Ca Mau afirmă că digitalizarea documentelor trebuie să fie selectivă în timp, iar documentele care necesită digitalizare nu ar trebui digitalizate în masă, pentru a evita risipa.

În după-amiaza zilei de 21 aprilie 2025, tovarășul Nguyen Duc Hien, secretar adjunct permanent al Comitetului Provincial de Partid Ca Mau, a avut o sesiune de lucru cu reprezentanți ai conducerii agențiilor consultative și de sprijin ale Comitetului Provincial de Partid, Comitetului Frontului Patriei și organizațiilor socio-politice la nivel provincial, comitetelor de partid raionale, comitetelor de partid orășenești și comitetelor de partid aflate direct subordonate Comitetului Provincial de Partid, pe tema activității de arhivare, gestionare a documentelor, bazelor de date de documente și digitalizare a documentelor în procesul de reorganizare a aparatului sistemului politic.

Scena întâlnirii

În cadrul sesiunii de lucru, delegații au fost informați despre Deplasamentul Oficial nr. 64-CV/TW, din 10 aprilie 2025, al Secretariatului privind arhivarea și gestionarea documentelor și a bazelor de date de documente în procesul de aranjare și organizare a aparatului sistemului politic și a unităților administrative la nivel local; Deplasamentul Oficial nr. 14204-CV/VPTW, din 9 aprilie 2025, al Biroului Central al Partidului, care îndrumă o serie de conținuturi privind digitalizarea documentelor la organizarea unităților administrative și o serie de documente conexe.

Reprezentanții unor agenții și unități au raportat rezultatele obținute în arhivarea, gestionarea documentelor, bazelor de date de documente și digitalizarea arhivelor agențiilor și unităților; în același timp, au reflectat asupra dificultăților și problemelor legate de personal, echipamente, finanțare care deservesc arhivarea, gestionarea documentelor, bazelor de date de documente și digitalizarea documentelor în procesul de reorganizare a aparatului...

Reprezentantul Comitetului de Inspecție al provinciei Ca Mau a raportat cu privire la stadiul actual al documentelor arhivate în cadrul Comitetului de Inspecție al Comitetului Provincial de Partid; implementarea digitalizării și aplicarea software-ului Comitetului Central de Inspecție privind gestionarea înregistrărilor în trecut: În consecință, înregistrările de inspecție și supraveghere stocate la Agenție au fost aranjate și indexate, 5914/9396 documente primite au fost digitalizate, 2700/3176 documente trimise au fost digitalizate (semestrul 2020-2025); departamentele specializate actualizează petițiile și dosarele de cazuri în software-ul Comitetului Central de Inspecție; în cazul comitetului de inspecție la nivel de district, se editează și digitalizează documentele și dosarele de cazuri (01 unitate a finalizat editarea și digitalizarea), actualizarea petițiilor și dosarelor în software-ul Comitetului Central de Inspecție la nivel de district nu a fost efectuată, software-ul nu funcționează stabil, iar unele locuri nu sunt conectate; Totodată, a raportat o serie de dificultăți și probleme în procesul de editare și digitalizare a documentelor: Lipsa scanerelor și a USB-urilor securizate pentru copierea documentelor confidențiale și inițial s-au întâmpinat dificultăți în actualizarea înregistrărilor în software-ul Comitetului Central de Inspecție. „ Informațiile despre organizațiile de partid și membrii de partid nu au fost sincronizate cu baza de date, ceea ce a dus la dificultăți în actualizarea câmpurilor codul organizației de partid și codul membrului de partid, lipsind informații; software-ul petiției nu permite atașarea fișierelor petiției la sistem, necesitând introducerea manuală, ceea ce durează mult ... ”.

Tovarășul Nguyen Duc Hien, secretar adjunct permanent al Comitetului Provincial de Partid Ca Mau , a concluzionat: Prin intermediul raportului, digitalizarea documentelor arhivate ale unor agenții și unități nu a îndeplinit așteptările; a solicitat agențiilor consultative și de sprijin ale Comitetului Provincial de Partid, agențiilor, unităților și organizațiilor de partid aflate direct subordonate Comitetului Provincial de Partid să identifice digitalizarea documentelor ca o cerință urgentă și să acorde prioritate resurselor pentru editarea și digitalizarea promptă a documentelor, pentru a asigura timpul prescris conform direcției Comitetului Central; și să nu dea vina pe documente confidențiale, pentru a evita întârzierile în digitalizarea documentelor. El a sugerat că liderii agențiilor și unităților trebuie să se întâlnească pentru a discuta cu atenție metodele, metodele de implementare, timpul de finalizare și necesitatea de a înființa echipe, de a recruta mai mulți cadre și funcționari publici și de a atribui clar sarcini pentru editarea și digitalizarea în comun a documentelor; Rețineți că, la digitalizare, este necesar să se selecteze intervalul de timp și documentele care trebuie digitalizate. Nu digitalizați masiv, deoarece atunci când digitalizarea este finalizată, dar nu este exploatată, partajată sau utilizată în muncă, digitalizarea nu va fi eficientă, ci va fi și risipitoare. Desemnează Biroul Comitetului Provincial de Partid cu sarcina de a oferi îndrumări privind digitalizarea documentelor, în același timp, de a rezuma dificultățile, problemele și propunerile agențiilor și unităților și de a raporta Comitetului Permanent al Comitetului Provincial de Partid pentru a primi instrucțiuni privind eliminarea acestora, ajutând organizațiile, agențiile și unitățile de partid să finalizeze în curând lucrările de editare și digitalizare în conformitate cu spiritul și timpul prescris.

Khanh Hung

Sursă: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html