A transparência dos dados é a base de uma governança legítima.
No contexto da rápida transformação digital, as operações comerciais estão cada vez mais interligadas com diversos sistemas de dados. Embora a diversificação de ferramentas aumente a eficiência da gestão, também eleva o risco de fragmentação de dados, discrepâncias entre departamentos e falta de sincronização entre os sistemas de gestão e financeiros.
A transparência dos dados é essencial para que as empresas cumpram suas obrigações fiscais. (Imagem ilustrativa)
O desafio da padronização de dados e da mitigação de riscos legais nas empresas foi debatido por especialistas no seminário online "Transparência na Contabilidade - A Fronteira entre Governança e Violação", organizado pela Revista Econômica e Financeira em colaboração com a Receita Federal, no dia 8 de maio.
Em sua apresentação no seminário, a Sra. Truong Thi Mai Phuong, Vice-Chefe do Departamento de Supervisão de Contabilidade Empresarial do Escritório de Supervisão de Contabilidade e Auditoria ( Ministério das Finanças ), afirmou que a Lei de Contabilidade já inclui disposições sobre contabilidade gerencial em empresas. A contabilidade gerencial envolve a coleta, análise e disponibilização de informações financeiras necessárias para a gestão e tomada de decisões pelo proprietário da empresa. Portanto, as empresas podem organizar o trabalho de contabilidade gerencial de acordo com suas necessidades de gestão.
A contabilidade gerencial concentra-se na análise, previsão e apoio à tomada de decisões, enquanto a contabilidade financeira reflete as transações que ocorreram para preparar as demonstrações financeiras e cumprir as obrigações de divulgação. "Se os dados da contabilidade gerencial forem imprecisos, os dados da contabilidade financeira também serão imprecisos", enfatizou a Sra. Mai Phuong.
Segundo ela, o critério fundamental para distinguir entre governança legítima e riscos de má conduta continua sendo que os dados devem ser verdadeiros, consistentes, verificáveis, razoáveis e responsáveis.
Recomendações para ajudar as empresas a reduzir os riscos relacionados aos dados.
Diante da situação descrita, do ponto de vista da gestão tributária, a Sra. Nguyen Thi Lan Anh, Chefe do Departamento Jurídico do Departamento de Impostos (Ministério das Finanças), acredita que os dados originais são um fator particularmente importante.
Em primeiro lugar , as empresas precisam se concentrar em construir uma fonte completa, precisa e consistente de dados primários. Uma vez que os dados de entrada estejam seguros, o gerenciamento, a contabilidade e a declaração de impostos subsequentes serão muito mais fáceis.
Em segundo lugar, as empresas devem limitar a entrada repetida de dados ou a edição manual em várias etapas, pois isso pode facilmente levar a erros.
Em terceiro lugar, aprimorar a interoperabilidade de dados entre faturas eletrônicas, vendas, contabilidade e serviços bancários, e exportar automaticamente os dados para fins de declaração de impostos, a fim de reduzir erros.
Além disso, as empresas precisam realizar conciliações e revisões periódicas. Caso sejam encontradas discrepâncias, a causa deve ser identificada imediatamente para que as explicações possam ser fornecidas prontamente quando solicitadas pelas autoridades reguladoras.
Além disso, o armazenamento de dados e o rastreamento do histórico de edições também são cruciais. Somente quando os dados são armazenados de forma completa, clara e rastreável é que as empresas podem ter uma base para responsabilização.
A Sra. Lan Anh informou que as autoridades fiscais incentivam fortemente as empresas a aplicarem tecnologia da informação e inteligência artificial (IA) na gestão de dados e na declaração de impostos.
"Os dados devem ser consistentes, transparentes, verificáveis e refletir com precisão a natureza das operações comerciais", observou a Sra. Lan Anh.
Do ponto de vista de uma empresa de tecnologia, o Sr. Le Hong Quang, Diretor Geral do Grupo MISA , acredita que as empresas precisam construir processos de dados padronizados, definindo claramente como os dados são coletados, processados, atualizados e transferidos entre os departamentos. Além disso, é necessário estabelecer um mecanismo para rastrear o histórico de edições, a fim de facilitar a verificação, a comparação e a explicação quando necessário.
Segundo o Sr. Quang, a tecnologia atual pode ajudar as empresas a sincronizar dados em tempo real, conciliar automaticamente receitas, faturas e transações bancárias, reduzindo assim a dependência de operações manuais.
No entanto, a tecnologia é apenas uma ferramenta de apoio. "O mais importante continua sendo a conscientização das empresas sobre a conformidade, juntamente com a disciplina na gestão de dados", enfatizou o Sr. Quang.
Num contexto em que os dados se tornam cada vez mais um ativo essencial, a padronização dos processos de governança de dados é fundamental para que as empresas mitiguem os riscos legais e fiscais a longo prazo.
Segundo o Sr. Le Hong Quang, para mitigar os riscos legais ao operar múltiplos sistemas de dados, as empresas precisam prestar atenção a quatro fatores: dados de origem unificados, minimização da edição manual, interoperabilidade do sistema e rastreamento completo do histórico de dados.
Fonte: https://congthuong.vn/doanh-nghiep-can-lam-gi-de-tranh-rui-ro-thue-455307.html
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