Voordelen van het digitaliseren van gegevens uit de burgerlijke stand

Het elektronische registratie- en beheersysteem voor de burgerlijke stand heeft de laatste tijd niet alleen het gemak van de burger vergroot, maar ook de efficiëntie van het beheer van de burgerlijke stand verbeterd. Met deze tool kan de hogere instantie voor het beheer van de burgerlijke stand de registratie van de lagere instantie voor de burgerlijke stand eenvoudig controleren en bewaken, en fouten in het registratieproces snel detecteren en corrigeren.

Streven naar tevredenheid van mensen

Medio augustus 2025 kwam de heer Nguyen Van Tam, woonachtig in Hamlet 1, Long Phu Commune, Can Tho City, naar het Commune Administrative Service Center om een ​​correctie van de huishoudregistratie aan te vragen. Bij aankomst nam hij alleen de originele identificatiedocumenten mee en vulde het formulier in dat hij van de gemeenterechter - huishoudregistratieambtenaar had gekregen. Het proces duurde ongeveer 15 minuten. Dhr. Tam vertelde enthousiast: "De medewerkers hier hebben me enthousiast begeleid, snel gewerkt en me geholpen met het invullen van het dossier voor de correctie van de huishoudregistratie."

Elektronische gegevens van de burgerlijke stand verminderen de last voor ambtenaren van Justitie en Burgerlijke Stand. Foto: Kim Ngoc

De heer Nguyen Thanh Duy, woonachtig in het gehucht Bung Thum, gemeente Long Phu, heeft zojuist de procedure voor vaderschapserkenning afgerond. Dankzij het elektronische huishoudregistratiesysteem hoeft de gemeenteambtenaar van Justitie en Huishouding van de gemeente geen tijd meer te besteden aan het opzoeken van papieren documenten ter vergelijking. Hij hoeft alleen maar in te loggen op het elektronische huishoudregistratiesysteem om de gegevens van de huishoudregistratie van de heer Duy op te zoeken en de uitslag te achterhalen. Hij ontving de resultaten kort daarna...

Van 1 juli 2025 tot heden heeft het Long Phu Commune Public Administration Service Center 204 aanvragen ontvangen, waarvan 177 online en 27 persoonlijk en per post. Het centrum heeft 203 aanvragen voortijdig verwerkt en één aanvraag is nog in behandeling.

De heer Ho Quoc Hung, vicevoorzitter van het Volkscomité van de gemeente Long Phu en directeur van het Commune Public Administration Service Center, zei: "De gemeente heeft de toepassing van informatietechnologie, het gebruik van het elektronisch systeem voor de registratie en het beheer van de burgerlijke stand, ten volle benut. Daarnaast heeft het Volkscomité van de gemeente prompt regelgeving gepubliceerd over de registratie van de burgerlijke stand voor zaken die onder de bevoegdheid van de gemeente vallen. Ambtenaren van de burgerlijke stand oefenen hun bevoegdheden en procedures altijd uit zoals wettelijk voorgeschreven, zonder de bevolking te intimideren of te hinderen."

In de wijk O Mon zijn er ook veel veranderingen opgetreden in het ontvangen en verwerken van administratieve gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, wat een hoge mate van consensus onder de bevolking oplevert. De heer Nguyen Cong Chanh, ambtenaar van Justitie - Burgerlijke Stand van het Volkscomité van de wijk, zei: "Momenteel zijn gegevens over de burgerlijke stand gedigitaliseerd. We besteden niet veel tijd aan verificatie, dus de ontvangst en verwerking van administratieve gegevens over de burgerlijke stand verloopt snel."

Verbeter de kwaliteit van de publieke dienstverlening

Voorheen werd het beheer van de registers van huishoudens in de stad voornamelijk uitgevoerd door informatie op te slaan in papieren boeken. Deze methode bewaart de originele gegevens goed, de informatie is vertrouwelijk, maar de hoeveelheid geregistreerde registers en documenten is zeer groot. Elk jaar moet het register van huishoudens een nieuw geboorteregister, huwelijksregister, overlijdensregister, adoptieregister en voogdijregister openen. Daarnaast worden er voor elk type huishoudensregistratie akten en documenten opgeslagen, zoals geboorteregisters met een geboorteakte en een geboorteregistratieformulier; huwelijksregisters met een huwelijksregistratieformulier en een akte van burgerlijke staat. Gebeurtenissen in de gezinsregistratie worden in een apart boek geregistreerd, wat leidt tot een verspreiding van de gegevens van individuele huishoudens, waardoor het zoeken moeilijk wordt.

Mensen registreren hun huishouden bij het Openbaar Administratief Centrum van de wijk O Mon. Foto: Chan Hung

Het elektronische registratie- en beheersysteem voor de burgerlijke stand vormt de basis van de elektronische database voor de burgerlijke stand, inclusief software voor registratie en beheer van de burgerlijke stand, evenals applicatiesoftware en -diensten die zijn ontworpen en ontwikkeld door het Ministerie van Justitie . Volgens het Ministerie van Justitie van de stad Can Tho biedt deze software instanties de mogelijkheid om gegevens over de burgerlijke stand te registreren, te beheren, bij te werken, te digitaliseren, te standaardiseren en te beheren, en de elektronische database voor de burgerlijke stand effectief te exploiteren en te gebruiken.

Volgens de regelgeving gebruikt het bureau voor burgerlijke stand het elektronische systeem voor registratie en beheer van de burgerlijke stand om informatie bij te werken in de elektronische database voor de burgerlijke stand, waaronder: gegevens over de burgerlijke staat van personen en gegevens over de burgerlijke staat van vaders, moeders, echtgenotes of echtgenoten van personen wanneer er wijzigingen zijn als gevolg van (huwelijk, verandering, correctie van de burgerlijke staat, toevoeging van gegevens over de burgerlijke staat, herbepaling van etniciteit; erkenning van vader, moeder, kind; voogdij; adoptie; overlijdensregistratie); het vastleggen in het boek van de burgerlijke stand van wijzigingen in de burgerlijke staat op basis van vonnissen en beslissingen van bevoegde overheidsinstanties; het vastleggen in het boek van de burgerlijke staat van Vietnamese burgers die zijn afgehandeld bij bevoegde buitenlandse instanties.

Volgens mevrouw Nguyen Thi Phuong Thu, hoofd van de afdeling Administratieve en Juridische Ondersteuning van de gemeentelijke afdeling Justitie, verkort de toepassing van het elektronisch registratie- en beheersysteem voor de burgerlijke stand de tijd die ambtenaren van Justitie en Burgerlijke Stand besteden aan het rapporteren van periodieke statistische gegevens aanzienlijk. Met slechts enkele handelingen in de software beschikt u over specifieke gegevens, in plaats van dat u elke pagina in het register van de burgerlijke stand hoeft te tellen zoals voorheen. Wat de functies betreft, werken de zoek-, afdruk- en parameterinstellingen in het elektronisch registratie- en beheersysteem voor de burgerlijke stand zeer effectief, snel en met een hoge nauwkeurigheid. De software biedt ook een zeer positieve flexibiliteit. Zo kunnen ambtenaren van Justitie en Burgerlijke Stand eerst informatie invoeren over de resultaten van de verwerking van akten van personen die in aanmerking komen voor een concept, deze vervolgens controleren op juistheid en overdragen naar het officiële archief. Wanneer het elektronisch registratie- en beheersysteem voor de burgerlijke stand synchroon in het hele land wordt ingezet, kunnen mensen overal kopieën opvragen, ongeacht administratieve grenzen...

De toepassing van het elektronisch registratie- en beheersysteem voor de burgerlijke stand heeft voldaan aan de behoefte om gegevens over de burgerlijke stand tijdig en nauwkeurig te benutten en te delen. Agentschappen, departementen en afdelingen kunnen, afhankelijk van hun bevoegdheid, gegevens over de burgerlijke stand van burgers raadplegen en gebruiken voor gespecialiseerde doeleinden. Dit draagt ​​bij aan de vereenvoudiging van administratieve procedures, de verbetering van de kwaliteit van de overheidsadministratie, een effectiever overheidsbeheer en kostenbesparingen voor burgers doordat ze niet meer vaak en naar meerdere plaatsen hoeven te reizen.

De implementatie van een elektronische database voor de burgerlijke stand draagt ​​aanzienlijk bij aan de ontwikkeling van een complete, nauwkeurige en uitgebreide bevolkingsdatabron. Het vergroot de toegang van mensen tot sociale voorzieningen zoals onderwijs en gezondheidszorg en bevordert de implementatie van lokaal ontwikkelingsbeleid.

Het digitaliseren van gegevens over de burgerlijke stand is niet alleen een strategische stap in de nationale digitale transformatie, maar levert ook praktische voordelen op voor zowel burgers als overheidsinstanties. Dit vormt een belangrijke basis voor de ontwikkeling van een e-overheid, het verbeteren van de efficiëntie van het administratieve beheer en het verbeteren van de kwaliteit van de openbare dienstverlening. De stad Can Tho zet zich voortdurend in om gegevens over de burgerlijke stand te digitaliseren en te perfectioneren, en draagt ​​zo bij aan de duurzame ontwikkeling van het land in het digitale tijdperk.

Chan Hung - Kim Ngoc

Bron: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html