Slik optimaliserer du Outlook for mer effektiv e-posthåndtering enn Gmail.

Mestre disse 10 tilpasningstipsene for Outlook for å automatisk rydde opp i innboksen din, blokkere sporing og bruke snarveier i Gmail for å maksimere produktiviteten din.

Selv om Gmail for tiden er markedsledende, har Microsoft Outlook fortsatt mange kraftige funksjoner som kan optimalisere arbeidsflyter betydelig. Mange nyttige verktøy i Outlook er imidlertid ikke aktivert som standard, noe som fører til at brukerne går glipp av muligheter til å forvandle en rotete innboks til et profesjonelt arbeidsområde. Nedenfor finner du noen viktige tips for å forbedre e-posthåndteringsopplevelsen din.

Forbedre personvernet og blokker sporing.

Bedrifter bruker ofte skjulte «sporingspiksler» i e-poster for å vite når du åpner dem. For å beskytte personvernet ditt på Outlook.com, gå til Innstillinger (tannhjulikon) > E-post > Søppelpost . Under Sikkerhetsalternativer velger du Blokker vedlegg, bilder og lenker fra alle som ikke er i listen over sikre avsendere og domener . Dette bidrar til å forhindre skjult sporing og phishing-forsøk.

I tillegg kan du gå til E-post > Oppsett for å slå av «Ikke vis avsenderbilder» , og i fanen Meldingshåndtering fjerner du merket for alternativet for å vise avsenderlogoer relatert til shopping. For å sikre at viktige e-poster ikke går tapt, kan du legge til klarerte adresser i Sikre avsendere i samme innstillingsmeny.

Rydd opp i innboksen din automatisk med Sweep-funksjonen.

Rensingsfunksjonen er et kraftig verktøy som automatiserer oppryddingen av e-poster fra bestemte avsendere. Du kan for eksempel angi at Outlook bare skal beholde e-poster om banktransaksjoner fra de siste 10 dagene og automatisk arkivere eldre e-poster.

For å gjøre dette, velg en e-post, klikk på Hjem- fanen og velg Fjern . Et vindu vil vises med fire hovedbehandlingsalternativer:

Dette grensesnittet lar deg konfigurere Sweep-funksjonen til å automatisk flytte eller slette e-poster i henhold til en angitt regel.

• Flytt alle meldinger ut av innboksen.
• Flytt alle nåværende og fremtidige meldinger.
• Behold bare de nyeste meldingene.
• Flytt automatisk meldinger som er eldre enn 10 dager.

Få fart på behandlingen med sveipebevegelser og snarveier i Gmail.

I mobilappen kan du tilpasse sveipebevegelsen til venstre eller høyre for å slette, arkivere eller flagge e-poster ved å gå til Innstillinger > E-post > Sveipealternativer . For databrukere som er kjent med Googles hurtigtaster, tillater Outlook å bytte til Gmails hurtigtaster i Innstillinger > Generelt > Tilgjengelighet > Snarveier .

En funksjon som er verdt å merke seg er Hurtigtrinn . Dette verktøyet lar deg kombinere flere handlinger i ett enkelt klikk, for eksempel å merke en e-post som lest og flytte den til arkivmappen. Du kan konfigurere dette under E-post > Hurtigtrinn .

Kontroll over AI og tilleggsfunksjoner.

Hvis du ønsker absolutt datasikkerhet og ikke vil bruke Copilot AI, kan du gå til Innstillinger > Copilot for å slå av denne funksjonen. I tillegg bør du deaktivere alternativer for innsamling av diagnostiske data og innholdsanalyse i delen Personvern og data for å sikre at Microsoft ikke samler inn informasjon fra e-postene dine.

Til slutt aktiverer du Angre sending-funksjonen i E-post > Skriv og svar . Du kan angi en tidsavbruddstid på opptil 30 sekunder, slik at du kan hente frem feilleverte eller feilaktige e-poster før de faktisk sendes.

Reklame

Kilde: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html