Stroomlijnen van de organisatiestructuur: kwalitatieve verandering creëren

Sprekend over het stroomlijnen van het organisatorische apparaat van het politieke systeem tijdens de conferentie op 1 december, stelde secretaris-generaal Lam duidelijk: "Dit is niet alleen een kwestie van schaal of kwantiteit, maar, dieper nog, het is noodzakelijk om kwalitatieve veranderingen te creëren in de werking van het politieke systeem." Vanuit organisatiewetenschappelijk oogpunt is het belangrijkste doel van stroomlijning inderdaad het verbeteren van de kwaliteit van de werking van het apparaat. Als dit doel niet wordt bereikt, zal stroomlijning eenvoudigweg vervallen in fusies en bezuinigingen. Kijkend naar de wereld, worden veel landen geconfronteerd met het probleem van een steeds "opgeblazener", omslachtiger, meerlagig administratief apparaat..., dus de noodzaak om de effectiviteit en efficiëntie van de werking van het apparaat te stroomlijnen en te verbeteren is zeer dringend. De Verenigde Staten zijn bijvoorbeeld de leidende economie ter wereld, maar we zien dat aankomend president Donald Trump een nieuw agentschap heeft opgericht, genaamd "Department of Government Efficiency", onder leiding van twee zakenmannen Elon Musk en Vivek Ramaswamy, om administratieve procedures op federaal niveau te verminderen, onredelijke regelgeving af te schaffen en overheidsuitgaven te besparen.

Afgevaardigden die de Nationale Conferentie bijwoonden, verspreidden en vatten de implementatie van Resolutie nr. 18-NQ/TW samen (foto: Hong Phong).

In Japan, waar ik vele jaren heb gestudeerd, gewoond en gewerkt, is het proces van herstructurering en rationalisatie van ministeries en centrale overheidsinstanties, evenals de versterking van de functies van het kabinet, al sinds 1999 gaande. Dit proces heeft veel belangrijke resultaten opgeleverd, waaronder de herstructurering van ministeries om barrières te slechten en het apparaat te stroomlijnen. 23 organisaties op ministerieel niveau werden geherstructureerd tot één kantoor (Kabinetsbureau) en 12 organisaties op ministerieel niveau. De eerste dag dat ik in Japan aankwam, toen ik voor het eerst de immigratieprocedures voor langdurig ingezetenen doorliep, moest ik bijna twee uur in een lange rij wachten. Omdat ik gewend was te wachten bij openbare diensten in Vietnam, was wachtrijen voor mij niet zo'n verrassing. Ik dacht altijd dat dit proces onvermijdelijk was, vooral in landen met een bevolking van meer dan 100 miljoen mensen. De Japanse overheid, met slechts twee kaarten, namelijk de Residence Card en de My Number Card (Persoonlijke Identificatiekaart), bracht me echter op andere gedachten. Iedereen krijgt een persoonlijk identificatienummer en de meeste openbare diensten zijn via deze kaart geïntegreerd, van financiële diensten en verzekeringen tot gezondheidszorg. In Japan was de langste en enige keer dat ik in de rij heb moeten staan, de immigratieprocedure voor langdurig ingezetenen die ik hierboven noemde. Japan herstructureert niet alleen het apparaat sterk, maar richt zich ook op de digitale transformatie van administratieve procedures, het minimaliseren van tussenstappen en het verbeteren van de werkefficiëntie. Met zijn sterke punten op het gebied van economisch potentieel en telecommunicatie-infrastructuur heeft de Japanse overheid actief informatietechnologie ingezet om handmatig werk te verminderen, documentverwerkingsprocessen te automatiseren en zo de werkdruk voor ambtenaren te verlagen, terwijl de transparantie werd vergroot en kosten werden bespaard. Bovendien ontdekte ik in Japan dat een van de belangrijke factoren die bijdroegen aan de ontwikkeling van het land de toepassing van een zeer strikt en transparant wervingssysteem voor de ambtenarij was. Toen ik nog studeerde aan de universiteit, hingen er elk jaar tijdens de afstudeerperiodes in april en oktober overal op de campus van de Universiteit van Osaka spandoeken en borden met de aankondiging van werving voor de ambtenarij. Pas afgestudeerden die in het administratieve systeem werden aangenomen, moesten vele strenge, competitieve examens afleggen, zodat alleen degenen met de beste vaardigheden en kwaliteiten bij de overheidsinstanties konden werken. Dit hielp om de situatie te verbeteren van het werven van de juiste mensen, terwijl er een team van ambtenaren werd gecreëerd met solide expertise en een hoge werklust. Sommige Europese landen, zoals het VK en Duitsland, zijn ook typisch wat betreft administratieve hervormingen en het stroomlijnen van de overheidsloonlijst. Deze landen richten zich niet alleen op het verminderen van het aantal loonlijsten, maar besteden ook aandacht aan het verbeteren van de kwaliteit en capaciteit van de overheidsdienst. In het VK heeft de regering sinds 2011 de strategie "Government Digital Service" (GDS) geïmplementeerd, gericht op het hervormen van de overheidsdiensten door middel van digitale transformatie en workflowautomatisering. Als gevolg hiervan bespaarde het VK in de periode 2012-2017 meer dan £ 1 miljard dankzij procesoptimalisatie en vermindering van onnodige administratieve procedures. Evenzo heeft Duitsland een reeks hervormingen in het overheidsapparaat doorgevoerd om overlapping en verspilling bij overheidsinstanties te verminderen. Volgens een rapport van het Duitse ministerie van Binnenlandse Zaken heeft het land in de periode 2000-2010 meer dan 200.000 ambtenaren ontslagen, terwijl de kwaliteit van de overheidsdiensten behouden bleef dankzij procesoptimalisatie en de toepassing van informatietechnologie. Uit internationale lessen kunnen enkele belangrijke oplossingen worden getrokken voor Vietnam in het proces van stroomlijning van het apparaat en het verlagen van de overheidslonen. Ten eerste moet bestuurlijke hervorming beginnen met het herzien van de functies en taken van overheidsinstanties, waarbij duidelijk wordt vastgesteld welke afdelingen en functies noodzakelijk zijn en welke afdelingen kunnen worden teruggebracht of overgedragen aan de private sector of niet-gouvernementele organisaties. Ten tweede zijn, vanuit het perspectief van duurzame ontwikkeling, sterke overheidsinstellingen, inclusief een team van competente ambtenaren, sleutelfactoren om het proces van het bereiken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SDG's) tegen 2030 te bevorderen (inclusief 17 doelen zoals armoedebestrijding, kwaliteitsonderwijs, gendergelijkheid, enz.). Het verminderen van het aantal ambtenaren kan het vermogen van overheidsinstanties om essentiële diensten te verlenen onzichtbaar verminderen, waardoor de implementatie van de SDG's wordt vertraagd. Daarom zou de overheid prioriteit moeten geven aan investeringen in de opleiding en ontwikkeling van een team van ambtenaren met een duurzame mindset, zodat zij effectief kunnen bijdragen aan ontwikkeling op de lange termijn. Ten derde is het noodzakelijk om de toepassing van informatietechnologie in administratief werk te bevorderen, ingewikkelde administratieve procedures te verminderen en de transparantie in het werk te vergroten. Hoewel digitale technologie de productiviteit van openbare diensten kan helpen verbeteren, speelt het voldoen aan de eisen van universaliteit en het niet achterlaten van mensen ook een belangrijke rol. Ten slotte is de rol en het vertrouwen van de bevolking in de overheid een voorwaarde voor het succes van het plan om het overheidsapparaat te stroomlijnen. Dit hangt grotendeels af van de tevredenheid van de bevolking over de administratieve diensten, samen met de transparantie van het overheidsapparaat. Veel overheidsadministratieve procedures zijn immers een vorm van dienstverlening, en omdat het diensten zijn, hebben burgers het recht om hoge kwaliteit en een hoge attitude te eisen.

Auteur: Pham Tam Long is gepromoveerd in Duurzame Ontwikkeling in Bedrijfskunde aan de Universiteit van Osaka, Japan; momenteel docent aan de School of International Management - Ritsumeikan Asia Pacific University, Japan. Dr. Pham Tam Longs onderzoeksinteresses liggen op het gebied van duurzaam management in ondernemingen en het beheer van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SDG's) van de Verenigde Naties.

Dantri.com.vn

Bron: https://dantri.com.vn/tam-diem/tinh-gon-to-chuc-bo-may-tao-su-thay-doi-ve-chat-20241202062439692.htm