Odwołuj spotkania, aby pracownicy czuli się mniej zmęczeni

[reklama_1]

Amerykanin Joshua Zerkel uważał, że jego napięty cotygodniowy harmonogram spotkań osiągnął już kres możliwości.

„Chcę płakać, kiedy patrzę na swój harmonogram spotkań” – powiedział dyrektor marketingu w firmie oferującej aplikacje do zarządzania biznesem Asana. Spotkania jedno po drugim utrudniają mu pracę.

Narastający niepokój Zerkela został dostrzeżony przez firmę, która zaproponowała czasowe odwołanie regularnych spotkań. Nazwali to „Spotkaniami Doomsday” .

„Myślę, że sytuacja się poprawia” – powiedział Zerkel.

Ilustracja: Washington Post — Ilustracja: *Washington Post*

Przeciążenie spotkaniami to problem wielu pracowników biurowych. Nowe badanie przeprowadzone przez Microsoft wykazało, że 68% osób twierdzi, że spotkania przerywają im pracę i uniemożliwiają koncentrację.

Firmy zwiększyły liczbę spotkań podczas pandemii COVID-19, aby utrzymać kontakt z pracownikami. Nawyk ten jest nadal obecny cztery lata później, ale firmy stopniowo przedefiniowują swoją kulturę spotkań. Ograniczają spotkania, aby zwiększyć produktywność i zmniejszyć wypalenie zawodowe.

„Spotkania biurowe cieszą się ogromnym zainteresowaniem” – mówi Steven Rogelberg, profesor z Uniwersytetu Karoliny Północnej.

Dziewięcioosobowy zespół Zerkela usunął środowe spotkania ze swoich harmonogramów, oszczędzając 11 godzin miesięcznie. Następnie wprowadzono program Doomsday Meetings z 60-osobowym zespołem, co skłoniło firmę do wdrożenia instrukcji nakazującej działom ograniczenie liczby spotkań.

„Starannie zmieniamy harmonogram i strukturę spotkań” – mówi Rebecca Hinds, szefowa strategii w Asanie. „Odwołujemy spotkania, które nie mają większej wartości merytorycznej”. Jednocześnie liderzy zachęcają ludzi do odrzucania spotkań, które nie wnoszą wartości.

Pod koniec stycznia platforma e-commerce Shopify poprosiła pracowników o odwołanie wszystkich spotkań na dwa tygodnie. Do lipca pracownicy spodziewają się ograniczyć liczbę spotkań o 14%, a do końca roku o 18%.

W zeszłym roku firma produkująca oprogramowanie Techsmith przez miesiąc zrezygnowała z organizacji spotkań, oferując konferencje tekstowe lub wideokonferencje . Wewnętrzne badanie wykazało, że pracownicy byli o 15% bardziej produktywni, a 85% wskazało spotkania, które chętnie by opuścili lub skrócili. Zmniejszyła się również frekwencja.

„Chronimy energię naszych pracowników, aby mogli wykonywać swoją pracę jak najlepiej” – mówi dyrektor generalna Wendy Hamilton.

Platforma automatyzacji Zapier wprowadziła dla swoich pracowników politykę „tygodnia skupienia”. Każdy pracownik wyznacza sobie cele i priorytety pracy na dany tydzień. Nie eliminują całkowicie spotkań, ale zachęcają do ich unikania, jeśli nie są konieczne.

Według sondażu przeprowadzonego przez Brandona Sammuta, dyrektora ds. personalnych w Zapier, 80% pracowników twierdzi, że osiągnęło swoje cele.

Aplikacja działu HR Slack wprowadziła również Summer Focus Fridays i Creator Weeks , które pozwalają pracownikom na pracę w skupieniu i bez przerw.

Eksperymentują ze skróceniem spotkań o 50% i zachęcaniem do dłuższego czasu przestoju. Slack wykorzystuje sztuczną inteligencję do podsumowania kluczowych punktów, dzięki czemu pracownicy mogą zrezygnować ze spotkań.

Jednak ta zmiana niesie ze sobą również wiele wyzwań. W niektórych przypadkach ograniczenie liczby spotkań oznacza mniej możliwości uczenia się i obserwowania innych.

Profesor Rogelberg twierdzi, że strategia redukcji liczby spotkań będzie skuteczna, jeśli obejmie cały dział. Liderzy odpowiadają za planowanie i angażowanie innych, a pracownicy za wyznaczanie własnych celów. „To połączenie sprawi, że zmiana kultury spotkań będzie mniej szokująca” – mówi.

Zerkel jest wdzięczny firmie za nowy harmonogram. „Byli odważni i zdecydowani, jeśli chodzi o zmiany” – mówi.

Ngoc Ngan (według Washington Post )

Źródło