O que podemos aprender com a experiência internacional?

Recentemente, a província de Khanh Hoa implementou um sistema de Indicadores-Chave de Desempenho (KPI, na sigla em inglês) para medir a qualidade do trabalho de seus funcionários, servidores públicos e empregados do setor público.

Recentemente, a província de Khanh Hoa implementou um sistema de Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) para avaliar a qualidade do trabalho realizado por seus funcionários, servidores públicos e servidores civis. Este é um passo importante para melhorar a eficiência da gestão e a qualidade dos serviços prestados pela administração pública local.

Os KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) foram desenvolvidos nos Estados Unidos na década de 1980, mas só em 1992 esse método foi amplamente adotado. Desde então, os KPIs têm sido aplicados por muitos países, empresas, agências e organizações em todo o mundo , incluindo o Vietnã. No entanto, os conjuntos de KPIs foram modificados para se adequarem à escala, operação, objetivos e requisitos de cada organização.

Como outros países aplicam os KPIs na administração pública ?

Algumas agências governamentais nos Estados Unidos adotaram KPIs para medir o desempenho no trabalho, aplicando os critérios do "Balanced Scorecard" (BSC).

A província de Khanh Hoa está implementando, em caráter experimental, a aplicação de KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) para seus funcionários, servidores públicos e servidores civis. (Imagem ilustrativa)

Por exemplo, o Escritório de Orçamento e Administração dos EUA (OSHA) observou que as agências federais reduziram os custos administrativos em aproximadamente 5% nos dois primeiros anos após a implementação do Balanced Scorecard (BSC). As agências conseguiram alocar orçamentos de forma mais eficaz, com cerca de 90% dos programas governamentais concluídos dentro do prazo e atingindo as metas orçamentárias (em comparação com 75% antes da implementação do BSC).

Singapura também é um excelente exemplo da aplicação de KPIs para melhorar o desempenho de seus funcionários e servidores públicos. O governo singapuriano desenvolveu um sistema de avaliação de desempenho baseado em KPIs, denominado "Public Service Performance Framework" (Estrutura de Desempenho do Serviço Público). Esse sistema inclui indicadores como a qualidade dos serviços públicos, a satisfação do cidadão e a capacidade de resposta rápida e eficaz a problemas. Notavelmente, em Singapura, os KPIs não apenas avaliam o desempenho no trabalho, mas também consideram fatores como criatividade e inovação. Isso motiva os funcionários e servidores públicos a maximizarem sua criatividade e aprimorarem os processos de trabalho.

No Japão, o governo utiliza métricas como tempo de processamento, satisfação do cidadão e eficiência na aplicação do orçamento para garantir transparência e eficácia. Um método importante é o sistema PDCA (Planejar - Executar - Verificar - Agir), que auxilia no monitoramento e aprimoramento contínuos das políticas públicas. Por exemplo, no setor de transportes, o Japão busca reduzir os índices de atraso dos trens (Planejar), implementar tecnologia de monitoramento em tempo real (Executar), avaliar os dados sobre atrasos (Verificar) e ajustar as etapas de manutenção ou os horários dos trens para otimizar a eficiência (Agir). Ao aplicar KPIs e o PDCA, o Japão consegue ajustar políticas rapidamente, aprimorar a eficiência da administração pública e fornecer melhores serviços aos seus cidadãos.

O que Khanh Hoa pode aprender com a experiência internacional?

Atualmente, Khanh Hoa está em processo de desenvolvimento de critérios de avaliação de KPIs. Portanto, experiências de fontes internacionais podem ajudar Khanh Hoa a criar um conjunto completo, otimizado e viável de ferramentas para avaliar e aprimorar a eficiência do trabalho de funcionários, servidores públicos e servidores civis, bem como a qualidade dos serviços prestados pelo aparato administrativo estatal no futuro.

Khanh Hoa poderia estudar a experiência do Japão na aplicação do ciclo PDCA para monitorar e aprimorar continuamente os procedimentos administrativos, como a redução do tempo para emissão de licenças comerciais.

Alternativamente, poderíamos construir um sistema de avaliação de servidores públicos que não se baseie apenas no desempenho, mas que também incentive a criatividade no ambiente de trabalho, seguindo o modelo de Singapura. Além disso, o modelo americano Balanced Scorecard (BSC) poderia ajudar a otimizar orçamentos e garantir que os projetos públicos sejam concluídos dentro do prazo.

A aplicação do sistema de indicadores-chave de desempenho (KPIs) na avaliação da produtividade e capacidade de trabalho de funcionários e servidores públicos em Khanh Hoa demonstra um forte compromisso com a reforma administrativa. No entanto, para ser verdadeiramente eficaz, o sistema precisa de flexibilidade no desenvolvimento dos indicadores, aliada a treinamento e supervisão rigorosos, além do aprendizado com as experiências de outros países. Somente assim será possível melhorar a qualidade do trabalho dos funcionários e servidores públicos, promovendo o desenvolvimento sustentável do governo local.

O modelo PDCA japonês:

O PDCA (Planejar - Executar - Verificar - Agir) é um modelo popular de gestão da qualidade, amplamente adotado no Japão para melhorar o desempenho do trabalho tanto no setor público quanto no privado. Trata-se de um processo iterativo projetado para ajudar as organizações a aprimorarem continuamente a eficiência e a qualidade dos serviços. As etapas incluem:

Plano: Identifique o problema a ser resolvido, defina metas específicas e desenvolva um plano de implementação. Por exemplo, o governo pode ter como objetivo reduzir o tempo necessário para processar documentos administrativos por meio da digitalização do processo de recebimento de documentos.

Execução: Implementar o plano exatamente como descrito. Ao aplicar o sistema de inscrição online, as agências japonesas testam o processo em um pequeno grupo antes de expandi-lo.

Verificar (Avaliar): Comparar os resultados reais com as metas, identificar pontos fortes e fracos. Por exemplo, após 3 meses da implementação do cadastro online, o governo de Tóquio coletou feedback dos cidadãos para avaliar os níveis de satisfação.

Ação (Ação de Melhoria): Com base na avaliação, ajuste o processo para otimizar a eficiência. Quando muitos registros apresentarem erros devido à entrada de informações incorretas, o sistema precisa ser aprimorado com a adição de uma função automática de verificação de erros.

Fonte: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html