenten.
Bron: https://www.sggp.org.vn/so-luong-cong-chuc-cap-xa-co-trinh-do-con-thieu-post805369.html
Reactie (0)