Sincronizar a gestão do estado civil - certificação após a fusão

Após a implementação do sistema de governo local de dois níveis, a autoridade, os processos e os métodos de execução dos procedimentos administrativos na área de registro civil e certificação foram ajustados para se adequarem ao novo modelo de gestão. O Departamento de Justiça tem aconselhado e orientado proativamente as localidades para que a implementação seja feita de forma sincronizada e eficiente, sem interrupções no atendimento à população.

Os funcionários do Centro de Serviços de Administração Pública do Distrito de Tan Dan orientam as pessoas a submeterem candidaturas online.

No Centro de Serviços da Administração Pública (PVHCC) do bairro de Tan Dan, o ambiente de trabalho é sempre agitado durante o horário de expediente. Em média, o centro recebe diariamente centenas de documentos em diversas áreas, sendo a maior parte deles relacionada ao estado civil e à emissão de certidões (cerca de 70% do total de documentos recebidos por dia). Procedimentos comuns, como segunda via de certidões de nascimento e óbito, emissão de segundas vias de certidões de estado civil, autenticação de documentos e coleta de assinaturas, são realizados regularmente. Apesar do grande volume de documentos, graças à iniciativa e dedicação dos servidores públicos, todos os procedimentos são resolvidos com rapidez.

A Sra. Hoang Thi Nguyet, da aldeia 14, distrito de Tan Dan, relatou: “Vim ao centro para registrar novamente minha certidão de nascimento e regularizar meus registros de terras. Os funcionários foram muito atenciosos e deram instruções claras, especialmente para aqueles que não sabem usar os serviços públicos online.”

Atualmente, o centro conta com 1 diretor em regime de meio período, 1 vice-diretor e 2 funcionários que lidam diretamente com os procedimentos administrativos em diversas áreas. Os funcionários possuem um bom domínio da profissão e orientam e auxiliam proativamente os cidadãos no envio de solicitações online. "A nova comuna é maior, mais populosa e tem muito mais trabalho do que antes. A maioria das pessoas que vêm enviar solicitações precisa de um tempo para que os funcionários os orientem passo a passo no acesso ao sistema online, mas isso é considerado uma 'etapa de transição' para ajudar as pessoas a se familiarizarem com a tecnologia e se tornarem proficientes no envio de solicitações online, bem como na realização de procedimentos e preenchimento de formulários", disse a Sra. Le Thi Diu, funcionária pública do Centro de Administração Pública do Distrito de Tan Dan.

Não apenas nas comunas e bairros centrais, mas também nas comunas montanhosas, o acesso a serviços públicos na área da justiça – especialmente no que diz respeito ao estado civil – está gradualmente se tornando rotina. Na comuna de Mau Lam, a Sra. Nguyen Thi Ly, da aldeia de Eo Son, foi ao Centro de Serviços Públicos da comuna para solicitar uma cópia de sua certidão de casamento. Os funcionários a orientaram a preencher o formulário online pelo Portal Nacional de Serviços Públicos, e então receberam, preencheram, assinaram e devolveram o documento dentro do prazo. A Sra. Nguyen Thi Nguyet, funcionária pública do Centro de Serviços Públicos da Comuna de Mau Lam, afirmou: "Procedimentos simples relacionados ao estado civil e à emissão de certidões são processados ​​e os resultados são devolvidos rapidamente aos cidadãos. No entanto, atualmente, a maioria dos cidadãos que vêm realizar procedimentos administrativos ainda precisa receber os documentos em papel, mesmo que o sistema já ofereça cópias eletrônicas com validade legal. Isso demonstra que o hábito de usar documentos tradicionais ainda é comum em muitos registros e procedimentos atuais".

Para garantir o bom andamento dos processos de registro civil e certificação, o Departamento de Justiça de Thanh Hoa revisou e ajustou proativamente os regulamentos e coordenou-se estreitamente com os departamentos e ramos relevantes para emitir documentos de orientação profissional adequados ao novo modelo.

Segundo a Sra. Tran Thi Hong Le, Vice-Chefe do Departamento de Apoio Administrativo e Judicial (Ministério da Justiça), quando se operava um governo local de dois níveis, os serviços públicos essenciais na área da justiça e do registro civil, anteriormente sob a jurisdição distrital, eram em sua maioria atribuídos ao nível das comunas. A partir de 1º de julho de 2025, o Ministério da Justiça implementou oficialmente a nova versão do Sistema Eletrônico de Registro e Gestão do Estado Civil em todo o país. Imediatamente após essa implementação, o Departamento de Justiça de Thanh Hoa concedeu prontamente contas para processar registros, assinar e autenticar documentos aos líderes do Comitê Popular, funcionários da área da justiça e do registro civil e secretários de nível comunal em 166 comunas e distritos da província, para a realização do registro eletrônico do estado civil. Isso contribuiu para unificar o processo de processamento de registros e aumentar a velocidade de recebimento e retorno dos resultados, especialmente em localidades com um grande número de registros.

O trabalho de inspeção e orientação profissional também tem recebido atenção especial. Desde o início do ano, o Departamento de Justiça emitiu diversos documentos que orientam as práticas profissionais, organizou vários cursos de capacitação e promoveu o desenvolvimento de habilidades especializadas para representantes dos líderes dos Comitês Populares e servidores públicos que atuam nas áreas judicial e de registro civil em novas comunas e distritos. O conteúdo da capacitação concentra-se em habilidades no processamento de registros eletrônicos, na integração dos procedimentos de registro de nascimento, óbito e residência permanente, na certificação de assinaturas, na emissão de cópias, etc., para garantir que todos os funcionários compreendam o processo e sirvam à população com eficácia.

Em particular, diante das dificuldades surgidas com a interrupção das atividades dos funcionários responsáveis ​​pelas áreas judicial e de registro civil e da sobrecarga de trabalho após a fusão em muitas comunas e distritos, o Departamento de Justiça de Thanh Hoa recomendou ao Comitê Popular Provincial que submetesse ao Conselho Popular Provincial a Resolução nº 36/2025/NQ-HDND, de 4 de outubro de 2025, que estipula o escopo e a autoridade do Presidente do Comitê Popular da Comuna para que os servidores públicos do Comitê Popular da Comuna realizem o trabalho de autenticação na província. Com base na resolução aprovada, o Presidente do Comitê Popular da Comuna está autorizado a delegar aos servidores públicos do Comitê Popular da Comuna o trabalho de autenticação com o seguinte escopo e autoridade: assinar e certificar cópias de documentos e papéis originais emitidos ou certificados por agências e organizações; assinar e certificar assinaturas em documentos e papéis (exceto assinar e certificar a assinatura do tradutor). Este regulamento ajuda a reduzir a carga de trabalho dos líderes do Comitê Popular da Comuna, ao mesmo tempo que aumenta a iniciativa e a flexibilidade da equipe de funcionários públicos que trabalha diretamente com a população.

O Departamento de Justiça de Thanh Hoa coordenou com as agências locais de registro civil para concluir a digitalização dos dados cadastrais na província e emitiu um plano para implementar o aplicativo com os dados cadastrais digitalizados. Assim, todos os dados cadastrais no Sistema de Registro e Gestão do Estado Civil foram revisados ​​e comparados com o Banco de Dados Nacional da População para garantir a precisão e solucionar casos de dados faltantes, incorretos e duplicados. Implementou-se a consulta de informações cadastrais no Sistema de Informações de Procedimentos Administrativos, por meio da conexão com o Banco de Dados Eletrônico do Estado Civil e o Banco de Dados Nacional da População, para facilitar a resolução de procedimentos administrativos que exigem a apresentação de documentos cadastrais, reduzindo a necessidade de apresentação desses documentos durante o processo de recebimento e regularização, conforme previsto na legislação. A consulta de informações cadastrais permite a emissão de segundas vias de certidões de registro civil (independentemente do local de residência ou do local do registro civil anterior) e a confirmação das informações cadastrais.

Graças à proatividade e ao otimismo do Departamento de Justiça de Thanh Hoa, juntamente com os esforços das autoridades locais, as atividades de registro e certificação de estado civil na província se estabilizaram, atendendo basicamente às necessidades dos cidadãos. De 1º de julho de 2025 até o momento, os órgãos de registro civil da província processaram mais de 22.000 solicitações de registro de estado civil de todos os tipos. As comunas e os distritos emitiram mais de 15.000 certidões. Os processos foram devolvidos dentro do prazo e antes do vencimento, garantindo a conformidade com as normas legais.

Artigo e fotos: Viet Huong

Fonte: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm