O que aprender com a experiência internacional?

Recentemente, a província de Khanh Hoa implementou um sistema piloto de avaliação de desempenho (KPI) para medir a qualidade do trabalho de quadros, funcionários públicos e servidores civis.

Recentemente, a província de Khanh Hoa implementou um sistema piloto de avaliação de desempenho (KPI) para mensurar a qualidade do trabalho de quadros, servidores públicos e funcionários do serviço público. Este é um passo importante para aprimorar a eficiência da gestão e a qualidade dos serviços da administração pública local.

KPI (Key Performance Indicator) được phát triển ở Hoa Kỳ những năm 1980, nhưng phải đến năm 1992, phương pháp này mới được áp dụng rộng rãi. Từ đó tới nay, KPI đã được nhiều quốc gia, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức trên thế giới , trong đó có Việt Nam áp dụng. Tuy nhiên, các bộ chỉ số KPI đều có sự thay đổi cho phù hợp với quy mô, cách vận hành cũng như mục tiêu, yêu cầu của mỗi nơi.

Como os países aplicam os KPIs na gestão da administração pública ?

Algumas agências governamentais nos Estados Unidos aplicaram KPIs para medir o desempenho no trabalho, utilizando os critérios do "Balanced Scorecard" (BSC).

Khanh Hoa testa aplicação de KPIs para funcionários, servidores públicos e servidores civis. Foto ilustrativa.

Por exemplo, no Escritório de Administração e Orçamento dos EUA, após a implementação do BSC na gestão orçamentária, as agências federais reduziram os custos de gestão em cerca de 5% nos primeiros 2 anos. As agências conseguiram alocar orçamentos de forma mais eficaz, com cerca de 90% dos programas governamentais concluídos dentro do prazo e atingindo as metas orçamentárias (em comparação com 75% antes da aplicação do BSC).

Singapura também é um país típico na aplicação de KPIs para melhorar a eficiência do trabalho de funcionários e servidores públicos. O governo singapuriano construiu um sistema de avaliação de desempenho baseado em KPIs chamado "Public Service Performance Framework" (Estrutura de Desempenho do Serviço Público). Este sistema inclui indicadores como qualidade do serviço público, satisfação do cidadão, capacidade de resposta e eficiência na resolução de problemas. Em Singapura, em particular, os KPIs não apenas avaliam o desempenho no trabalho, mas também consideram fatores como criatividade e inovação. Isso ajuda a motivar os servidores públicos a maximizar sua criatividade e aprimorar os processos de trabalho.

No Japão, o governo utiliza métricas como tempo de processamento, satisfação do cidadão e desempenho da execução orçamentária para garantir transparência e eficiência. Um método importante é o PDCA (Planejar - Executar - Verificar - Agir), que auxilia no monitoramento e aprimoramento contínuo das políticas públicas. Por exemplo, no setor de transportes, o Japão busca reduzir os atrasos dos trens (Planejar), implementar tecnologia de monitoramento em tempo real (Executar), avaliar os dados sobre atrasos (Verificar) e ajustar as etapas de manutenção ou os horários dos trens para otimizar o desempenho (Agir). Ao aplicar KPIs e o PDCA, o Japão consegue ajustar políticas rapidamente, melhorar a eficiência da gestão pública e fornecer melhores serviços à população.

O que Khanh Hoa pode aprender com a experiência internacional?

Atualmente, Khanh Hoa está em processo de desenvolvimento de critérios de avaliação de indicadores-chave de desempenho (KPIs). Portanto, experiências internacionais podem auxiliar Khanh Hoa a dispor de um conjunto de ferramentas completo, otimizado e viável para avaliar e aprimorar a eficiência do trabalho de quadros, servidores públicos e funcionários do serviço público, bem como a qualidade dos serviços da administração pública no futuro.

Khanh Hoa pode estudar a experiência do Japão na aplicação do ciclo PDCA para ajudar a monitorar e aprimorar continuamente os procedimentos administrativos, como a redução do tempo de emissão de licenças comerciais.

Ou então, crie um sistema de avaliação de servidores públicos que não se baseie apenas no desempenho, mas que também incentive a criatividade no trabalho, seguindo o modelo de Singapura. Além disso, o modelo americano Balanced Scorecard (BSC) pode ajudar a otimizar orçamentos e garantir que os projetos públicos sejam concluídos dentro do prazo.

A aplicação do sistema de indicadores-chave de desempenho (KPIs) na avaliação da produtividade e capacidade de trabalho de quadros e servidores públicos em Khanh Hoa demonstra um forte compromisso com a reforma administrativa. No entanto, para ser verdadeiramente eficaz, o sistema precisa ser flexível na construção dos indicadores de KPIs, aliado a treinamento, supervisão rigorosa e aprendizado com experiências de outros países. Somente assim será possível melhorar a qualidade do trabalho de quadros e servidores públicos, promovendo o desenvolvimento sustentável dos governos locais.

Modelo PDCA do Japão:

O PDCA (Planejar - Executar - Verificar - Agir) é um modelo popular de gestão da qualidade, amplamente aplicado no Japão para melhorar o desempenho do trabalho tanto no setor público quanto no privado. Trata-se de um processo iterativo que auxilia as organizações a aprimorarem continuamente a eficiência e a qualidade dos serviços. As etapas incluem:

Plano: Identifique o problema a ser resolvido, defina metas específicas e desenvolva um plano de implementação. Por exemplo, um governo pode ter como objetivo reduzir o tempo de processamento administrativo digitalizando seu processo de solicitação.

Executar (Implementar): Implementar o plano de acordo com a estratégia proposta. Ao aplicar o sistema de inscrição online, as agências japonesas testam o processo em um pequeno grupo antes de expandi-lo.

Verificação: Compare os resultados reais com as metas, identifique os pontos fortes e fracos. Por exemplo, após 3 meses da implementação do cadastro online, o governo de Tóquio coletou feedback dos moradores para avaliar a satisfação.

Ação (Aprimoramento): Com base na avaliação, ajuste o processo para otimizar a eficiência. Quando muitos registros apresentarem erros devido à entrada de informações incorretas, o sistema precisa ser aprimorado com a adição de uma função automática de verificação de erros.

Fonte: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html