Voordelen van het digitaliseren van gegevens uit het burgerlijk register

Het elektronische systeem voor burgerlijke registratie en beheer heeft niet alleen de burgers geholpen, maar ook de efficiëntie van het overheidsbeheer van de burgerlijke registratie verbeterd. Dankzij dit gemak kunnen hogere instanties voor burgerlijke registratie de registratieactiviteiten van lagere instanties eenvoudig inspecteren en controleren, waardoor fouten in het registratieproces snel kunnen worden opgespoord en gecorrigeerd.

Het streven naar tevredenheid van de burgers.

Medio augustus 2025 ging de heer Nguyen Van Tam, woonachtig in Hamlet 1, gemeente Long Phu, stad Can Tho , naar het openbaar administratief centrum van de gemeente om een ​​correctie van zijn burgerlijke registratie aan te vragen. Hij had alleen zijn originele identiteitsdocumenten meegenomen en vulde een formulier in dat hem door de ambtenaar van Justitie en Burgerlijke Registratie van de gemeente werd verstrekt; de procedure duurde ongeveer 15 minuten. De heer Tam zei tevreden: "De medewerkers hier waren enthousiast en behulpzaam, ze werkten snel en efficiënt en hebben me geholpen bij het invullen van mijn aanvraag voor correctie van de burgerlijke registratie."

Elektronische gegevens uit de burgerlijke stand verlichten de werkdruk voor ambtenaren van Justitie en de burgerlijke stand. Foto: Kim Ngoc.

De heer Nguyen Thanh Duy, woonachtig in het gehucht Bung Thum in de gemeente Long Phu, heeft onlangs ook de procedure voor de erkenning van zijn vaderschap afgerond. Dankzij het elektronische burgerregistratiesysteem hoefden de ambtenaren van Justitie en Burgerlijke Stand van de gemeente geen tijd meer te besteden aan het doorzoeken van papieren documenten voor verificatie. Ze hoefden alleen maar in te loggen op het elektronische burgerregistratiesysteem om de burgerlijke standgegevens van de heer Duy op te zoeken en het verzoek te verwerken; hij ontving de resultaten kort daarna.

Van 1 juli 2025 tot heden heeft het openbaar administratief servicecentrum van de gemeente Long Phu 204 aanvragen ontvangen, waarvan 177 online en 27 persoonlijk en per post. Het centrum heeft 203 aanvragen eerder dan gepland verwerkt en 1 aanvraag is nog in behandeling.

De heer Ho Quoc Hung, vicevoorzitter van het Volkscomité van de gemeente Long Phu en directeur van het Centrum voor Openbare Administratieve Diensten van de gemeente, verklaarde: "De gemeente heeft de toepassing van informatietechnologie en het gebruik van het elektronische systeem voor burgerlijke registratie en beheer maximaal benut. Daarnaast heeft het Volkscomité van de gemeente de regels voor burgerlijke registratie voor zaken die onder de bevoegdheid van de gemeente vallen, openbaar gemaakt in het Centrum. Ambtenaren van de burgerlijke registratie handelen altijd binnen hun bevoegdheden en volgen de wettelijke procedures, zonder de burgers lastig te vallen of overlast te bezorgen."

In de wijk O Mon heeft het proces van het ontvangen en verwerken van administratieve documenten op het gebied van de burgerlijke stand ook veel positieve veranderingen ondergaan, wat door de bevolking zeer positief wordt ontvangen. De heer Nguyen Cong Chanh, een ambtenaar van de burgerlijke stand bij het wijkcomité, zei: "De gegevens van de burgerlijke stand zijn momenteel gedigitaliseerd, waardoor we minder tijd kwijt zijn aan verificatie en het proces van het ontvangen en verwerken van administratieve documenten met betrekking tot de burgerlijke stand voor de burgers snel verloopt."

Verbetering van de kwaliteit van openbare diensten

Voorheen was het beheer van de burgerlijke stand in de stad voornamelijk gebaseerd op het opslaan van informatie in papieren registers. Hoewel deze methode de bewaring van originele gegevens en de vertrouwelijkheid garandeerde, resulteerde het in een enorme hoeveelheid burgerlijke registratiegegevens en -dossiers. Elk jaar moest de burgerlijke stand nieuwe geboorteregisters, huwelijksregisters, overlijdensregisters, adoptieregisters en voogdijregisters openen. Bovendien waren er aparte dossiers en documenten voor elk type burgerlijke registratie, zoals geboorteregisters waarvoor geboorteakten en geboorteformulieren nodig waren; en huwelijksregisters waarvoor huwelijksformulieren en verklaringen van burgerlijke staat nodig waren. Elke burgerlijke registratie werd in een apart register vastgelegd, wat leidde tot versnippering en de moeilijkheid om individuele burgerlijke registratiegegevens te doorzoeken.

Inwoners registreren hun burgerlijke staat bij het openbaar administratief servicecentrum van de wijk O Mon. Foto: Chan Hung

Het elektronische burgerregistratie- en beheersysteem vormt de basis van de elektronische burgerregistratiedatabase en omvat registratie- en beheersoftware, evenals andere applicatie- en servicesoftware die door het Ministerie van Justitie zijn ontworpen en ontwikkeld. Volgens de afdeling Justitie van Can Tho City biedt deze software overheidsinstanties de mogelijkheid om burgerregistratiegegevens te registreren, beheren, bijwerken, digitaliseren, standaardiseren en beheren, en om de elektronische burgerregistratiedatabase effectief te gebruiken.

Volgens de regelgeving gebruikt het bureau voor burgerlijke stand het elektronische systeem voor burgerlijke registratie en beheer om informatie in de elektronische database voor burgerlijke stand bij te werken, waaronder: burgerlijke standgegevens van individuen en burgerlijke standgegevens van hun ouders, echtgenoot of partner wanneer er wijzigingen zijn als gevolg van (huwelijk, wijzigingen, correcties in de burgerlijke stand, aanvullingen op burgerlijke standgegevens, herziening van etniciteit; erkenning van ouderschap; voogdij; adoptie; overlijdensregistratie); het vastleggen in het register van burgerlijke standwijzigingen op basis van uitspraken en beslissingen van bevoegde overheidsinstanties; en het vastleggen in het register van burgerlijke standkwesties van Vietnamese burgers die zijn afgehandeld door bevoegde autoriteiten van buitenlandse landen.

Volgens mevrouw Nguyen Thi Phuong Thu, hoofd van de afdeling Administratieve en Juridische Ondersteuning van het Ministerie van Justitie van de stad, vermindert de toepassing van het Elektronisch Burgerlijk Registersysteem de tijd die ambtenaren van de burgerlijke stand op lokaal niveau besteden aan het rapporteren van periodieke statistische gegevens aanzienlijk. Met slechts een paar muisklikken zijn specifieke gegevens beschikbaar, in plaats van dat ze zoals voorheen elke pagina in het burgerlijk register handmatig moeten tellen. Wat betreft de functionaliteit werken het zoeken, afdrukken en instellen van parameters in het Elektronisch Burgerlijk Registersysteem zeer efficiënt, snel en nauwkeurig. De software biedt ook aanzienlijke flexibiliteit; ambtenaren van de burgerlijke stand kunnen bijvoorbeeld eerst een conceptversie maken van de gegevens over de verwerking van burgerlijk registerdossiers, deze controleren op juistheid en vervolgens doorsturen naar het officiële archief. Wanneer het Elektronisch Burgerlijk Registersysteem landelijk wordt geïmplementeerd, kunnen burgers overal kopieën van documenten opvragen, ongeacht de administratieve grenzen.

De toepassing van het elektronische burgerregistratie- en beheersysteem heeft voorzien in de behoefte aan tijdige en accurate toegang tot en uitwisseling van burgerregistratiegegevens. Afhankelijk van hun bevoegdheden kunnen instanties en afdelingen de burgerregistratiegegevens van burgers inzien en gebruiken voor specifieke activiteiten. Dit draagt ​​bij aan de vereenvoudiging van administratieve procedures, de verbetering van de kwaliteit van de openbare dienstverlening, een efficiënter overheidsbestuur en kostenbesparingen voor burgers doordat zij niet langer meerdere keren naar verschillende locaties hoeven te reizen.

De implementatie van een elektronische burgerlijke stand speelt een cruciale rol bij het opbouwen van een complete, nauwkeurige en uitgebreide gegevensbron over de bevolking. Dit verbetert op zijn beurt de toegang van mensen tot sociale voorzieningen zoals onderwijs en gezondheidszorg, en bevordert de uitvoering van lokaal ontwikkelingsbeleid.

Het digitaliseren van burgerregistratiegegevens is niet alleen een strategische stap in de nationale digitale transformatie, maar biedt ook praktische voordelen voor zowel burgers als overheidsinstanties. Het vormt een cruciale basis voor de ontwikkeling van e-government, het verbeteren van de administratieve efficiëntie en het verhogen van de kwaliteit van de openbare dienstverlening. De stad Can Tho streeft er continu naar om haar burgerregistratiegegevens te digitaliseren en te completeren, en draagt ​​zo bij aan de duurzame ontwikkeling van het land in het digitale tijdperk.

Chấn Hưng - Kim Ngọc

Bron: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html